В каждый из календарей можно добавлять события несколькими способами, а для планирования коллективных событий можно использовать Планировщик событий.

Добавление событий

Мероприятия могут быть однодневными или занимать несколько дней. Добавить событие можно одним из двух способов.

Способ 1:

• В сетке календаря выберите день события, проведения мероприятия и кликнете по нему. Откроется окно добавления события:

  

• Укажите Название события, выберите Календарь, к которому относится это событие, и при необходимости задайте Описание события.
Примечание: если событие должно быть многодневным, то нажмите ссылку Еще... (смотрите Способ 2).
• Нажмите кнопку Добавить.

Способ 2:

• Нажмите на кнопку , расположенную в верхнем левом углу календаря. Откроется окно добавления нового события:

  

• Обязательно укажите дату начала и, если необходимо, дату окончания мероприятия. Можно задать время начала и окончания мероприятия. Для этого используйте кнопку , по нажатию которой откроется форма с часами:

  

  С помощью стрелок на циферблате или полей для ввода времени установите необходимое время и нажмите кнопку Вставить.

• Укажите Название нового события, Место проведения, выберите Календарь, к которому оно относится.
• На закладке Описание задайте краткое описание события (для форматирования текста описания можно использовать элементы панели инструментов):

  

• На закладке Участники можно указать участников события.
Примечание: детальное планирование событий осуществляется с помощью ссылки Планировщик событий.

Для этого в поле Добавить участника введите несколько букв имени (фамилии, имени или отчества) сотрудника, выберите сотрудника из выпадающего списка и нажмите кнопку Добавить:



Добавить участников события также можно Из структуры компании:



Текст приглашения для всех участников можно добавить с помощью ссылки Добавить текст приглашения, по нажатии которой будет отображено поля для ввода текста:



Примечание: изменение текста приглашения приведет к повторному оповещению всех участников события.

Указанным сотрудникам будет отправлено соответствующее сообщение с приглашением, посредством которого он согласится или откажется от участия в событии. После принятия решения сотрудником по поводу участия в событие в списке участников события будет отображен один из статусов:

• - сотрудник подтвердил свое участие;
• - сотрудник отказался принять участие;
• - мнение сотрудника неизвестно.

Удалить участника из списка приглашенных можно с помощью кнопки . Очистить весь список участников позволяет ссылка Удалить всех.

Примечание: удаление организатора события ведет к удалению всех участников события.
• На закладке Дополнительно настраиваются дополнительные параметры события:

  

  • Повторяемость события - позволяет задать повтор события (каждый день/неделю/месяц/год) и ограничить время повтора события;
  • Напоминание - позволяет задать время (за сколько минут/часов/дней) будет осуществляться напоминание о событии;
  • Особые отметки - позволяет указать важность события (Высокая, Нормальная, Низкая) и сделать событие частным.
  Примечание: частное событие будет отображено в календаре только сотруднику, который создал это событие. Пригласить участников события нельзя.

• Нажмите кнопку Сохранить.

В итоге в общей сетке календаря будут показаны события отмеченных избранных и личных календарей:

Управление событиями

Управление созданным событием календаря осуществляется с помошью инструментов, доступных при наведении курсором мыши на событие:

• - позволяет перейти к форме просмотра события:



• - позволяет перейти к форме редактирования события, аналогичной форме создания события;
• - позволяет удалить событие.
Примечание: изменить или удалить событие календаря также можно в форме просмотра события с помощью ссылок Редактировать или Удалить.

Планировщик событий

На портале сотрудникам удобно планировать коллективные (общие) события, контролируя занятость или отсутствие приглашенных сотрудников в офисе. Для этого в продукте реализован Планировщик событий:

Перейти в Планировщик событий можно:

• с помощью кнопки , расположенной на странице календаря сотрудника, компании и т.д.;
• при создании нового события с помощью ссылки Планировщик событий, расположенной на закладке Участники формы создания/редактирования события.

При создании нового коллективного события укажите:

• Начало и Окончание события с помощью инструментов Календарь () и Часы ();
• Длительность (в минутах, часах, днях) события;
Примечание: продолжительность события можно заблокировать () или разблокировать ().
• Место проведения события;
• участников события:

  - в поле Добавить участника задайте несколько букв имени (фамилии, имени или отчества) сотрудника, выберите сотрудника из выпадающего списка и добавьте к списку участников с помощью кнопку Добавить;

  - выбрав участников события с помощью ссылки Из структуры компании:

  

  Примечание: удалить сотрудника из списка участников можно с помощью кнопки . Удалить всех участников из список позволяет ссылка Очистить.

В результате на сетке планировщика можно будет просмотреть коллективное событие.

Масштаб сетки можно регулировать с помощью поля Масштаб, указав в каком представлении времени отображать сетку: 30 минут, 1 час, 2 часа, 1 день.

Если выбранные сотрудники заняты или отсутствуют в офисе, то на сетке планировщика будут отображены соответствующие интервалы времени. При этом если планируемое событие пересекается с этими интервалами, то на сетке оно будет отображено красным цветом:

После изменения времени общего события (например, заблокировать продолжительность события и переместить его по сетке при помощи мыши) с учетом занятости/отсутствия сотрудников планируемое событие будет отображено зеленым цветом: