Что такое Корпоративный портал

Отличие корпоративного портала от схожих по типу программ

Не надо путать корпоративный портал с созвучным ему понятием портал в Интернете и с корпоративной информационной системой.

В интернете есть свое понятие портал. Под ним подразумевается очень большой по содержанию и функционалу проект. Основное отличие обычного веб-сайта от веб-портала - наличие интерактивных сервисов, таких как почта, поиск, погода, новости, форумы, обсуждения, голосования и т. д. Примером такого веб-портала может служить Яндекс.

"1С-Битрикс: Корпоративный портал", в котором вам предстоит работать, - это не веб-портал потому что:

• доступ к корпоративному порталу в полном объеме ограничен только сотрудниками компании;
• КП имеет функционал, не типичный для веб-сайтов, но необходимый для функционирования компании.

Кроме этого необходимо различать корпоративный портал и корпоративную информационную систему.

Корпоративный портал - это дополнение, расширение традиционной корпоративной информационной системы. Так как позволяет организовывать управление бизнес-процессами на основе обработки этой корпоративной информации. Пример корпоративной информационной системы - «1С:Предприятие».

Если быть точным, то любую корпоративную информационную систему можно назвать системой совместной работы. Разница только в степени охвата бизнес-процессов компании. В корпоративном портале упор делается именно на совместную деятельность всех сотрудников компании, а не просто на доступ к информации какой-то их части.

"1С-Битрикс: Корпоративный портал"

"1С-Битрикс: Корпоративный портал" - программа, использующая различные инструменты организации групповой и индивидуальной работы:

• знакомые по Интернету веб-инструменты (мгновенные сообщения, облака тегов, форумы, блоги);
• единое файловое хранилище с контролем версий;
• единый календарь и задачи как инструмент планирования деятельности;
• неограниченное количество рабочих групп, возможность пользователям самостоятельно создавать и модерировать группы;
• гибкая система настройки прав;
• морфологический поиск, который существенно облегчает сотрудникам жизнь.
• и другие.

Редакции

"1С-Битрикс: Корпоративный портал" выпускается в четырех редакциях, функционал которых различается:

• Компания - позволяющая построить единое управляемое информационное пространство в организации, публиковать корпоративные новости, доводить до сотрудников важные сообщения, размещать и сохранять другую корпоративную информацию.
• Совместная работа - позволяющая организовать коллективную работу в рабочих группах внутри компании и вне ее с партнерами и клиентами, вести учет и планирование времени и событий, обмениваться сообщениями и почтой через портал, проводить внутри компании видеоконференции.
• Бизнес-процессы - позволяющая интегрировать портал с внешним сайтом, автоматизировать бизнес-процессы компании, управлять этапами процессов и всеми действиями, необходимыми для их исполнения, управлять списками, включая списки в рабочих группах, анализировать посещаемость своего портала.
• Холдинг - предназначена для компаний с несколькими офисами, филиалами или компаний, объединенных в холдинги, которым необходимо обеспечить каждую из структур своим корпоративным порталом и работать с общим порталом для координации деятельности.

Основные сведения

В главе необходимо приводятся основные сведения о корпоративном портале, которые необходимо знать пользователю перед началом работы:

• Как регистрироваться и авторизоваться на корпоративном портале;
• Структура корпоративного портала;
• Страница "Мой портал";
• Поиск на корпоративном портале;
• Система прав доступа к информации на портале;
• Интерфейс программы;
• Навигация по порталу.
• Работа с формами отчета;
• Работа с визуальным редактором.

Скачать материалы главы в формате PDF

Регистрация и авторизация

В большинстве случаев доступ на корпоративный портал ограничен сотрудниками компании. Кроме того, администратором портала настраивается способ регистрации и авторизации на портале.

Регистрация

Если настройки портала разрешают самостоятельную регистрацию пользователей, то для регистрации на портале служит ссылка Регистрация, которая может располагаться:

• В верхнем правом углу портала, если разрешен просмотр портала неавторизованными пользователями. В этом случае откроется форма регистрации следующего вида:

  

• На форме авторизации, если просмотр портала неавторизованными пользователями запрещен. В этом случае форма регистрации будет иметь следующий вид:

  

В форме укажите регистрационные данные: Имя, Фамилию, Логин, Пароль, Подтверждение пароля, E-Mail.

Нажмите кнопку Регистрация, страница обновится и вы можете приступать к работе на портале.

Авторизация

Если настройки портала позволяют неавторизованным пользователям просматривать портал, то в верхнем правом углу портала располагается ссылка Войти на сайт, позволяющая авторизоваться пользователю на портале и вести полноценную работу. При нажатии на ссылку открывается форма авторизации:

Если неавторизованным пользователям запрещено просматривать портал, то при открытии портала сразу будет отображаться следующая форма авторизации:

Введите в открывшейся у вас форме авторизации свой Логин, Пароль и нажмите кнопку Войти на сайт. Страница обновится и теперь вы можете приступать к работе на портале.

Когда сотрудник авторизован на портале, то в верхнем правом углу отображается приветствие и ссылки на часто используемые страницы:

Структура страниц портала

После авторизации сотрудник попадает на Главную страницу портала. Главная страница - это страница, куда выводится текущая информация по событиям вашей компании. (Ее информационная зона может отличаться от представленной на скриншоте, так как администраторы могут размещать на ней разные блоки информации в разной последовательности и комплектации.)

Рассмотрим структуру страницы портала на примере главной страницы. На какую бы страницу портала вы не попадете, везде будет соблюдаться описанная ниже структура.

Страница состоит из различных зон:

1. Панель статусов - отображаются текущие статусы.
2. Логотип и название компании.
3. Строка поиска - строка для ввода данных для поиска по содержанию портала.
4. Главное меню - меню, присутствующее на всех страницах портала.
5. Информационная зона - место, куда выводится информация текущей страницы. Меняется в зависимости от страницы и от прав сотрудника.
6. Личное меню - меню для перехода на страницы вашего раздела Личная страница. Может сворачиваться в более компактный вид.
7. Боковое меню - меню для управления информацией, выводимой в Информационной зоне. Меняется в зависимости от страницы и от прав сотрудника.

Интерфейс программы

В главе рассказывается об интерфейсе, который позволяет взаимодействовать с контентом портала. Этот интерфейс доступен сотруднику при наличии у него соответствующих прав доступа. Также речь пойдет о функциях элементов управления, к которым может иметь доступ пользователь портала. В подразделе Визуальный редактор будет описано программное средство, позволяющее редактировать содержимое страниц портала.

Многие описанные в данном разделе действия и опции доступны для пользователей с правами не ниже Отдел кадров. Для пользователей, не имеющих данный уровень доступа, управление контентом осуществляется с помощью кнопок Публичного раздела, описание которых будет приведено далее.

Публичный раздел

Публичный раздел - основное место работы сотрудника, имеющего права на редактирование информации на портале. Он является частью "1С-Битрикс: Корпоративный Портал", видимой обычным пользователям.

Панель управления

Панель управления всегда располагается вверху окна браузера и видна только авторизованным сотрудникам, обладающим достаточным уровнем прав для управления контентом портала. У сотрудника могут быть разные права на разные разделы. Поэтому панель может быть видна на одних страницах и не видна на других. Так же в зависимости от прав сотрудника, будут отображаются на Панели управления только те функции, которые соответствуют этому уровню прав. Часть кнопок отображается на Панели управления только если открыта страница с определенными компонентами.

Панель может быть зафиксирована вверху экрана с помощью кнопки в правом верхнем углу:

Панель управления имеет:

• кнопку Меню;
• закладки Сайт и Администрирование;
• индикатор Обновления, отображается только при наличии свежих обновлений;
• индикатор авторизованного пользователя, нажав на который можно перейти к странице редактирования свойств пользователя;
• ссылку Выйти;
• кнопку фиксации панели.

Закладка Сайт

Закладка - инструмент для работы с контентом портала, настройки компонентов, выполнения других операций по работе.

Команды закладки Сайт Иконка Создать страницу Создание страниц с помощью мастера. Меню Создать страницу Нажмите на эту кнопку, чтобы запустить мастер или шаблон создания страниц. С помощью этих мастеров, можно создать страницу, в том числе через документооборот, последовательно внося данные на каждом шаге мастера. Иконка Создать раздел Создание разделов с помощью мастера. Меню Создать раздел Нажмите на эту кнопку, чтобы запустить мастер или шаблон создания разделов. С помощью этих мастеров, можно создать раздел, последовательно внося данные на каждом шаге мастера. Иконка Изменить страницу Изменение содержимого страницы. Меню Изменить страницу Нажмите на эту кнопку, чтобы вызвать диалог редактирования страницы, в том числе через документооборот, просмотреть историю изменений страницы, изменить свойства страницы, ограничить доступ к ней. Иконка Изменить раздел Изменение свойств раздела. Меню Изменить раздел Нажмите на эту кнопку, чтобы изменить свойства раздела и ограничить доступ к нему. Кнопка Меню Вызов формы редактирования меню сайта. Нажмите на стрелку, чтобы отредактировать все меню открытой на данный момент страницы или создать новое меню на странице. Кнопка Структура Вызов диалога Структура сайта с возможностью добавления, редактирования, перемещения, удаления, изменения свойств разделов и страниц. Кнопка Компоненты Выбор компонента для редактирования его параметров. Активна только при включенном режиме Правка. Кнопка Статистика Просмотр графика посещаемости страницы или статистики переходов. Переключатель Режим правки Включение режима контекстного редактирования сайта. При включенном режиме наведите курсор на выбранный блок информации и используйте всплывающие панели инструментов. Переключатель Свернуть/Развернуть Перевод панели в свернутый или развернутый вид.

Индикатор авторизованного пользователя

Индикатор авторизованного пользователя позволяет в один клик перейти к форме настройки параметров аккаунта пользователя. Ссылка Выйти завершает работу системы под правами авторизованного пользователя.

Свернутый режим панели

Свернутый режим работы позволяет освободить экранное пространство за счет уменьшения размера панели. Свернутый режим сохраняет часть управленческих функций. Можно включить или выключить Режим правки.

Режим правки

Режим правки предназначен для настройки параметров компонентов, включенных в шаблон портала и в Основную рабочую область конкретной страницы.

Для включения режима нажмите на кнопку . После включения режима правки станет доступным функционал по настройке компонентов и работе с данными, которые выводятся компонентами.

При проведении указателя мыши над областью страницы, где расположен компонент, появится красная рамка, указывающая область компонента и отобразится меню компонента. Например, в случае с компонентом Меню это будет выглядеть так:

Если какой-либо компонент размещен в шаблоне или в Основной рабочей области страницы, но не выводит данные на страницу (например, по условиям настройки может не отображаться Цепочка навигации на индексной странице), то при включенном Режиме правки компонент отображается таким образом: .

Команды имеют следующее значение:

Команды меню компонентов Зона перемещения Наведя курсор мыши на эту зону и нажав на левую кнопку, можно переместить меню компонента в любое место экрана. Кнопка фиксации положения Перемещаемое в другое место экрана меню компонента можно зафиксировать. В этом случае при следующем открытии для редактирования данной страницы и включении Режима правки меню компонента появится в выбранном месте. Кнопка вызова меню настройки параметров компонента Вызывается меню настройки параметров того компонента, который установлен по умолчанию. Кнопка выбора компонента для редактирования параметров Вызов выпадающего списка компонентов для выбора компонента, параметры которого необходимо редактировать:

Отмена действий и Автосохранение

Отмена действий

Система допускает отмену последнего совершенного действия.

После каждого изменения внесенного в портал, под Панелью управления будет отображаться Строка отмены действия.

В этой строке выводится описание совершенного пользователем действия и команда на отмену действия. Кликнув по ссылке, можно отменить последнее совершенное действие.

Закрыть строку отмены действия можно, щелкнув по крестику у правого края строки.

Автосохранение

В системе предусмотрена функция автосохранения форм при заполнении. Функция включена на большинстве форм редактирования.

Пример нештатных ситуаций: отлучение от компьютера на долгое время с потерей авторизации, аварийное отключение компьютера контент-менеджера, случайное закрытие наполовину заполненной формы и другие.

Функция может быть отключена администратором. Если в форме работает Автосохранение, то в правом углу формы (при редактировании с Административной части) появится такой значок:

В формах, вызываемых с публичной части, значок расположен в левом нижнем углу формы:

После повторного открытия формы, если в ней есть сохраненные данные полей, система выдаст запрос на восстановление данных:

Автосохранение происходит все время пока контент-менеджер редактирует форму (изменяет значения полей формы) и сработает сразу после окончания редактирования формы. Нажатием на кнопку можно выполнить ручное сохранение.

Если сбой произошел во время создания нового элемента, то автосохранение сработает для формы создания соответствующей новой страницы/элемента. То есть, когда в следующий раз будет открыта форма добавления, выведется запрос на сохранение данных.

Страница "Мой портал"

Главная страница портала настраивается администратором системы под потребности всей компании. Фактически ее содержательная часть задается руководством. Кому-то этого достаточно. Но многим хочется иметь свое собственное представление, свой собственный вид корпоративного портала, где на одной странице собрана та корпоративная информация, которая нужны только лично ему.

«1С-Битрикс: Корпоративный портал» предоставляет возможность такой индивидуальной настройки. Это можно сделать на странице Мой портал, ссылка на которую ведет с «шапки» портала.

После настройки этой страницы под свои потребности можно занести ее в Избранное браузера (или установить в качестве домашней страницы) и начинать ежедневную работу именно с нее.

Гаджеты

Страница Мой портал представляет собой персональный рабочий стол и состоит из нескольких блоков, так называемых гаджетов.

Гаджетом еще называют современные электронные приборы типа мобильного телефона, карманного компьютера и других. В «1С-Битрикс: Корпоративный портал» описываемые программные элементы называют гаджетами по аналогии с похожими программными элементами от компании Google. Аналогичные программные элементы для операционной системы Windows называются виджеты. Но так как «1С-Битрикс: Корпоративный портал» может быть установлен не только на ОС Windows, но и на ОС Linux и другие, то решено не использовать термин «виджет».

С помощью гаджетов на странице может быть представлена самая разнообразная информация:

Список гаджетов Название Функционал Группа Личное. Гаджеты для работы с персональными инструментами Заметки Создание/изменение текстовых заметок. Избранные ссылки Создание собственного мини-каталога ссылок. Мои задачи Вывод задач поставленных сотруднику/сотрудником. Быстрый переход к задачам. Мои обращения Список обращений сотрудника в ТП. Быстрый переход к обращению. Быстрый переход к форме создания обращения. Мои сообщения Вывод числа личных сообщений. Быстрый переход к списку сообщений. Мой календарь Просмотр списка событий. Быстрый переход к личному календарю. Мой профиль Быстрый переход к разным закладкам Личной страницы и изменению профиля. Живая лента Вывод информации об изменениях в сервисах портала в зависимости от выбранных настроек. Быстрый переход к полному списку обновлений. Рабочие группы Список рабочих групп, в которых учувствует сотрудник. Быстрый переход к странице группы. Группа Персонал. Структура компании, сотрудники Дни рождения Вывод данных о ближайших именинниках с фильтром по подразделениям. Быстрый переход на персональную страницу именинника. Доска почета Список сотрудников, помещенных на доску почета. Быстрый переход на страницу Доска почета. Найти сотрудника Форма поиска сотрудника. Быстрый переход на страницу Поиск сотрудника. Новые сотрудники Список новых сотрудников. Быстрый переход к странице Кадровые изменения. Отсутствуют в офисе Список отсутствующих. Быстрый переход к странице График отсутствий. Группа Коммуникации. Блоги, форумы, общие документы Выскажи мнение Вывод текущего голосования. Быстрый переход к странице Опросы. Новое в блогах Вывод последних сообщений из подписанных блогов. Быстрый переход к сообщениям. Новое на форуме Вывод последних сообщений на форуме. Быстрый переход к сообщению. Общие документы Список последних добавленных документов. Быстрый переход к документу. Быстрый переход к папке Общие документы. Группа Компания. Жизнь компании Видеоновости Показ видео. Быстрый переход к странице Видео Архив. Информация Вывод рекламной информации компании. Наша жизнь Вывод последних новостей неформальной жизни компании. Переход к детальной информации о новости. Быстрый переход к странице Наша жизнь. Отчет 1С Отчеты 1С. Настройка отчетов. Официальная информация Вывод последних новостей. Быстрый переход к новости. Быстрый переход на страницу Официальная информация. События компании Просмотр ближайших событий. Быстрый переход к событию. Быстрый переход к Календарю компании. Фотогалерея Просмотр превью последних фото. Быстрый переход в фотоальбом. Быстрый переход на страницу Фотогалерея. Группа Внешние сервисы. Сервисы для получения информации из Интернета RSS лента Вывод сообщений с внешнего источника. Гаджеты Google Вывод произвольного гаджета Google. Пробки Вывод информации о пробках. Прогноз погоды Прогноз погоды по выбранной местности. Быстрый переход к сервису Яндекс.Погода. Группа CRM. Сервисы для работы с CRM Список контактов Вывод списка контактов Быстрый переход к карточке контакта Список компаний Вывод списка компаний Быстрый переход к карточке компании Список событий Вывод списка событий. Быстрый переход к карточке где произошло событие Быстрый переход к странице сотрудника, совершившего событие Список лидов Вывод списка лидов. Быстрый переход к карточке лида Список сделок Вывод списка сделок. Быстрый переход к карточке сделки

Настройка страницы "Мой портал"

Гаджеты можно перетаскивать по столу и настраивать для каждого из них какой-то минимальный набор самых простых параметров.

Для добавления гаджета на рабочий служит кнопка . По ее нажатии открывается выпадающий список всех доступных гаджетов для рабочего стола.

Выберите необходимый вам гаджет и он отобразится на рабочем столе в левой колонке сверху.

Чтобы переместить гаджет, наведите курсор мыши на его заголовок. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите гаджет в нужное место рабочего стола.

Для настройки гаджета служит кнопка , которая появляется при наведении указателя мыши на название гаджета. При ее нажатии открывается специальная форма настройки параметров гаджета. Внешний вид данной формы зависит от конкретного гаджета. Минимальная настройка, доступная в любом гаджете - это переименование.

Пример параметров настройки:

Чтобы свернуть гаджет в компактный вид, нажмите на кнопку . Для закрытия гаджета (удаления со страницы) служит кнопка .

Сотрудник может настроить любой из гаджетов, причем системой запоминаются все выполненные персональные настройки и расположение гаджетов.

Если пользователь настроил свой рабочий стол, но хочет восстановить настройки по умолчанию, то для этого ему нужно воспользоваться кнопкой .

Навигация по порталу

Навигация по порталу, то есть перемещение со страницы на страницу осуществляется обычными для интернет сайтов способами:

• меню;
• цепочка навигации;
• вынесенные ссылки.

Меню – это основной инструмент навигации. На рисунке меню выделено зеленым. В рамках «1С-Битрикс: Корпоративный портал» есть три меню. Главное – верхнее горизонтальное не меняющееся меню с выпадающем списком. Правое меню, меняющееся в зависимости от раздела. И Личное меню, ведущее на страницы раздела Личная страница.

Цепочка навигации – это строка на странице, указывающая в каком разделе вы сейчас находитесь. НА иллюстрации выделено синим. С помощью ссылок в этой строке можно быстро подняться вверх по разделу. Строка навигации меняется в зависимости от ваших перемещений.

Вынесенные ссылки на картинке выделены красным. Они видны не всегда и меняются в зависимости от уровня прав, страницы и работы определенных функций. Вынесенные ссылки есть еще в «подвале» портала.

Панель статусов

Панель статусов расположена у верхней границы, рядом с инструментом учета рабочего времени Рабочий день:

Панель отображает статусы:

• Переход к другим проектам компании (Экстранет, интернет-сайт) - для редакций Совместная работа и выше;
• Переход к подразделениям компании - для редакции Холдинг;
• - наличие и количество почтовых сообщений (при наличии соединения с MS Exchange);
• - наличие и количество сообщений в корпоративном чате;
• - наличие и количество невыполненных заданий бизнес-процессов;
• - наличие и количество сообщений в Живой ленте.

Форма отчета

Описанный здесь формат представления данных и меню действий характерен для таких страниц и разделов портала, как: Общие документы, Файловое хранилище, Сервисы, CRM.

Разберем формат представления на примере пункта Список контактов в CRM:

1 - контекстная панель. Названия, функции и количество кнопок могут различаться в зависимости от содержания страницы и прав сотрудника.

2 - таблица элементов. С помощью нее группируется и отображается информация. Названия полей и информация зависят от контента.

Можно выполнить сортировку по значениям тех столбцов таблицы, в заголовках которых есть стрелка:
, или такой знак: . Символ стрелки говорит о том, что данные в таблице выводятся согласно сортировке данного столбца, а направление стрелки, что элементы таблицы расположены по убыванию (стрелка направлена вниз) или по возрастанию (стрелка направлена вверх).

Над таблицей элементов может быть панель вкладок и меню управления формой, как на скриншоте ниже:

Под каждой вкладкой скрываются свои аспекты профиля, отличные от остальных, однако можно развернуть все вкладки на одну страницу, для чего нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по пиктограмме направленной вниз стрелочки:

3 - колонка флажков. Позволяет выбрать один или более элементов для выполнения над ними каких-либо действий. Установка флажка в заголовке таблицы приводит к выбору всех элементов таблицы, отображаемых на данной странице.

Обратите особое внимание на команду Быстрое редактирование. С ее помощью можно изменить наиболее важные и часто используемые свойства одновременно всех отмеченных элементов, отображаемых в таблице. Что наиболее важно, это дает возможность правки свойств элементов, не покидая текущей формы отчета (то есть, без переключения в форму редактирования). Рекомендуется пользоваться этими возможностями только для групповых операций небольших по объему параметров.

Действия над отмеченными элементами производятся путем выбора требуемой команды в панели групповых операций, расположенной ниже таблицы. Чтобы применить действие сразу ко всем элементам таблицы, нужно установить флажок в поле Для всех.

4 - колонка Меню действий содержит кнопки , нажатие на которые приводит к появлению контекстного меню, в котором можно выбрать желаемое действие, допустимое над элементом таблицы. Тип допустимых действий определяется содержанием страницы. Так, элементы таблицы страницы Список контактов (CRM > Контакты > Список контактов) предполагают такие действия:

Визуальный редактор

Познакомимся с правилами и возможностями работы в визуальном HTML-редакторе, который позволяет управлять содержанием страницы в режиме реального времени через браузер. Визуальный редактор доступен в формах, которые могут редактировать сотрудники, обладающие статусом доступа не ниже Отдел кадров.

Визуальный редактор в "1С-Битрикс: Корпоративный Портал" является штатным функционалом и не требует дополнительной установки. Администратор сайта может запретить использование редактора в некоторых случаях. Если Визуальный редактор недоступен, то обратитесь к администратору портала.

Внешний вид редактора

Визуальный редактор открывается вам каждый раз при редактировании страницы.

Рассмотрим внешний вид редактора и его панели:

1- панель инструментов

2 - панель переключения режимов редактирования

3 - рабочая область

4 - панели задач (компоненты, сниппеты)

5 - панель отображения свойств объектов

6 - кнопки вклоткл панелей 4 и 5

Панель инструментов

Общая панель инструментов визуального редактора состоит из нескольких меньших панелей, в каждой из которых объединены кнопки по своему назначению. Детальное описание панелей приводится на страницах с описанием конкретных видов работ.

• Стандартные

  

• Стиль

  

• Форматирование
  
  

Панель задач

Панель задач может состоять из нескольких закладок: Компоненты, Сниппеты и Свойства.

Отображать и скрывать панели Компоненты и Сниппеты можно с помощью соответствующих кнопок панели 6. Доступны следующие действия управления панелью задач:

По кнопке Свернуть можно временно скрыть панель. Вернуть ее можно, используя кнопки панели 6. Кнопка Обновить закешированные данные позволяет сбросить кеш, например, если были добавлены собственные компоненты. Кнопка Настроить вызывает форму настройки внешнего вида редактора, которая также доступна по кнопке Настройки панели инструментов. Кнопка Закрыть закрывает отображаемую панель. Восстановить ее отображение можно с помощью формы настройки редактора (кнопка ).

Панель переключения режимов редактирования

Панель переключения режимов редактирования состоит из следующих кнопок:

Кнопка служит для перехода от визуального режима к работе с исходным кодом. Доступной остается кнопка . Остальные кнопки панели редактирования заблокированы.

Кнопка служит для перехода обратно к режиму визуального редактирования.

Кнопка служит для перехода в совмещенный режим редактирования, при котором можно работать одновременно и с визуальной частью, и с исходным кодом:

При работе с исходным кодом и в совмещенном режиме редактирования становится доступной кнопка , которая служит для переноса не поместившейся на текущей строке части кода на следующие строки. Заметим, что эта кнопка присутствует и работает только в браузере Internet Explorer.

Панель отображения свойств объектов (Свойства)

В области Свойства отображаются свойства того объекта, на котором установлен курсор мыши в данный момент. Это может быть визуальный компонент, тогда в области Свойства можно будет настроить параметры этого компонента. Панель Свойства также является скрывающейся, что регулируется кнопкой панели 6. Доступны следующие действия управления панелью Свойства:

По кнопке Свернуть можно временно скрыть панель. Вернуть ее можно, используя кнопки панели 6. Кнопка Настроить вызывает форму настройки внешнего вида редактора, которая также доступна по кнопке Настройки панели инструментов.

Редактирование страниц

Информация на портале представлена как в статическом, так и в динамическом виде.

Информация на статических страницах, в отличие от динамических (таких как Новости отрасли), носит, как правило, долгосрочный характер, и вносится вручную с помощью визуального редактора.

Общий порядок работ по редактированию страниц

Чтобы перейти к редактированию текущей страницы, нажмите кнопку Изменить страницу на Административной панели:

В Публичной части загрузится окно редактора над поверхностью сайта, с помощью которого внесите изменения в содержание страницы.

Визуальный редактор обладает широкими возможностями для редактирования текста. В курсе Контент-менеджер рассмотрены основные операции по работе с текстом такие, как:

• форматирование текста веб-страниц, используя набор основных инструментов текстового редактора MS Word;
• вставка текста напрямую из редактора MS Word с автоматической очисткой кода;
• проверка орфографии и грамматики текстов сайта в визуальном редакторе.
• создание таблиц;
• создание ссылок.

Визуальный редактор также позволяет работать с графическими данными и видеороликами. Подробно о этом написано в курсе Контент-менеджер:

• загрузка и размещение изображения;
• загрузка и размещение flash-ролика;

Поиск на корпоративном портале

Инструментов поиска в рамках корпоративного портала несколько:

• Общий поиск - форма расположена на каждой странице портала.
• Локальный поиск - форма расположена справа на каждой странице портала, где возможен локальный поиск.

Общий поиск

Общий поиск на портале может выполняться по самым различным элементам:

• по содержимому статических страниц портала,
• офисным документам,
• пользователям,
• по новостям,
• в форумах и блогах.

Форма поиска располагается в правом углу каждой страницы портала и имеет следующий вид:

После введения в строку поискового запроса вы будете перенаправлены на страницу поиска. Например, при введении в форму поиска слова "шаблон" нашлись сообщения форума и документы, содержащие это слово.

Кроме того, страница поиска всегда может быть открыта с помощью выносной ссылки Поиск, расположенной внизу любой страницы портала.

Если в поисковую строку ввести фамилию пользователя, то будет найдена его карточка:

Результаты поиска можно отсортировать по:

• Релевантности - точности совпадения;
• Дате - дате изменения документа.

Подсказки в поиске

При вводе в поле поиска текста система выводит подсказки по группам документов:

Локальный поиск

Локальный поиск расположен у правой границы экрана на тех страницах, где такой поиск возможен. На каждой странице поля для локального поиска будут свои. Все поля - интуитивно понятны и в комментариях не нуждаются. Вот, например, какой поиск в разделе Документы:

По умолчанию в некоторых формах поиска есть предустановленные фильтры, как в примере.

Вы можете и сами настроить фильтр с помощью Формы настроек параметров фильтра. Форма вызывается с помощью кнопки в правом верхнем углу:

Настроенный фильтр можно сохранить. Для этого:

1. Настройте форму фильтра нужным вам образом;
2. Нажмите кнопку Найти, система произведет поиск по заданным параметрам и отобразит результат поиска. При этом появится ссылка Сохранить как с помощью которой можно сохранить созданный фильтр под нужным вам именем:

   

3. Сохраните созданный фильтр с нужными параметрами. Сохраненный фильтр отобразится в общем списке.

Если воспользоваться командой Сохраненные фильтры, то можно перейти к одноименной форме, позволяющей редактировать, удалять старые фильтры и создавать новые.

Уровни доступа

Корпоративный портал - система с разным уровнем прав доступа. И это логично. Если, например, производственные обязанности сотрудника не включают в себя работу с бухгалтерскими документами, то и доступ ему к таким документам будет излишним.

Для разграничений прав доступа к разным страницам и разделам портала создана система прав. Реализуется она через группы пользователей, которыми заведует Администратор портала.

Работа с "1С-Битрикс: Корпоративный портал" рассматривается с учетом прав доступа. По умолчанию имеются группы пользователей:

• Сотрудники - самая массовая и самая низкая по уровню прав группа. Не может выполнять часть операций в разделах, имеющих значение для всей компании. Например, не могут добавлять новости в официальные новости компании.
• Отдел кадров - группа пользователей, которая может выполнять операции по добавлению информации во все разделы.
• Руководство - группа для руководителей компании. Основное отличие - возможность доступа к определенным документам на корпоративном портале.
• Маркетинг - специальная группа пользователей для работы в CRM.
• Администратор корпоративного портала - пользователь, обладающий ограниченными правами на управление порталом.
• Администратор системы - пользователь, обладающий правами на все, что есть на портале.

В курсе будет указано какой функционал доступен для какой группы.

Такая система прав позволяет организовать гибкую систему доступа к информации на корпоративном портале.

Ограничение по занимаемой должности

Ограничение по занимаемой должности в «1С-Битрикс: Корпоративный портал» реализуется на основе прав сотрудника, как пользователя корпоративного портала. Каждый пользователь может быть включен в ту или иную группу пользователей. А уж самой группе присвоены те или иные права доступа.

Благодаря системе групп пользователей, можно организовать иерархический доступ к документам. То есть сделать так, чтобы Генеральный директор мог иметь доступ ко всем документам организации, в то время как к его документам никто не будет иметь доступа.

Скажем, для департамента маркетинга можно организовать свое хранилище документов, к которому будут иметь доступ только сотрудники департамента и Генеральный директор. Внутри департамента можно организовать свои хранилища документов, к которым будут иметь доступ только те сотрудники департамента, которым это положено, плюс руководитель департамента, плюс Генеральный директор. Так организовывается доступ на принципе деления по должностям.

Ограничения на права доступа выражаются, как правило, в отсутствии кнопок команд на выполняемые операции. НО могут выражаться и по другому. Например в виде надписи:

Для решения каких-то задач бывает необходимо сделать возможным доступ конкретного сотрудника к документам закрытого раздела на какой-то срок. Например, нужно дать оценку рекламному буклету со стороны технического специалиста. Буклет лежит в документах закрытого раздела. Перекладывать его в общедоступную папку нельзя, могут увидеть многие. Как быть? Такая задача решается просто: дается задание администратору корпоративного портала, и он задает нужному сотруднику права группы на определенный срок.

«1С-Битрикс: Корпоративный портал» позволяет задать для определенных групп пользователей не полные права на доступ. Например, нужно обеспечить порядок, чтобы часть сотрудников отдела могла составлять документы, а часть только читать, но не изменять. С помощью прав это довольно просто реализовать.

Ограничение по функциональным обязанностям

На временной или постоянной основе можно организовать доступ к документам при организации групповой работы.

Необходимо различать понятие группы пользователей корпоративного портала как технический термин и рабочей группы как группы сотрудников.

К какой группе (группам) пользователей относится тот или иной сотрудник с публичной части корпоративного портала не видно. Присоединение к той или иной группе пользователей и исключение из нее – это привилегия администратора портала или системы. Присоединение к группе дает определенные права по работе в портале в целом.

Сотрудник всегда может узнать к какой рабочей группе (группам) он относится. Присоединение к Рабочим группам может быть как в добровольном, так и в обязательном порядке. Присоединение к группе дает права только на работу с документами и сервисами данной группы. Для решения какой-либо производственной задачи, организатор создает группу со статусом закрытая. После этого, все документы, обращающиеся внутри группы, станут видны только участникам группы. И ни кому другому.

Настройка MS Outlook на на сервер MS Echange

Настроенный на сервер Exchange MS Outlook позволяет работать с корпоративным порталом через интерфейс Outlook.

Зайдите в Панель управления компьютером и найдите элемент Почта (в случае 64-х битных систем, элемент будет называться Почта (32 бита):

Откройте этот элемент и щелкните левой кнопкой мыши по пункту Учётные записи:

Далее нажмите кнопку Создать… (в случае уже настроенных учетных записей для различных почтовых сервисов, они будут также отображены в списке):

Нажмите Далее:

На следующей странице выберите Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов и нажмите кнопку Далее:

На следующей странице мастера выберите пункт Сервер Microsoft Exchange или совместимая служба и нажмите Далее.

В поле Сервер: вбейте адрес сервера: exchange2010.домен.вашей_фирмы.ru.

Если учетная запись создаётся на мобильном устройстве (ноутбук, нетбук и т.п.) или не в главном офисе, то необходимо оставить галочку Использовать режим кеширования Exchange. В других случаях – её необходимо убрать.

В поле Имя пользователя: введите полученный логин для входа в домен. После внесения необходимых данных, нажмите на кнопку Другие настройки…:

В открывшемся окне выберите вкладку Подключение:

Внизу окна, под заголовком Мобильный Outlook, поставьте галочку напротив Подключение к Microsoft Exchange по протоколу HTTP. Станет доступна кнопка Параметры прокси-сервера Exchange…

Под заголовком Параметры подключения в поле https:// вбейте «exchange2010.домен.вашей_фирмы.ru». Оставьте остальные поля без изменений.

Убедитесь, что в поле с именем Способ проверки подлинности при подключении к прокси-серверу Exchange выбрано Проверка подлинности NTLM:

Нажмите кнопки Ок (дважды) и кнопку Далее. Если требуется ввести Логин/Пароль – введите их.

Нажмите кнопку Готово и закройте все окна.

Запустите программу Microsoft Outlook. На вопрос о неверном сертификате, нажмите кнопку Да. Если требуется ввести Логин/Пароль – введите их.

Личная страница

Личная страница

Меню пользователя

Просмотр личных страниц других сотрудников

Личная страница

Для каждого сотрудника доступна Личная страница (или Моя страница), на которой представлена как служебная, так и личная его информация. Сотрудник может заводить друзей, организовывать группы, размещать фотографии, создавать темы на форуме и сообщения в блоге, управлять задачами, персональными календарями событий и файловым хранилищем.

Чтобы открыть свою страницу:

Выполните переход: Сотрудники > Личная страница.

Используйте ссылку Моя страница, расположенную в личном меню:

Отметим, что основным средством для управления информацией на личной странице является гаджет Управление:

С помощью следующего ряда ссылок открываются страницы управления персональными настройками:

• Изменить профиль - служит для изменения данных сотрудника: личной, контактной, рабочей информации и параметров авторизации;
• Изменить приватность - предназначена для установления прав другим сотрудникам по просмотру вашей личной страницы, друзей, групп, а также помогает определить сотрудников, которые смогут приглашать в группу и писать личные сообщения:
• Изменить настройки - предназначена для включения/выключения определенного функционала (Форум, Фотогалерея и т.д.) и установки прав использования этим функционалом;
• Подписка – служит для просмотра и управления подписками на обновления групп и пользователей.

Меню пользователя

Для навигации по разделам личной страницы используется меню пользователя.

В нем выводится Имя сотрудника, его Должность в компании и Статус нахождения на портале (например, вне офиса).

Переход разделами личной страницы реализуется с помощью соответствующих ссылок:

• Основное - просмотр основной информации о сотруднике: должность, контактные данные и.т.д.;
• Группы - просмотр рабочих групп, в которых состоит сотрудник;
• Задачи - просмотр задач поставленных сотруднику/сотрудником;
• Календарь - просмотр личного календаря сотрудника;
• Микроблог - переход к микроблогу;
• Блог - просмотр записей личного блога сотрудника;
• Файлы - переход к файловому хранилищу сотрудника;
• Фото - просмотр фотогалереи сотрудника;
• Форум - переход к просмотру личного форума сотрудника;
• Сообщения - переход к просмотру личных сообщений;

Для быстрого перехода к своим настройкам из любого раздела личной страницы используется специальное меню, пункты которого аналогичны ссылкам в гаджете Управление:

Для вызова этого меню кликните на свое имя в меню пользователя:

Просмотр личных страниц других сотрудников

Для просмотра информации о другом сотруднике кликните на ссылку с его именем. Откроется личная страница сотрудника.

Отметим, что набор ссылок в гаджете Управление для просматриваемой страницы сотрудника будет другим:

• Написать сообщение - позволяет обмениваться сообщениями с друзьями и сотрудниками компании;
• Видеозвонок - позволяет совершить видеозвонок сотруднику;
• Показать переписку - служит для просмотра истории переписки с сотрудниками компании;
• Пригласить в группу - позволяет пригласить сотрудника в рабочую группу;
• Подписка - служит для изменения подписки на обновления пользователя.

Так же меню пользователя уже будет относиться к сотруднику, чью страницу вы просматриваете:

Для быстрого перехода также используется специальное меню:

Оно также доступно по клику на имени сотрудника в меню пользователя

Скачать материалы главы в формате PDF

Основное

На странице Основное отображается служебная и личная информация о пользователе, а специальные секции (гаджеты) позволяют посмотреть:

• последних добавленных друзей, если включен соответствующий функционал;
• группы, в которых участвует пользователь;
• события, занесенные в календарь, и задачи;
• последние темы на форуме и сообщения в блоге.

Кроме того, если сотрудник отсутствует или помещен за заслуги на доску почета, то это также будет отражено на главной странице личного раздела.

Настройки личной страницы

Изменение личных данных

Настройки приватности

Настройки пользователя

Изменение названия пункта меню на примере фотогалереи

Ограничение доступа к функционалу на примере блога

Подписка

Дополнительные настройки

Настройки личной страницы

Изменение личных данных

Вы можете изменять свои личные и рабочие данные, используя ссылку Изменить профиль:

После чего откроется форма Изменение профиля пользователя, информация на которой разбита на разделы:

• Личные данные - персональные данные сотрудника: Имя, Фамилия и.т.д. ;
• Контактная информация - контактные данные сотрудника: E-Mail, Телефон и.т.д. ;
• Рабочая информация - рабочие данные сотрудника;
• Параметры авторизации - смена параметров авторизации сотрудника: Логин, Пароль;
• Форум - настройки и данные сотрудника для форума;
• Блог - настройки и данные сотрудника для блога.

Настройки приватности

Вы также можете ограничить доступ к просмотру вашей личной страницы, списка друзей и.т.д.

Для этого:

• Перейдите к форме Приватность пользователя с помощью ссылки Изменить приватность гаджета Управление

  

• Выберите желаемые настройки приватности

  

• Нажмите кнопку Изменить параметры

Настройки пользователя

Вы можете изменять набор пунктов меню, их названия, а также включать/выключать определенный функционал (Форум, Фотогалерея и т.д.), используя ссылку Изменить настройки:

После чего откроется форма Настройки пользователя

В форме можно:

• Отключить или включить функционал с помощью опции Функционал <название_функционала> включен;
• Сменить название пункта меню (поле Название);
• Изменить уровни приватности для каждого функционала.

Для сохранения внесенных изменений используйте кнопку Изменить параметры.

Примеры действий

Изменение названия пункта меню на примере фотогалереи

Изменим название пункта меню с Фото на Мои фотографии.

Для этого:

• Перейдите к форме Настройки пользователя с помощью ссылки Изменить настройки гаджета Управление

  

• В поле Название соответствующего функционала (Фотогалерея) укажите желаемое название пункта меню (Мои фотографии)

  

• Нажмите кнопку Изменить параметры

В результате меню примет следующий вид:

Ограничение доступа к функционалу на примере блога

Рассмотрим пример ограничения доступа к личному блогу для всех пользователей, кроме самого себя.

Для этого

• Перейдите к форме Настройки пользователя с помощью ссылки Изменить настройки гаджета Управление
• В разделе Функционал 'Блог' выберите из списка опцию Только я для всех видов доступа

  

• Нажмите кнопку Изменить параметры

В результате дополнительное меню для остальных пользователей больше не будет содержать пункт Блог:

Подписка

Ссылка Подписка служит для отображения подписок, которые Вы можете выбрать на странице группы или сотрудника.

Дополнительные настройки

Также внешний вид своей страницы можно настроить, изменив расположение гаджетов и их настройки:

Фото

В разделе Фото располагается личная фотогалерея сотрудника, которая позволяет:

• сортировать фото по альбомам (с возможностью создания вложенных альбомов);
• загружать в них фото;
• делать подписи к фотографиям;
• при просмотре оставлять отзывы и голосовать за понравившиеся фото;
• вести обсуждение и т.д.

Создание фотоальбома

В фотогалерее есть возможность добавлять альбомы в общий список, а также создавать вложенные альбомы (в другой – корневой альбом), т.е. многоуровневую иерархию альбомов, если это требуется.

Создание альбома

Создание вложенного альбома

Создание альбома

Для добавления альбома в общий список служит ссылка Добавить альбом, расположенная над дополнительным меню.

Задайте название альбома и по желанию - описание.

Доступ к альбому можно ограничить по паролю. Для этого отметьте опцию Ограничить доступ к альбому по паролю и в поле Пароль введите пароль, по которому будет осуществляться доступ к альбому:

в результате рядом с названием альбома будет отображаться символ Замок

Если другой сотрудник захочет просмотреть этот альбом, то ему будет предложено ввести пароль:

Создание вложенного альбома

Для создания вложенного альбома, нужно перейти к просмотру того альбома, в который должен быть вложен новый альбом и воспользоваться ссылкой Добавить альбом.

Выполните действия по созданию альбома, описанные выше и после этого новый альбом будет создан внутри текущего.

Загрузка фотографий

Теперь перейдем к загрузке фотографий в альбом. Для этого перейдем к просмотру альбома и воспользуемся ссылкой Загрузить фотографии.

При загрузке используется технология Java и элемент управления ActiveX: "Bitrix Image Uploader". Это позволяет быстро загружать файлы, не осуществляя поиск на диске и не вводя имена и свойства файлов в явном виде. Когда фотографии загружаютcя в системе впервые, то выводится сообщение о необходимости установить Bitrix uploader.

Нажмите установить и дождитесь завершения процесса установки.

После чего откроется форма загрузки фотографий:

Загрузка фотографий возможна в двух режимах: загрузка по одной фотографии и множественная загрузка. При множественном способе загрузки фотографий вы можете добавить целиком содержимое папки (кнопка Добавить папку), выбрав ее в дереве папок на диске.

Вы также можете выборочно добавлять фотографии из различных директорий на диске по кнопке Добавить файлы. В форме множественной загрузки фотографий доступны следующие возможности форматирования:

• поворот фотографий по- и против часовой стрелки;
• удаление фотографий;
• выбор альбома, в который будет загружена текущая группа фотографий.
• выбор размера отправляемых фотографий; доступны следующие размеры фотографий:
• оригинал;
• 1024х768;
• 800х600;
• 640х480;
• добавление авторского знака; здесь может быть введено любое слово или символ, который будет добавлен на фото.

Выделенная в данный момент фотография отображается в правой части формы и для данной фотографии может быть введено:

• название, под которым данная фотография будет числиться в альбоме;
• в поле Теги указывается ключевое слово (слова), которое будет использоваться в облаке тегов;
• произвольное описание для фотографии.

По кнопке Загрузить все фотографии из рабочей области, будут загружены в альбом.

Причем вне зависимости от формата добавляемых фотографий в альбом они будут загружены в формате *.jpg. В процессе загрузки каждая фотография генерируется в трех видах:

• предпросмотр (эскиз или анонс) - минимальный размер;
• просмотр (средний размер);
• оригинал (максимальный размер).

Ссылка Перейти в простой режим загрузки служит для перехода к форме индивидуальной загрузки фотографий.

Для каждой фотографии имеется своя мини-форма загрузки следующего вида:

По кнопке Загрузить фотографии будут загружены в указанный альбом.

Режимы просмотра фотографий

Просмотр альбома

Просмотр фотографии

Страница детального просмотра фотографии

Просмотр альбома

Из списка альбомов по клику на имя альбома или на его обложку можно перейти к просмотру эскизов фотографий:

На данной странице вы имеете возможность удалить выбранные фотографии, перенести их в другой альбом. Выбор осуществляется с помощью флажков на эскизах фотографий.

С помощью панели можно выбрать режим просмотра эскизов фотографий:

• - Квадратные эскизы фотографий;
• - Эскизы фотографий, подогнанные по высоте;
• - Эскизы фотографий, представленные без изменений.

Просмотр фотографии

При клике по анонсу фотографии открывается окно детального просмотра фотографии:

В данном режиме просмотра доступны следующие элементы управления:

• Переход к предыдущей/следующей фотографии. Отображается при подведении курсора к левой/правой части рисунка;

  

• Ссылка с названием фотографии и ссылка комментировать - позволяют перейти на страницу детального просмотра фотографии;
• Голосование - Возможность оценить фотографию кликом мыши по соответствующему количеству голосов.

  

• Панель управления просмотром слайд шоу. Позволяет запустить/остановить показ фотографий и выбрать время их смены.

  

Для перехода на страницу детального просмотра фотографии кликните по стрелочке в правом нижнем углу эскиза фото:

Страница детального просмотра фотографии

Страница детального просмотра имеет вид:

Детальный показ фотографии осуществляется с помощью выбора ее анонса в ленте фотографий альбома. Возможные действия с просматриваемой фотографией:

• Слайд шоу - переход к просмотру слайд-шоу, начиная с данной фотографии;

  

  В слайд шоу имеется панель управления просмотром:

  

  C помощью этой панели вы можете:

  • запустить и остановить слайд шоу;
  • принудительно перейти к предыдущей или следующей фотографии;
  • задать временной интервал между слайдами;
  • закрыть слайд-шоу.
• Просмотр оригинального изображения (ссылка Оригинал или клик по детальному просмотру фотографии) в отдельном окне с возможностью изменения фона;
• Редактирование параметров фотографии (ссылка Изменить) в специальной форме:

  

• Удаление фотографии (ссылка Удалить);
• Голосование. Возможность оценить фотографию кликом мыши по соответствующему количеству голосов:

  

• Добавление комментария. Внизу страницы отображается форма добавления комментария с возможностью форматирования текста:

  

Управление альбомами

Редактирование основных свойств альбома

Управление альбомом

Изменение обложки альбома

Изменение альбома

Управление фотографиями

Перенос фотографий

Удаление фотографий

Редактирование основных свойств альбома

Перейти к редактированию основных свойств альбома можно прямо со страницы с альбомами, не заходя во внутрь каждого.

Управление альбомом производится с помощью следующих инструментов:

• - переход к форме редактирования альбома (Свойства альбома);

  

• - выбор обложки для альбома;

  

• - удаление альбома.

Управление альбомом

Управление альбомом также возможно с помощью группы ссылок, которая отображается над дополнительным меню непосредственно внутри альбома

где:

• Загрузить фото - переход к форме загрузки фотографий;
• Добавить альбом - создание вложенного альбома внутри текущего;
• Изменить альбом - переход к форме изменения альбома;
• Удалить альбом - удаление альбома;
• Изменить обложку альбома - переход к форме выбора обложки для альбома.

Изменение обложки альбома

Для изменения обложки альбома можно воспользоваться ссылкой Изменить обложку альбома, после чего откроется форма Выбор обложки.

Выберите одну или несколько фотографий для обложки альбома и нажмите кнопку Сохранить.

Изменение альбома

Для изменения свойств альбома можно воспользоваться ссылкой Изменить альбом, после чего откроется форма Изменение альбома.

Управление фотографиями

При просмотре альбома над фотографиями можно производить множественные операции, такие как перенос фотографий в другой альбом или удаление. Для этого в верхнем левом углу каждой миниатюры есть флажок выбора, а под миниатюрами набор доступных операций в виде ссылок.

Перенос фотографий

Для переноса фотографий в другой альбом отметьте нужные фотографии с помощью флажка выбора и затем используйте ссылку Перенести.

после чего появится список с альбомами, в которые можно будет перенести фотографии.

Удаление фотографий

Для удаления фотографий отметьте нужные фотографии с помощью флажка выбора и затем используйте ссылку Удалить.

после чего будет выдано предупрежедение об безвозвратном удалении фотографий

Календарь

С помощью ссылки Календарь вы можете организовать несколько собственных календарей, события которых можно просматривать на одной сетке. Раздел Календарь содержит следующие области:

1 - список календарей сотрудника;

2 - список избранных календарей;

3 - синхронизация календарей;

4 - сетка календаря;

5 - управление событиями и настройка календаря:

• - позволяет добавить новое событие;
• - позволяет добавить новое событие с использованием планировщика событий;
• - переход к пользовательским настройкам календаря.
Примечание: форма Пользовательские настройки позволяет:



• указать Календарь для приглашений - если сотрудника приглашают принять участие в каком-либо событии, то это событие будет добавлено в указанный календарь;
• задать способ отображения неподтвержденных событий - если отметить опцию Использовать визуальное выделение (мигание) неподтвержденных событий, то неподтвержденные события будут визуально выделены (будут мигать);




С помощью формы Пользовательские настройки можно также вернуть случайно закрытый баннер синхронизации календарей:



Для этого используйте ссылку Очистить настройки и затем нажмите кнопку Сохранить. Баннер появится после перезагрузки страницы.

Календари

Корпоративный портал позволяет создавать разные календари для разных типов событий, отображать их на общей сетке и добавлять важные календари в избранные, для быстрого доступа к ним.

Добавление календарей

Подключений внешних календарей

Добавление календарей в избранные

Управление календарями

Отображение событий календарей в общей сетке

Добавление календарей

Для добавления нового календаря служит ссылка Добавить календарь:

В форме создания календаря необходимо указать его Название, ввести Описание, а также выбрать Цвет показа его событий:

Режим публичности позволяет ограничить право на отображение событий календаря:

• Частный календарь - персональный календарь, события которого видны только сотруднику, создавшего его;
• Показывать доступность - режим публичности, при котором другим пользователям о событии будет известна только степень доступности сотрудника (Занят, Под вопросом, Свободен, Отсутствую);
• Показывать доступность и название - режим публичности, при котором другим пользователям о событии будет известна степень доступности сотрудника (Занят, Под вопросом, Свободен, Отсутствую) и название события;
• Показывать всю информацию - будет отображена вся информация календаря.

Если отметить опцию Добавлять в этот календарь все приглашения на события от других пользователей, то все приглашения на события от сотрудников компании будут добавляться в выбранный календарь.

Если отметить опцию Разрешить экспорт календаря, то его можно будет связать с календарем MS Outlook. При этом в поле Экспортировать cобытия можно задать какие события будут экспортироваться:

Если отметить опцию Синхронизировать календарь с Microsoft Exchange, то он будет автоматически синхронизироваться с MS Exchange.

Если отметить опцию Добавить в избранные, то календарь будет добавлен в список избранных календарей.

Подключений внешних календарей

Корпоративный портал позволяет подключать внешние календари по протоколу CalDAV (например, календари Google).

Для подключения внешнего календаря используйте ссылку Внешние календари (CalDAV)

Поcле чего в форме Список подключений внешних календарей укажите:

• Название календаря;
• Адрес подключения ко внешнему календарю;
  Например, для календарей Google он будет иметь вид https://www.google.com/calendar/dav/YOUREMAIL@DOMAIN.COM/user

• Имя пользователя и Пароль, для подключения к календарю.
• Нажмите кнопку Сохранить.

В случае правильно указанных параметров в списке календарей появится внешний календарь:



а в сетке - события из него:

Добавление календарей в избранные

Для быстрого доступа к календарям их можно добавить в список избранных:

Ссылка Настроить служит для поиска и добавления календарей в избранные. При ее нажатии открывается следующее окно:

Кроме своих собственных календарей, пользователь может добавить общие календари в избранные и, если достаточно прав, то и календари других пользователей.

Для этого необходимо найти пользователя с помощью поля Найти пользователя и нажать кнопку Добавить. После этого указать, какие календари должны быть добавлены:

Для удаления календарей из избранных используйте кнопку Удалить.

Управление календарями

Основные действия с календарем можно совершить через его меню действий:

• Редактировать - переход к форме редактирования календаря. Действия и элементы управления в ней аналогичны как и при создании календаря, за исключением ссылки Удалить календарь;

  

• Добавить в избранные - добавление календарей в избранные;
• Соединить с Outlook - двухсторонняя синхронизация событий календаря с MS Outlook;
• Экспорт (iCal) - экспорт календарей в формате iCal;
• Удалить - удаление выбранного календаря.

Отображение событий календарей в общей сетке

В сетке календаря можно отображать события сразу из нескольких календарей. Для выбора календаря, события из которого будут отображены, используется флажок рядом с его названием:

События

В каждый из календарей можно добавлять события несколькими способами, а для планирования коллективных событий можно использовать Планировщик событий.

Добавление событий

Управление событиями

Планировщик событий

Добавление событий

Мероприятия могут быть однодневными или занимать несколько дней. Добавить событие можно одним из двух способов.

Способ 1:

• В сетке календаря выберите день события, проведения мероприятия и кликнете по нему. Откроется окно добавления события:

  

• Укажите Название события, выберите Календарь, к которому относится это событие, и при необходимости задайте Описание события.
Примечание: если событие должно быть многодневным, то нажмите ссылку Еще... (смотрите Способ 2).
• Нажмите кнопку Добавить.

Способ 2:

• Нажмите на кнопку , расположенную в верхнем левом углу календаря. Откроется окно добавления нового события:

  

• Обязательно укажите дату начала и, если необходимо, дату окончания мероприятия. Можно задать время начала и окончания мероприятия. Для этого используйте кнопку , по нажатию которой откроется форма с часами:

  

  С помощью стрелок на циферблате или полей для ввода времени установите необходимое время и нажмите кнопку Вставить.

• Укажите Название нового события, Место проведения, выберите Календарь, к которому оно относится.
• На закладке Описание задайте краткое описание события (для форматирования текста описания можно использовать элементы панели инструментов):

  

• На закладке Участники можно указать участников события.
Примечание: детальное планирование событий осуществляется с помощью ссылки Планировщик событий.

Для этого в поле Добавить участника введите несколько букв имени (фамилии, имени или отчества) сотрудника, выберите сотрудника из выпадающего списка и нажмите кнопку Добавить:



Добавить участников события также можно Из структуры компании:



Текст приглашения для всех участников можно добавить с помощью ссылки Добавить текст приглашения, по нажатии которой будет отображено поля для ввода текста:



Примечание: изменение текста приглашения приведет к повторному оповещению всех участников события.

Указанным сотрудникам будет отправлено соответствующее сообщение с приглашением, посредством которого он согласится или откажется от участия в событии. После принятия решения сотрудником по поводу участия в событие в списке участников события будет отображен один из статусов:

• - сотрудник подтвердил свое участие;
• - сотрудник отказался принять участие;
• - мнение сотрудника неизвестно.

Удалить участника из списка приглашенных можно с помощью кнопки . Очистить весь список участников позволяет ссылка Удалить всех.

Примечание: удаление организатора события ведет к удалению всех участников события.
• На закладке Дополнительно настраиваются дополнительные параметры события:

  

  • Повторяемость события - позволяет задать повтор события (каждый день/неделю/месяц/год) и ограничить время повтора события;
  • Напоминание - позволяет задать время (за сколько минут/часов/дней) будет осуществляться напоминание о событии;
  • Особые отметки - позволяет указать важность события (Высокая, Нормальная, Низкая) и сделать событие частным.
  Примечание: частное событие будет отображено в календаре только сотруднику, который создал это событие. Пригласить участников события нельзя.

• Нажмите кнопку Сохранить.

В итоге в общей сетке календаря будут показаны события отмеченных избранных и личных календарей:

Управление событиями

Управление созданным событием календаря осуществляется с помошью инструментов, доступных при наведении курсором мыши на событие:

• - позволяет перейти к форме просмотра события:



• - позволяет перейти к форме редактирования события, аналогичной форме создания события;
• - позволяет удалить событие.
Примечание: изменить или удалить событие календаря также можно в форме просмотра события с помощью ссылок Редактировать или Удалить.

Планировщик событий

На портале сотрудникам удобно планировать коллективные (общие) события, контролируя занятость или отсутствие приглашенных сотрудников в офисе. Для этого в продукте реализован Планировщик событий:

Перейти в Планировщик событий можно:

• с помощью кнопки , расположенной на странице календаря сотрудника, компании и т.д.;
• при создании нового события с помощью ссылки Планировщик событий, расположенной на закладке Участники формы создания/редактирования события.

При создании нового коллективного события укажите:

• Начало и Окончание события с помощью инструментов Календарь () и Часы ();
• Длительность (в минутах, часах, днях) события;
Примечание: продолжительность события можно заблокировать () или разблокировать ().
• Место проведения события;
• участников события:

  - в поле Добавить участника задайте несколько букв имени (фамилии, имени или отчества) сотрудника, выберите сотрудника из выпадающего списка и добавьте к списку участников с помощью кнопку Добавить;

  - выбрав участников события с помощью ссылки Из структуры компании:

  

  Примечание: удалить сотрудника из списка участников можно с помощью кнопки . Удалить всех участников из список позволяет ссылка Очистить.

В результате на сетке планировщика можно будет просмотреть коллективное событие.

Масштаб сетки можно регулировать с помощью поля Масштаб, указав в каком представлении времени отображать сетку: 30 минут, 1 час, 2 часа, 1 день.

Если выбранные сотрудники заняты или отсутствуют в офисе, то на сетке планировщика будут отображены соответствующие интервалы времени. При этом если планируемое событие пересекается с этими интервалами, то на сетке оно будет отображено красным цветом:

После изменения времени общего события (например, заблокировать продолжительность события и переместить его по сетке при помощи мыши) с учетом занятости/отсутствия сотрудников планируемое событие будет отображено зеленым цветом:

Экспорт календарей

Календари портала могут быть экспортированы разными способами, которые рассмотрены ниже.

Экспорт (MS Oulook)

Экспорт (iCal)

Соединение календарей с мобильными устройствами

Соединение календарей с Microsoft Exchange

Основные операции по синхронизации/экспорту календарей вынесены на специальный баннер:

Экспорт (MS Oulook)

Для двусторонней синхронизации событий календарей портала (например, личного, компании, сотрудников) с календарями MS Outlook необходимо экспортировать эти календари из Корпоративного портала.

Для этого выполните следующее:

• В портале перейдите на страницу содержащую календарь событий, который нужно экспортировать. В меню действий календаря выберите пункт Соединить с Outlook:

  

  или

  В специальной форме соединения с Outlook выберите требуемый календарь:

  

  По этой команде запустится MS Outlook, при этом будет выведено следующее предупреждение:

  

• Нажмите кнопку Да для продолжения подключения календаря, либо кнопку Дополнительно... для вызова диалога дополнительной настройки параметров:



• Введите Имя папки (название календаря) и Описание календаря и нажмите кнопку OK.

В результате в MS Oulook будет добавлен календарь, в данном случае Тимофей Барановский - Работа, события которого будут отображены на сетке календаря:



• Аналогичным образом выполняется экспорт нескольких календарей. Если события нескольких календарей отобразить на одной сетке, то календарь примет вид, схожий с календарем портала:

При добавлении нового события в календарь MS Outlook это событие будет автоматически добавлено в календарь портала.

Для этого выполните следующее:

• В сетке календаря выберите день события проведения мероприятия и дважды кликнете по нему. Откроется окно добавления нового события:



• Заполните поля: Тема, Начало, Конец и Описание.
Примечание: поле Место можно заполнять, но при экспорте события в календари портала это поле в событиях отображаться не будет.
• Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

В результате новое событие будет добавлено в календарь MS Outlook:

После добавления события в календарь MS Outlook автоматически произойдет синхронизация с календарем портала. Ход синхронизации будет отображен в нижнем правом углу MS Outlook:

В календаре портала новое событие при детальном просмотре будет иметь вид:

Управление событием возможно как в MS Outlook, так и в календаре портала.

В MS Outlook дважды кликнете по событию, которое необходимо изменить. В открывшемся окне измените событие. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Для удаления события в календаре MS Outlook выберите событие, в меню действий укажите пункт Удалить.

После редактирования или удаления произойдет автоматическая синхронизация, событие будет изменено или удалено как в календаре MS Outlook, так и в портале.

Экспорт (iCal)

Если в настройках собственных календарей разрешен экспорт (опция Разрешить экспорт), то в меню действий календарей доступен пункт Экспорт (iCal):

Аналогичным образом вы можете экспортировать избранные календари. Кроме того, можно осуществить экспорт сразу всех избранных календарей с помощью кнопки :

Чтобы экспортировать календари выполните следующее:

• Нажмите на пункт меню Экспорт (iCal) нужного календаря или на кнопку , если необходимо экспортировать все избранные календари.
• Скопируйте ссылку в буфер обмена:



• Запустите MS Outlook и перейдите Сервис > Настройка учетных записей.
• В открывшемся окне перейдите на закладку Интернет-календари и нажмите Создать....
• В окне Создание подписки на Интернет-календарь вставьте ссылку на календарь из буфера обмена:



• Нажмите кнопку Добавить. Откроется диалог Параметры подписки, в котором укажите Имя папки и Описание импортируемого календаря.
• Сохраните внесенные данные. Подключение календаря выполнено.

Соединение календарей с мобильными устройствами

Корпоративный портал позволяет подключать календари к мобильным устройствам по протоколу CalDav. Для этого специальной форме соединения с мобильными устройствами выберите требуемый календарь:

После чего на экран будут выведены рекомендации по подключению:

• Устройства Apple: iPhone, iPad

  Для того чтобы добавить выбранный календарь в устройство Apple, выполните следующие действия:

  • На устройстве Apple, зайдите в Настройки и перейдите на вкладку Учетные записи

    

  • Нажмите на кнопку добавления новой учетной записи

  

  

  • Выберите тип учетной записи CalDAV.

  

  • В настройках параметров учетной записи введите адрес портала вида http://адрес_портала:порт а также ваши логин и пароль

    

    Примечание: Устройства Apple с новой версией iOS дальше подключатся сами. В старых версиях iOS необходимо указать ссылку (пункт 4 рекомендации по подключению), сгенерированную на портале, в Дополнительных настройках учетной записи.

  • В качестве типа авторизации следует использовать базовую авторизацию (не использовать SSL).
• Mozilla Sunbird, приложения Android
  Примечание: По умолчанию ОС Android не поддерживает подключение ко внешним календарям. Для этого установите соответствующее программное обеспечение.
  Чтобы настроить поддержку CalDAV в Mozilla Sunbird, выполните следующие действия:
  • Запустите приложение Sunbird и выберите Файл > Новый календарь.
  • Выберите пункт В сети (On the Network) и нажмите кнопку Далее.
  • Выберите формат CalDAV.
  • В поле Расположение (Location) введите указанную ссылку (для разных сотрудников она будет иметь разный вид) и нажмите кнопку Далее.
  • Задайте имя и выберите цвет для вашего календаря.
  • Во всплывающем окне введите ваше имя пользователя и пароль.

Соединение календарей с Microsoft Exchange

Синхронизация календарей с Microsoft Exchange будет происходить автоматически, но только в том случае, если она включена и настроена администратором. О правильной настройке и включенной автоматической синхронизации будет свидетельствовать баннер:

Существует возможность и синхронизации вручную. Для этого используется ссылка Синхронизировать на баннере.

Группы

В разделе Группы показаны все группы, в которых вы состоите:

При клике на картинку или название группы откроется страница группы.

Вступление в группу

Если какой-нибудь сотрудник отправит вам приглашение на вступление в группу, то вы увидите уведомление и получите соответствующее сообщение.

Сообщения

Сообщения на портале

Обмен сообщениями через чат на портале

Обмен сообщениями через протокол XMPP

Сообщения на портале

Раздел Мои Сообщения содержит все, что связано с сообщениями на портале, это: личная переписка, служебные оповещения, подписки, живая лента, а также задания бизнес-процессов:

Переписка - просмотр переписки с другими сотрудниками компании (в том числе и служебных сообщений); Входящие - просмотр входящих сообщений; Исходящие - просмотр исходящих сообщений; Черный список - просмотр списка сотрудников, занесенных в черный список; Обновления - просмотр списка новых событий на портале: новости, блоги, задачи и.т.д.; Подписка - организация подписки на различные события портала; Бизнес-процессы - просмотр и управление заданиями бизнес-процессов;

Для перехода к разделу используйте ссылку Сообщения, расположенную в меню в верхнем правом углу портала:

Также к отдельным страницам раздела можно перейти с помощью отдельных ссылок, например Живая лента:

Для оповещения пользователя о новых сообщениях используются:

• мигание символа * в заголовке браузера:

  

• вcыплывающая панель с указанием количества новых/непрочитанных сообщений:

  

  кликнув на которую появится окно сообщения

  

• указание новых (непрочитанных) сообщений на панели статусов:

  

  кликнув на иконку сообщений можно быстро совершить переход в раздел Сообщения:

  

• XMPP-клиент, который оповестит пользователя и непосредственно отобразит полученное сообщение.

Обмен сообщениями через чат на портале

Обмен сообщениями между пользователями портала осуществляется с помощью специального окна чата, который состоит из нескольких областей:

(1) - указывается имя и фамилия собеседника, присутствует ли он на портале, а также отображаются следующие кнопки:
	- переход на личную страницу собеседника; - переход на страницу просмотра истории переписки с пользователем; - совершение видеозвонка; - показ переписки с пользователем за текущей день в окне переписки; - включение/отключение звука отправки/получения сообщений;
(2) - окно переписки с пользователем;
(3) - окно ввода сообщения;
(4) - задается список получателей сообщения (данная область может быть скрыта или развернута в зависимости от ваших нужд).

Чтобы написать сообщение некоторому сотруднику, найдите его на портале и воспользуйтесь ссылкой Написать сообщение (ссылка доступна как на личной странице сотрудника, так и любой другой странице, на которой представлена его карточка). Откроется окно обмена сообщениями:

Укажите текст сообщения, причем при его вводе вы можете использовать различные средства форматирования текста, добавлять ссылки, подключать изображения и вставлять смайлики.

Для отправки сообщения нажмите кнопку Отправить сообщение или Ctrl+Enter. Отправленное сообщение будет показано в окне переписки:

Если ваш собеседник напишет ответ сразу, пока у вас открыт чат, то его сообщение отобразится в окне переписки:

Отправить сообщение можно нескольким сотрудникам или группе сотрудников. Для этого откройте список получателей с помощью специальной кнопки в правой части окна. Выберите категорию контактов, например Структура компании, и отметьте сотрудников, которые получат сообщение:

Введите текст сообщения и нажмите кнопку Отправить сообщение. Сообщение будет отправлено всем отмеченным сотрудникам.

Обмен сообщениями через протокол XMPP

Сотрудники имеют возможность общаться на портале, используя привычные для себя мессенджеры: Miranda, QIP Infium, Pidgin, Psi и т.п., причем история переписки всегда будет храниться на портале (историю всегда можно посмотреть в разделе Переписка).

Чтобы начать общение, необходимо выполнить следующие настройки в выбранной вами программе:

• укажите ваш логин и пароль для доступа на портал;
• в качестве сервера укажите домен вашего портала;
• уточните у администратора портала порт для XMPP-сервера, если он отличается от используемого по умолчанию, то введите необходимое значение;
• уточните у администратора, используется ли SSL-шифрование, если используется, то установите флажок в одноименном поле.

Например, если вами выбрана Miranda, то форма ее настроек имеет следующий вид:

В результате, после сохранения настроек и выполнения входа в сеть, будет подгружен список сотрудников портала:

Для QIP форма настроек имеет следующий вид:

Переписка с пользователями

Переписка с пользователями

История переписки с пользователем

Переписка с пользователями

Страница Переписка с пользователями содержит историю переписки с другими пользователями портала. Помимо личных сообщений в списке присутствуют также различные информационные сообщения, например такие, как подтверждение дружбы или вступления в группу.

В строке с пользователем отображаются:

• Колонка Пользователь
  • <имя_сотрудника> - ссылка, по которой можно перейти на личную страницу сотрудника;
  • иконка "на сайте";
  • Дата последнего сообщения;
• Колонка Всего
  • <количество сообщений> - ссылка с общим количеством сообщений, по которой можно перейти к просмотру истории переписки с выбранным сотрудником;
• Колонка Новых
  • <количество сообщений> - ссылка с количеством новых или непрочитанных сообщений, по которой также можно перейти к просмотру истории переписки с выбранным сотрудником;
• Колонка Действия - список доступных действий:
  • Сообщения - ссылка, которая позволяет перейти к просмотру истории переписки с выбранным сотрудником;
  • Написать пользователю - ссылка, которая открывает окно чата для общения с отправителем сообщения;
  • Ссылку, позволяющую добавить сотрудника в черный список.

История переписки с пользователем

На этой странице можно просмотреть историю переписки с одним сотрудником.

Для управления сообщениями на этой странице доступны следующие элементы управления:

• Ссылки для управления каждым из сообщений:
  • Отметить как прочитанное - отмечает текущее сообщение как прочитанное;
  • Удалить - удаляет текущее сообщение.
  Примечание: Для некоторых типов сообщений доступны и другие ссылки.
  Например, для оповещения о видеозвонке будет доступна ссылка Ответить.
  Примечание: Наличие некоторых ссылок обусловлено возможностью отправки сообщений сотруднику и зависит от его настроек приватности.
• Флажки для множественного выбора сообщений и кнопки для групповых операций над ними:
  • Отметить как прочитанные;
  • Удалить;
• Кнопка Удалить все, которая позволяет удалить сразу все сообщения.

Входящие сообщения

На странице Входящие сообщения отображаются список входящих сообщений от сотрудников.

Для управления сообщениями на этой странице доступны следующие элементы управления:

• Ссылки для управления каждым из сообщений:
  • Все сообщения - просмотр всех сообщений выбранного пользователя;
  • Ответить - ссылка, которая открывает окно чата для общения с отправителем сообщения;
  • Отметить как прочитанное - отмечает текущее сообщение как прочитанное;
  • Удалить - удаляет текущее сообщение;
  • В черный список - позволяет добавить сотрудника в черный список.
  Примечание: Для некоторых типов сообщений доступны и другие ссылки.

• Флажки для множественного выбора сообщений и кнопки для групповых операций над ними:
  • Отметить как прочитанные;
  • Удалить;

Исходящие сообщения

На странице Исходящие сообщения отображаются список сообщений, которые вы отправляли другим сотрудникам.

Для управления сообщениями на этой странице доступны следующие элементы управления:

• Ссылки для управления каждым из сообщений:
  • Все сообщения - просмотр всех сообщений выбранного пользователя;
  • Удалить - удаляет текущее сообщение.
• Флажки для множественного выбора сообщений и кнопки для групповых операций над ними:
  • Удалить;

Черный список

На странице Черный список отображаются список сотрудников, которые не смогут писать вам личные сообщения.

Для исключения сотрудников из черного списка используются флажки для множественного выбора и кнопка Исключить.

Живая лента

Живая лента представляет из себя страницу, на которой выводятся последние события портала: новости, комментарии, новые файлы, системные события и.т.д.

Количество новых событий в "живой ленте" отображается на панели статусов:

Панель фильтра

Скрытие событий из Живой ленты

Настройка уведомлений

По умолчанию на странице отображаются все типы событий в хронологическом порядке.

События за каждый день группируются в общий блок с датой в заголовке.

При желании, блок с событиями за день можно свернуть для экономии места, кликнув по его заголовку.

После даты в заголовке каждого такого блока, в скобках, отображается общее количество событий за день.

Для каждого события указывается его Автор, в виде ссылки на его личную страницу, тип события и название события в виде ссылки на него.

С помощью ссылки Показать ↓ можно просмотреть, например, сообщение блога или комментарий целиком и в том же виде, как он будет выглядеть в соответствующем разделе (например, Микроблог).

Ссылка Скрыть ↑ соответственно сворачивает обратно подробное описание события.

В нижней части сообщения отображается дата события, тип события, ссылка на место события и ссылка Уведомления, которая позволяет настроить уведомления для текущего события.

Если, например, к сообщению в блоге были добавлены комментарии, то они тоже будут отображены в живой ленте:

Причем, длинные комментарии сокращаются, чтобы не занимать много места в ленте. Для просмотра полного текста комментария воспользуйтесь ссылкой Показать↓.

С помощью ссылки Добавить комментарий комментарии можно добавлять прямо в живой ленте.

Панель фильтра

С помощью фильтра можно выбрать Тип события, Автора, Дату события, а так же разрешить Показывать скрытые события (см. ниже):

Скрытие событий из Живой ленты

Из живой ленты можно скрыть ненужные события. Например, можно скрыть события о файлах сотрудников. Для этого используется кнопка х:

в форме можно выбрать события какого типа необходимо скрыть

После чего выбранные события перестанут отображаться в живой ленте.

Чтобы временно просмотреть скрытые события, можно воспользоваться опцией Показывать скрытые события на панели фильтра. Тогда скрытые события будут отображаться в общей ленте и будут выделены цветом:

Для того чтобы скрытия снова всегда отображались в ленте, необходимо использовать кнопку +

и затем в форме можно выбрать, какие события необходимо вернуть в ленту

Настройка уведомлений

Для настройки уведомлений для разных событий существует отдельный раздел Подписка, но уведомления можно также настроить прямо из живой ленты. Для этого используется ссылка Уведомления:

она позволяет прямо из живой ленты произвести настройку уведомлений в форме Настройка уведомлений:

Доступны следующие настройки:

• Источник уведомлений:
  • события этого типа в этой группе событий - например, события блога в профиле пользователя или события блога в группе;
  • все события в этой группе событий - например, все события в профиле пользователя или все события в группе;
  • автор события - подписка на все события сотрудника.
• Тип уведомления:
  • Не уведомлять - при выбранной опции уведомления о событии приходить не будут;
  • Уведомление по e-mail - при выбранной опции уведомления о событии будут приходить по электронной почте;
  • Мгновенное сообщение - при выбранной опции о событии будут приходить в виде личного сообщения.

Подписка

Страница Подписка позволяет управлять уведомлениями о событиях на портале.

Управление подпиской

Организация подписки

Управление подпиской

Подписка имеет широкие возможности настройки. Можно настроить подписку для различных типов событий. Например, можно настроить уведомления, как для отдельных пользователей, так и для целых групп.

Рассмотрим подробнее структуру организации подписки:

Пример структуры подписки на события в профилях пользователей.

Для удобства, типы событий, на которые производится подписка, разбиты на блоки.

Пример: События в группах, События в профилях пользователей.

В свою очередь блоки содержат группы.

По умолчанию уже присутствуют несколько групп, задающих общие настройки оповещений - Общие группы.

Например, в группе Все пользователи можно определить параметры подписки сразу для всех пользователей (например, Не уведомлять), а для конкретных сотрудников выбрать желаемый способ уведомления (например, Мгновенное сообщение). Или для всех групп отключить уведомления (Все доступные группы - Не уведомлять) и выбрать уведомления только для определенных групп.

Например, группа Все пользователи содержит список всех пользователей, на события которых произведена подписка.

Помимо общих групп настроек существуют более узкие группы (например, Подписка на авторов), которые могут быть свернуты, для экономии места на странице. Для того чтобы просмотреть полный список элементов такой группы нажмите не ссылку с ее названием:

Для каждой такой группы можно настроить уведомления сразу о всех событиях или же для отдельных:

В свою очередь, для каждого элемента такой группы также можно настроить уведомления сразу для всех событий или каждого типа по отдельности:

Доступны следующие типы оповещений:

• Не уведомлять - при свершении какого-либо события из списка, уведомление об этом приходить не будут;
• Уведомление по e-mail - при свершении какого-либо события из списка, уведомление придет по электронной почте;
• Мгновенное сообщение - при свершении какого-либо события из списка, уведомление придет в виде личного сообщения;

Опция Показывать Живой ленте позволяет разрешить показ события в Живой ленте.

Кнопка х позволяет установить для конкретного события настройки оповещения по умолчанию (такие же, как в настройках группы для аналогичного события) и удалить его из списка оповещений.

Для сохранения настроек подписки нажмите кнопку Сохранить изменения.

Организация подписки

Для того чтобы подписаться на какие-либо новые события:

• Используйте ссылку Подписка, расположенную на странице пользователя или группы:

  

  

• Выберите желаемый тип подписки для требуемых событий

  

  На портале можно подписаться на события как по их месту, так и по их автору:

  • События в профиле пользователя - позволяет подписаться на все события по месту их возникновения;
    Например, подписавшись на Блог пользователя, вы будете получать оповещения обо всех сообщениях и комментариях из блога от разных пользователей.
  • События, созданные этим пользователем - позволяет подписаться на все события по их автору.
    Например, подписавшись на Блог пользователя, вы будете получать оповещения о сообщениях или комментариях только этого пользователя.
  Примечание: После такой подписки на странице Подписка появится новая группа - Подписка на авторов.

• Для сохранения настроек нажмите кнопку Изменить подписку.

Произвести подписку на какие-либо события также возможно и на странице Живая лента.

Задания бизнес-процессов

Выполнение назначенных заданий по бизнес-процессам организации, как и заданий по бизнес-процессам документов, осуществляется на странице Бизнес-процессы.

Для перехода на эту страницу используйте ссылку Бизнес-процессы, расположенную в боковом меню:

При наличии назначенных заданий по бизнес-процессам, их количество будет отображено на панели статусов. Кликнув на иконку бизнес-процессов можно сразу перейти на страницу Задания бизнес-процессов:

Все текущие задания отображаются в списке.

Для просмотра подробной информации и выполнения задания бизнес процесса в меню действий выберите пункт Подробнее или дважды кликните на строку с необходимым заданием.

После чего на странице будет отображена форма задания бизнес-процесса, в которой непосредственно и выполняется задание. Ниже ее расположена История изменений документа:

Пример формы задания подачи документов для командировки

Для фильтрации заданий в списке используется форма Поиск.

Для поиска нужного задания введите текст в поле и нажмите кнопку Найти. После чего в списке будут отображены задания, удовлетворяющие условиям поиска.

Для того чтобы снова отобразить все задания в списке нажмите кнопку Отменить или же воспользуйтесь ссылкой Отменить фильтр в форме над списком.

Блог

В самом общем плане определение блогов такое:

Страница Блог раздела Личная страница служит для организации личного блога, в котором вы можете высказывать мнение о происходящих событиях, узнавать мнение других сотрудников по заданной теме из их комментариев.

Если доступ открыт для всех сотрудников, то ваши сообщения будут также отображены на странице Блоги (Общение > Блоги).

Сообщения блога

Просмотр сообщения

Создание сообщения

Редактирование сообщения

Комментарии к сообщениям

Просмотр комментариев

Создание комментария

Управление комментариями

Настройки функционала Блог

Сообщения блога

Просмотр сообщения

Для детального просмотра какого-либо сообщения кликните на его заголовок на странице Блоги. После чего вы перейдете на страницу детального просмотра сообщения блога и комментариев к нему.

Для просмотра сообщения можно также воспользоваться ссылкой Просмотров: n, где n - количество просмотров сообщения.
Для просмотра комментариев можно соответственно воспользоваться ссылкой Комментариев: n, где n - общее количество комментариев.

В правой части страницы расположена панель календаря и тегов. С их помощью можно быстро найти нужную запись в блоге.

Создание сообщения

Для создания сообщений в текущем блоге необходимо воспользоваться кнопкой Новое сообщение:

Данная команда позволяет перейти к форме создания нового сообщения блога:

• Укажите в поле заголовок вашего сообщения.
Примечание: Ссылка Адрес сообщения позволяет задать собственный адрес сообщения в ссылке, по которой оно будет доступно.


По умолчанию адрес сообщения генерируется из заголовка одним из следующих вариантов, устанавливаемых администратором:

• путем перевода его на английский язык (если доступен интернет);
• путем его транслитерации (если интернет недоступен).

• Если необходимо, измените дату публикации, перейдя по ссылке с текущей датой и указав в поле с помощью календаря нужную дату:

  

  

• Задайте сам текст сообщения. С помощью панели упрощенного визуального редактора можно отформатировать текст, вставить картинку, смайлы и прочее.
• В поле Теги, если нужно, задайте через запятую теги для сообщения.
• Если хотите запретить добавление комментариев к сообщению, то отметьте опцию Запретить комментарии.
• Опубликуйте сообщение в блоге непосредственно после сохранения с помощью кнопки Опубликовать.

Кнопка Применить позволяет сохранить внесенные изменения.

C помощью кнопки В черновики созданное сообщение может быть сохранено в статусе черновика. Неопубликованное сообщение будет добавлено в список черновиков, перейти к которому можно с помощью ссылки Черновики.

Предпросмотр создаваемого сообщения блога возможен с помощью кнопки Просмотр:

Редактирование сообщения

Ссылка Скрыть позволяет скрыть выбранное сообщение. Скрытое сообщение будет добавлено в список модерируемых сообщений, перейти к которому можно с помощью ссылки Модерация.

В настройках функционала "Блог" можно отдельно указать группы пользователей, для которых будет использоваться премодерация сообщений и группы, которые будут иметь право модерировать сообщения.

Редактирование созданного сообщения выполняется аналогично созданию нового с помощью ссылки Редактировать. Удаление сообщения производится с помощью ссылки Удалить.

Комментарии к сообщениям

Просмотр комментариев

Комментарии к сообщению блога отображаются на странице детального просмотра, ниже самого сообщения.

Также возможно подписаться на RSS рассылку комментариев к сообщению блога с помощью ссылки Комментарии к текущему сообщению в формате RSS 2.0

Создание комментария

Создание комментариев к сообщению выполняется на странице детального просмотра этого сообщения.

Если в данном блоге разрешено создание комментариев, то после сообщения будет показана ссылка Добавить комментарий:

Данная ссылка открывает форму создания комментария к сообщению:

Кнопка Отправить позволяет отправить комментарий на публикацию.

Кнопка Просмотр позволяет посмотреть, как будет выглядеть комментарий к записи после его публикации.

Управление комментариями

Если вы хотите ответить на какой-либо комментарий к сообщению, воспользуйтесь ссылкой Ответить, отображаемой внизу комментария:

В нижней части блоков с многоуровневыми комментариями отображаются ссылки Родитель и Ссылка:

Ссылка Родитель позволяет перейти к комментарию, ответом на который является текущий, а Ссылка - добавить в адресную строку страницы точный путь к выбранному комментарию.

Ссылка Редактировать позволяет отредактировать комментарий, аналогично его созданию.

Ссылка Скрыть позволяет скрыть комментарий, после чего он не будет отображаться на сайте.

Также ссылка Скрыть используется для публикации комментариев, которые были написаны с премодерацией.

Для удаления комментария необходимо воспользоваться ссылкой Удалить, отображаемой внизу комментария.

Настройки функционала Блог

Настройки функционала блог производятся в разделе Основное.

Рассмотрим их подробнее:

• Название - позволяет задать собственное название для раздела Блог, которое будет отображаться в дополнительном меню.
• Кто может просматривать сообщения - указывается группа пользователей, которые могут просматривать сообщения в блоге.
• Кто может писать сообщения с премодерацией - указываются группа пользователей, для которых будет использоваться премодерация сообщений. Это означает, что сообщения, созданные этой группой пользователей, будут отображаться в блоге только после их одобрения модератором (см. ниже).
• Кто может писать сообщения - указывается группа пользователей, которые могут писать сообщения в блог.
  Примечание: Данное правило имеет приоритет перед правилом Кто может писать сообщения с премодерацией. Например, если указать группу Авторизованные пользователи, то все авторизованные пользователи смогут писать сообщения в ваш блог без премодерации (независимо от указанной группы в поле Кто может писать сообщения с премодерацией).

• Кто может модерировать сообщения - указывается группа пользователей, которые смогут модерировать сообщения в блоге.
• Кто может управлять сообщениями - указывается группа пользователей, которые могут управлять сообщениями в блогах.
• Кто может просматривать комментарии - указывается группа пользователей, которые смогут просматривать комментарии к сообщению.
• Кто может писать комментарии с премодерацией - указывается группа пользователей, для которых будет использоваться премодерация комментариев. Это означает, что комментарии, созданные этой группой пользователей, будут отображаться в блоге только после их одобрения модератором.
• Кто может писать комментарии - указывается группа пользователей, которые могут писать комментарии к сообщению в блоге.
  Примечание: Данное правило имеет приоритет перед правилом Кто может писать комментарии с премодерацией. Например, если указать группу Авторизованные пользователи, то все авторизованные пользователи смогут комментарии к сообщению в вашем блоге без премодерации (независимо от указанной группы в поле Кто может писать комментарии с премодерацией).

• Кто может модерировать комментарии - указывается группа пользователей, которые будут обладать правом модерирования комментариев.
• Кто может управлять комментариями - указывается группа пользователей, которые будут обладать правом редактирования сообщений.
  Примечание: Данное право позволяет как модерировать сообщения, так и удалять их, но отредактировать чужие сообщения невозможно.

Форум

В самом общем плане определение форума такое:

В разделе Форум на Личной странице вы можете вести личный форум, доступ к которому для других сотрудников вы можете определить самостоятельно в своих личных настройках в разделе Основное (см. пример подобной настройки):

Темы форума

Создание новой темы

Управление темами

Сообщения форума

Создание нового сообщения

Управление сообщениями

Темы форума

Для вывода информации и управления форумом используется представление в виде таблицы.

В верхней её части располагается информация о количестве страниц форума и ссылка Новая тема, позволяющая создать новую тему в этом форуме.

Ниже расположен блок, с темами, который содержит:

• колонка Темы
• <название_темы> - ссылка, позволяющая перейти к просмотру сообщений в теме;
• <описание_темы> (если оно было указано при создании) и имя сотрудника, создавшего её.
• колонка Ответы - количество ответов в теме.
• колонка Просмотры - количество просмотров темы форума.
• колонка Обновление
  • <дата_последнего_сообщения> - ссылка, позволяющая перейти к просмотру последнего сообщения в теме;
  • <имя_пользователя>, создавшего последнее сообщение;
  • флажок выбора темы форума, для групповых операций.

Ниже тем форума расположены:

• ссылка Выделить все, которая позволяет выделить сразу все темы форума;
• меню действий для групповых операций над темами форума и кнопка OK для выполнения выбранного действия.

Создание новой темы

Для создания новой темы форума:

• нажмите на ссылку Новая тема. Откроется форма создания новой темы:

  

• обязательно укажите Название темы;
• при необходимости задайте Описание темы;
• для добавления тегов к теме сообщения используйте ссылку Добавить теги;
• обязательно введите Текст сообщения;
• используя ссылку Прикрепить картинку, можно прикрепить необходимое изображение к теме;
• соответствующие опции позволяют использовать смайлики в сообщении и подписаться на сообщения этой темы или форума.
• нажмите кнопку Отправить для создания темы.

Созданная тема будет иметь вид:

Управление темами

Управление темами форума осуществляется с помощью меню действий. Для этого необходимо отметить темы форума, выбрать одно из действий в меню и нажать кнопку OK:

• Прикрепить темы - позволяет прикрепить темы форума;
• Открепить темы - позволяет открепить прикрепленные темы форума;
• Открыть темы - позволяет открыть закрытые темы форума;
• Закрыть темы - позволяет закрыть темы форума (закрытые темы будут иметь статус Закрыто);
• Удалить темы - позволяет удалить темы форума.

Сообщения форума

Для вывода информации и управления сообщениями также используется представление в виде таблицы, перед которой отображается название текущей темы форума.

В верхней её части располагается информация о количестве страниц в теме и ссылка Ответить, которая позволяет перейти к форме ответного сообщения в теме

Каждое сообщение в теме оформлено в виде блока, который содержит следующее:

• <имя_и_фамилия> - ссылка, позволяющая перейти к просмотру личной страницы сотрудника;
• статус пользователя на форуме (Администратор, Модератор, Гость и.т.д.);
• <количество_сообщений> - ссылка, позволяющая просмотреть все сообщения сотрудника;
• дата регистрации пользователя на форуме;

• дата создания сообщения;
• сам текст сообщения;
• <порядковый_номер_сообщения_в_теме> - ссылка на сообщение, которую можно отправить другому сотруднику;
• флажок выбора сообщения, для групповых операций;
• ссылки, для управления сообщениями.

Ниже сообщений расположены:

• Меню действий для групповых операций над темами форума и кнопка OK для выполнения выбранного действия.
• Меню действий для групповых операций над сообщениями темы и кнопка OK для выполнения выбранного действия.
• Ссылка Ответить, которая позволяет перейти к форме ответного сообщения в теме;

Создание нового сообщения

Чтобы создать новое сообщение на форуме, необходимо перейти в нужную тему форума и воспользоваться формой ответа, доступной по ссылке Ответить:

Управление сообщениями

Сообщения форума можно скрыть. Для этого необходимо выделить сообщение и выбрать действие Скрыть сообщения в меню. Скрытые сообщения форума будут выделены цветом:

Скрытые ранее сообщения пользователей форума могут быть показаны. Для этого необходимо выделить сообщение и выбрать действие Показать сообщения в меню:

Редактирование созданного сообщения выполняется с помощью ссылки Изменить, при этом будет открыта форма, аналогичная форме создания сообщения.

Удалить сообщения можно:

• с помощью ссылки Удалить;
• либо отметив сообщение и выбрав пункт Удалить сообщения:

  

Пользователи форума могут цитировать части сообщения или сообщение целиком. Для этого необходимо выделить сообщение или часть сообщения (например, предложение) и воспользоваться ссылкой Цитировать:

В итоге в последующем сообщение будет отображена часть цитируемого текста:

Ссылка Имя позволяет вставить в ответ на сообщение имя владельца сообщения.

Микроблог

Раздел Микроблог предназначен для создания быстрых сообщений, которые потом будут отображаться в разделе Живая лента.

Микроблог можно завести не только для каждого сотрудника, но и внутри каждой рабочей группы.

Для редактирования сообщения снизу расположены соответствующие ссылки

Написать в микроблог можно также прямо из Живой ленты, без перехода на свою персональную страницу.

Задачи

Раздел Задачи служит для создания и просмотра личных задач, поставленных сотруднику/сотрудником.

Работа с задачами допускает использование ролей:

• Ответственный - сотрудник, которому была непосредственно поставлена задача.
• Постановщик - сотрудник, который поставил задачу (например, начальник отдела).
• Соисполнитель - сотрудник, которому была поставлена та же задача, что и другому сотруднику (например, задача была поставлена на весь отдел, сотрудники которого и будут соисполнителями).
• Наблюдатель - сотрудник, который получает уведомления о ходе задачи, но не участвовать в ней или изменять ее (например, начальник отдела, который должен получать информацию о выполненных задачах другого отдела).

Список задач

Для отображения задач используется список задач, панель фильтра, а также кнопки управления.

Кнопки управления

Список задач

Панель фильтра

Обычный режим представления формы фильтра

Расширенный режим представления формы фильтра

Кнопки управления

Для управления задачами в списке используются следующие элементы управления:

• - Ссылка Добавить задачу, которая позволяет создать новую задачу в специальной форме;
• - Кнопка Создать быструю задачу, которая позволяет создать задачу прямо в списке задач:

  

Примечание: Подробнее про создание задач смотрите в уроке Создание задачи.



Выбор режима представления подзадач в списке:

• - Кнопка Список задач с подзадачами, которая включает режим отображения, при котором подзадачи группируются и находятся внутри задачи.

  По умолчанию все подзадачи свернуты:

  

  Для того чтобы развернуть подзадачи, нажмите на кнопку , под которой отображается их общее количество. После чего подзадачи будут отображены ниже родительской задачи:

  

• - Кнопка Плоский список задач, которая включает режим отображения, при котором подзадачи не группируются и находятся в списке вместе с задачами.

  

Список задач

Форма списка имеет следующие поля:

• Колонка Задачи

  <название_задачи> - ссылка, позволяющая перейти на страницу просмотра задачи. Для более удобного представления задачи, в соответствии с их статусом, отмечены разным цветом:

  • зеленый - назначенные, но не принятые задачи;
  • черный - принятые задачи или задачи, которые уже выполняются;
  • красный - просроченные задачи;
  • серый - завершенные или приостановленные задачи;
  • оранжевый - отклоненные задачи или задачи, ожидающие контроля.

  Меню действий:

  

  • Просмотреть - переход к форме просмотра выбранной задачи;
  • Редактировать* - переход к форме изменения задачи;
  • Создать подзадачу - переход к форме создания подзадачи внутри выбранной задачи;
  • Создать быструю подзадачу - быстрое создание подзадачи прямо в списке задач;
  • Принять задачу - принятие задачи к исполнению;
    Примечание: Данный пункт меню не будет отображаться у сотрудника, если задача поставлена начальником какого-либо отдела. Другими словами задача от начальника принимается автоматически.

  • Отклонить - отклонение задачи;
  • Начать выполнение - начало выполнения задачи;
  • Завершить - завершение (закрытие) задачи;
  • Принять работу* - принятие выполненной сотрудником задачи, которая требует Проконтролировать результат выполнения;
  • Доделать* - повторная постановка задачи, которая требует Проконтролировать результат выполнения, сотруднику с целью ее доделывания;
  • Приостановить - временное приостановление задачи;
  • Удалить* - удаление задачи.
  Примечание: Пункты меню действий, отмеченные *, доступны только постановщику задачи.

  Статус выполнения задачи:

  • - задача ожидает принятия подчиненным*;
  • - выполненная задача ожидает принятия руководителем;
  • - требуется принять работу*;
  • - требуется принять задачу;
  • - задача выполняется;
  • - кнопка Начать выполнение, которая появляется после принятия задачи.
  Примечание: Статусы, отмеченные *, доступны только постановщику задачи.

  Меню выбора приоритета задачи:

  • - низкий приоритет;
  • - средний приоритет;
  • - высокий приоритет.

• Колонка Срок - отображается крайний срок выполнения поставленной задачи.

• Колонка Ответственный

  <имя_сотрудника> - ссылка, позволяющая перейти на личную страницу сотрудника, которому назначена задача.

• Колонка Постановщик

  <имя_сотрудника> - ссылка, позволяющая перейти на личную страницу сотрудника, который назначил задачу.

• Последняя колонка (безымянная)

  Меню выбора оценки выполненной задачи:

  • - нет оценки;
  • - положительная оценка;
  • - отрицательная оценка.
  Примечание: Если сотрудник является начальником отдела, то он может создавать задачи для своих подчиненных, выполнение которых будет включаться в отчет по эффективности. Тогда в этой колонке появится соответствующий флаг ( ), указывающий на то, что задача будет включена в отчет по эффективности.

  Также в меню оценок появится соответствующая опция (Включить в отчет по эффективности), для быстрого включения задачи в отчет прямо из списка задач:

  

  Флажок статуса завершения задачи:

  • - кнопка, позволяющая завершить задачу прямо из списка задач;
  • - иконка, информирующая о том, что задача завершена.

Для сортировки по какой-либо из этих колонок кликните на ее заголовок, после чего он изменит цвет фона. Также в нем будет отображено направление сортировки в виде символа ↑ или ↓.

Для отмены сортировки задач по какой-либо из колонок, используйте кнопку х.

Панель фильтра

Задачи в списке отображаются в соответствии с параметрами фильтра.

Форма фильтра имеет 2 режима представления: Обычный и Расширенный.

В нижней части формы фильтра в обоих режимах представления присутствует ссылка Отчеты, которая позволяет перейти к форме Отчет по эффективности.

Обычный режим представления формы фильтра

Этот режим представления используется для быстрой навигации среди задач (отображения в списке), в зависимости от их типа и статуса.

Фильтрация задач разбита на 2 блока:

1. причастность сотрудника к задаче
   • Мои задачи - все задачи, в которых вы выступаете в качестве ответственного или соисполнителя;
   • Я ответственный - задачи, которые были назначены только вам;
   • Я соисполнитель - задачи, которые были назначены вам и еще нескольким сотрудникам;
   • В отчете - задачи, которые были назначены вам и будут занесены в отчет по эффективности;
   • Созданные мной - все задачи, созданные вами;
   • Для отчета - задачи, созданные вами, которые будут заноситься в отчет по эффективности;
   • Наблюдаемые - все задачи, в которых вы, будете получать информацию о ходе задачи, поставленной другим сотрудником;
   • Все - все задачи, к которым вы причастны.
   Примечание: Количество задач в этом блоке отображается в зависимости от статуса, выбранного в нижнем блоке (Статусы).
   Примечание: После пункта Созданные мной, только для ваших личных задач (Личная страница – Задачи) сразу отображается количество задач этого типа, но с разными статусами (аналогично тем, что отображаются в блоке Статусы)

   

2. статус задачи
   • В работе:
   • Не принятые* - задачи, назначенные вам, которые еще не приняты вашим начальником;
   • Ждут контроля* - задачи, назначенные вами другому сотруднику, которые уже выполнены и требуют Вашего контроля;
   • Новые - задачи, которые поставлены сотрудником, но не приняты вами или задачи, которые Вы поставили сотруднику, но он их еще не просматривал;
   • Выполняются - задачи, которые выполняются на данный момент;
   • Принятые - задачи, которые были приняты сотрудником;
   • Просроченные - задачи, которые не были выполнены к указанному сроку;
   • Отложенные - задачи, выполнение которых приостановлено;
   • Завершенные - задачи, которые выполнены или задачи, ожидающие контроля;
   • Все - все задачи.
   Примечание: Статусы, отмеченные *, доступны только сотруднику, который может устанавливать в задачах опцию Проконтролировать результат выполнения.
   Примечание: Статусы, Ждут контроля и Не принятые, доступны только при выборе пункта Созданные мной в верхнем блоке.

   

Расширенный режим представления формы фильтра

Этот режим представления используется для поиска задачи по каким-либо параметрам.

Назначение большинства полей фильтра ясно из их названия. Опция показать задачи подчиненных позволяет отобразить задачи ваших подчиненных, если вы являетесь начальником подразделения.

Просмотр задачи

Описание задачи

Элементы управления задачей

Информационная панель

Сотрудник может просматривать только те задачи, к которым он причастен. Например, задачи, в которых он соисполнитель или задачи назначенные группе, в которой он состоит.

Для просмотра задачи кликните на ее заголовок в списке задач, после чего откроется страница просмотра задачи:

В верхней части страницы указан номер задачи и ссылки навигации:

• Добавить подзадачу - ссылка, позволяющая перейти к форме создания подзадачи, которая аналогична форме создания задачи;
• Вернуться к списку задач - ссылка, позволяющая перейти на страницу со списком задач;

Описание задачи

В центральной части страницы расположено описание задачи и поле тегов:

Если Вы являетесь создателем задачи для другого сотрудника, то в поле Теги будет доступна ссылка добавить, которая позволяет добавить теги к задаче. Подробнее про добавление тегов смотрите в разделе Создание задач.

Элементы управления задачей

Под описанием задачи расположены элементы управления:

• - кнопка Принять задачу, позволяющая принять назначенную задачу;
  Примечание: Данная кнопка не будет отображаться у сотрудника, если задача поставлена начальником какого-либо отдела. Другими словами задача от начальника принимается автоматически.

• - кнопка Завершить, позволяющая завершить выполнение задачи;
• - кнопка Начать выполнение, позволяющая начать выполнение задачи;
• - кнопка Отклонить, позволяющая отклонить назначенную задачу;
• Приостановить - ссылка, позволяющая временно приостановить выполнение задачи;
• Возобновить - ссылка, позволяющая продолжить выполнение приостановленной или завершенной задачи.

Если вы являетесь создателем задачи, то для вас будут доступны другие элементы управления задачей:

• * - кнопка Принять работу, позволяющая принять выполненную сотрудником задачу;
• * - кнопка Доделать, позволяющая повторно поставить сотруднику задачу с целью ее доделывания;
• Редактировать - ссылка, позволяющая перейти к форме создания/редактирования задачи;
• Принять работу - ссылка, позволяющая принять и закрыть выполненную сотрудником задачу;
• Возобновить - ссылка, позволяющая продолжить выполнение приостановленной или завершенной сотрудником задачи;
• Удалить - ссылка, позволяющая удалить задачу.

Под элементами управления расположена форма для комментариев, которая становится доступна по клику на ссылку Добавить комментарий или отчет:

В нее можно занести комментарии к поставленной задаче или же написать отчет о выполненной работе.

Информационная панель

В правой части страницы расположена информационная панель. В ней отображается основная информация о поставленной задаче и следующие элементы управления:

поле Крайний срок - позволяет изменить дату до, которой должна быть выполнена задача; Примечание: Крайний срок может изменить: постановщик задачи; сотрудник, которому назначена задача, но только если при её создании постановщик отметил опцию Разрешить ответственному менять сроки. поле Затрачено - позволяет изменить время, затраченное на выполнение задачи.

Создание задачи

Создание задач

Редактирование задач

Создание подзадач

Создание задач

Для создания новой задачи используйте ссылку на странице список задач.

После чего откроется форма Новая задача:

Ссылка Вернуться к списку задач, находящаяся над формой, позволяет перейти к просмотру списка задач.

• в поле Задача укажите название задачи.
  Примечание: Данное поле обязательно для заполнения.

• в поле Ответственный укажите сотрудника, которому назначается задача.

  Форма выбора позволяет:

  • выбрать сотрудника из списка последних сотрудников, которым назначались задачи с помощью кнопки Последние

    

  • выбрать сотрудника из структуры компании с помощью кнопки Выбрать из структуры

    

  • выбрать сотрудника с помощью поиска по его имени или фамилии

    

    Для того чтобы найти сотрудника, не обязательно нажимать на кнопку Поиск, просто начните писать его имя в поле Ответственный, после чего в форме будут динамически выводиться имена сотрудников, в зависимости от написанного.

  Для того чтобы изменить ответственного сотрудника, просто выберите другого в форме (при наведении курсора мыши, рядом с именем будет отображаться знак +)

  

• если вы хотите назначить несколько одинаковых задач разным сотрудникам, то отметьте опцию Копировать задачу нескольким ответственным и при помощи ссылки Изменить список ответственных укажите требуемых сотрудников:

  

  Работа с формой добавления сотрудников аналогична описанному выше, кроме некоторых дополнений:

  • Выбранные в любом из разделов формы сотрудники добавляются в список Выбранные (n), где n - общее количество выбранных сотрудников;

    

  • Уже выбранные сотрудники в форме добавления отмечаются серым цветом и, аналогично описанному выше, при наведении курсора мыши, рядом с их именами будет отображаться знак -, который позволяет удалить их из списка Выбранные;

    

  • Удалить сотрудников из списка Выбранные можно, выбрав его имя в форме (при наведении курсора мыши, рядом с именем будет отображаться знак -)

    

    или нажав на крестик рядом с именем;

    

  Для закрытия формы и сохранения списка выбранных сотрудников используйте кнопку .

  После чего будет создано несколько копий вашей задачи для каждого из сотрудников в виде подзадач:

  

  Иконка будет свидетельствовать о том, что задача содержит ее копии в виде подзадач.

• с помощью ссылки Постановщик можно изменить постановщика задачи, другими словами задача будет создана от имени другого сотрудника. По умолчанию там указано Ваше имя.
  Примечание: Например, можно создать самому себе задачу от имени другого пользователя, если он по каким-либо причинам не может ее создать.

• с помощью ссылки Соисполнители укажите, если необходимо, сотрудников, которые тоже будут выполнять эту задачу
• с помощью поля Приоритет задайте важность задачи
• если необходимо, то с помощью ссылки Теги и соответствующей формы добавьте к задаче необходимые теги.
  Примечание: Теги позволяют значительно упростить поиск задач с помощью расширенного режима представления формы фильтра.
  • Сначала теги необходимо создать.

    Для этого напишите требуемые теги через запятую в форме тегов и нажмите кнопку :

    

    после чего новые теги будут доступны сразу в форме выбора тегов:

    

  • Для того чтоб добавить теги к задаче, просто выберите их в форме тегов и нажмите кнопку .

  Примечание:

  • Для редактирования тегов в форме тегов нажмите кнопку после чего можно будет исправить теги в полях формы или удалить их с помощью кнопки х.

    

    Затем нажмите кнопку для сохранения внесенных изменений и возврата к форме выбора.

  • Для изменения тегов задачи используйте ссылку изменить, после чего в форме отметьте желаемые теги.

    

  • Для удаления тегов из задачи просто снимите отметки со всех тегов в форме.

• укажите Крайний срок выполнения задачи, если необходимо, с помощью календаря.

  С помощью ссылки планирование сроков можно указать дополнительные параметры касательно сроков выполнения задачи:

  

• установите опцию Разрешить ответственному менять сроки, если хотите, чтобы сотрудник смог изменять срок в поставленной ему задаче
• установите опцию Проконтролировать результат выполнения, если хотите проверять выполненные подчиненными задачи. При установленной опции, после выполнения задачи ответственном, она будет не закрыта, а будет ожидать вашего контроля. Об этом будет свидетельствовать соответствующий статус и цвет задачи в списке задач.
• если сотрудник является начальником отдела, то он может создавать задачи для своих подчиненных, выполнение которых будет включаться в отчет по эффективности. Для этих целей используется опция Включить задачу в отчет по эффективности.
• задайте Описание задачи в соответствующем поле
• с помощью списка Задача в группе (проекте) укажите группу, если необходимо, в которой будет создана задача.
• для задания дополнительных параметров задачи используйте ссылку Дополнительно:

  

  В поле Наблюдатели можно указать сотрудников, которые будут получать уведомления о ходе задачи, но не смогут участвовать. Уведомления буду приходить в качестве личных сообщений.

  Опция Повторять задачу каждый позволяет автоматически создавать новую (независимую) задачу (включая задачу нескольким ответственным) через заданные промежутки времени.

  

  В полях начать с и по указывается промежуток времени, в котором будет действовать повтор создания задачи с указанной выше периодичностью.

  С помощью ссылки Предыдущие задачи можно указать задачи, которые должны быть уже выполнены к моменту начала выполнения создаваемой задачи. Данная опция используется для отслеживания связей задач.

  С помощью ссылки Родительская задача можно указать задачу, по отношению к которой текущая задача будет создана в качестве подзадачи.

• нажмите кнопку для сохранения и постановки задачи.
  
  Для отмены внесенных изменений и возврата к списку задач используйте соответствующую ссылку.

Редактирование задач

Изменение задачи осуществляется аналогично ее созданию.

Перейти к форме редактирования задачи возможно:

• с помощью пункта меню действий Редактировать в списке задач;
• с помощью ссылки Редактировать в форме просмотра задачи.

Создание подзадач

Подзадачи удобно использовать для контроля выполнения сложных и больших задач. Для этого сложную задачу можно разбить на несколько простых. Также подзадачи можно создавать для разных сотрудников или отделов, что делает использование подздач в составе общей удобным решением.

Создать подзадачу возможно:

• в форме создания/редактирования задачи, указав с помощью ссылки Родительская задача задачу, по отношению к которой создаваемая задача будет являться подзадачей;
• на странице просмотра задачи с помощью ссылки Добавить подзадачу;
• с помощью ссылки Создать быструю подзадачу можно прямо в списке задач.

В результате в списке задач подзадача будет отображаться внутри задачи-родителя:

Пример работы с задачами

От имени руководителя Финансового отдела создадим важную задачу с конкретными сроками выполнения для сотрудников отдела Бухгалтерия, находящегося в Калининградском филиале компании. При этом информация о выполнении этой задачи должна будет поступать руководителю Финансового отдела в Москве.

Задача будет поставлена с возможностью контроля ее выполнения, и не будет закрыта, пока все сотрудники не выполнят ее и руководитель Финансового отдела не подтвердит это.

Также, каждый из сотрудников должен будет создать подзадачу внутри этой, в соответствии с его обязанностями.

Порядок действий по созданию задачи, для руководителя Финансового отдела

• Создадим новую задачу и укажем ее название и описание

  

• Установим Высокий приоритет задачи и опцию Копировать задачу нескольким ответственным

  

• После чего с помощью ссылки Изменить список ответственных выберем из структуры сотрудников отдела Бухгалтерия, для которых будут созданы копии задачи

  

• Создадим теги с помощью ссылки добавить и формы тегов

  

  и добавим их к задаче

  

• С помощью ссылки планирование сроков

  

  установим сроки выполнения задачи

  

  после чего получим следующее

  

• Установим опцию Проконтролировать результат выполнения для того, чтобы при завершении задачи сотрудником она не закрывалась, а ждала нашего контроля

  

• С помощью ссылки Дополнительно

  

  Развернем форму дополнительных параметров, в который выберем руководителя Финансового отдела в Москве, которому будет поступать информация о выполнении этой задачи.

  

• После указания всех параметров нажмем кнопку Поставить задачу

В результате у нас в списке задач появится новая задача с подзадачами

Которая будет выглядеть следующим образом при ее просмотре

Порядок действий по выполнению задачи, для сотрудника Финансового отдела

После постановки задачи руководителем отдела она появится в списке задач сотрудника

и при просмотре будет иметь следующий вид

Также сотрудник получит личное сообщение оповещающее о новой задаче.

• Приступим к выполнению задачи, нажав кнопку Начать выполнение
• С помощью ссылки Добавить комментарий или отчет добавим в отчет о проделанной работе

  

• В данном случае это будет описание и ссылка на файл с отчетом, который находится в личных файлах сотрудника

  

• Затем, с помощью кнопки Завершить «закроем» задачу.

  

Так как руководителем отдела была установлена опция Проконтролировать результат выполнения, то задача не будет завершена, о чем будет свидетельствовать соответствующий значок и цвет в списке задач

И только после проверки руководителем отдела, задача будет окончательно закрыта

Порядок действий по принятию задачи, для руководителя Финансового отдела

Как только сотрудник приступит к выполнению задачи, в списке задач будет отображен соответствующий значок

После того, как он выполнит ее и «закроет» (завершит), то в списке задач руководителя отдела будет отображено следующее

Что будет означать, что работа выполнена и требует контроля.

Руководитель может оценить работу сотрудника отправить на доработку или же принять ее

Экспорт задач

Экспорт списка задач в Outlook

Соединение задач с Microsoft Exchange

Экспорт списка задач в Outlook

Для двусторонней синхронизации задач портала с задачами MS Outlook необходимо:

• Воспользоваться ссылкой Экспорт списка в Outlook

  

• По этой команде запустится MS Outlook, при этом будет выведено следующее предупреждение:

  

• Нажмите кнопку Да для продолжения подключения задач, либо кнопку Дополнительно... для вызова диалога дополнительной настройки параметров:

  

• Введите Имя папки (название задач) и Описание задач и нажмите кнопку OK.

  В результате в MS Oulook будут добавлены задачи, в данном случае Мария Бражникова - Рабочие задачи:

  

  Примечание: Настройка экспорта производится только один раз, после чего задачи на портале будут автоматически синхронизироваться с MS Outlook.

При добавлении новой задачи в MS Outlook она будет автоматически добавлена в список задач на портале.

Для этого выполните следующее:

• В меню Создать выберите пункт Задача:

  

• Заполните поля: Назначено, Тема, Дата начала, Срок и Описание.

  

  Внимание! В поле Назначено необходимо указывать адрес электроннй почты пользователя портала. Для удобства можно импортировать контакты в адреную книгу MS Outlook и потом выбирать ответственного в поле Назначено уже из адресной книги.
• Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

После чего задача появится в списке задач в MS Outlook и на портале.

Соединение задач с Microsoft Exchange

Если администратор портала настроил и разрешил синхронизацию с Microsoft Exchange, то синхронизация задач Exchange и на портале будет происходить автоматически.

О правильной настройке соединения с Microsoft Exchange будет свидетельствовать баннер на странице Календарь:

Файлы

На странице Файлы содержится ваш персональный файловый архив, доступ к которому для других сотрудников вы можете определить самостоятельно в своих личных настройках (раздел Основное - ссылка Изменить настройки):

Операции с файлами на личной странице сотрудника аналогичны операциям, рассмотренным в разделе Документы.

Компания

Раздел предназначен для вывода всей необходимой информации о компании.

В данном разделе представлены следующие страницы:

Официально - официальная информация о событиях в компании, выходе нормативных документов, создании рабочих групп и прочем.

Календарь событий - информация о предстоящих и прошедших событиях в компании, таких как тренинги, собрания, корпоративные выезды и праздники

Наша жизнь - неофициальные новости и события компании (конкурсы, дни рождения, поздравления).

О компании - разделы, посвященные истории возникновения, руководству компании, а также ее миссии и стратегии развития.

Фотогалерея - здесь размещены фотоальбомы со снимками как с официальных мероприятий (конференции, тренинги), так и неофициальных (праздники).

Видеогалерея - архив различного видео.

Карьера, вакансии - здесь размещены актуальные на данный момент вакансии компании, с возможностью заполнения и отправки на них резюме.

Новости отрасли - новостная лента о происходящих событиях в стране и мире по отрасли, в которой работает компания.

Экстранет - данный пункт присутствует, если установлен модуль Экстранет - расширение корпоративного портала, которое позволяет компании осуществлять конфиденциальную связь с поставщиками, дистрибуторами и другими внешними пользователями без доступа к внутрикорпоративной информации.

Контакты - адреса, телефоны, схемы проезда к офисам комании.

Реквизиты - номера банковских счетов, юридические адреса компании.

Скачать материалы главы в формате PDF

Функционал раздела

Сотрудникам с разными правами доступа доступен различный функционал страниц портала. Ниже в таблице приведены функции (Функционал), соответствующие различным группам сотрудников (Права пользователя), и указано, на какой странице раздела Компания можно этим функционалом воспользоваться (Страница).

Функционал Страница Права пользователя Просмотр новостей компании Официально Сотрудники Создание новости компании Официально Отдел кадров Управление новостями компании Страница Контент > Новости > Официальная информация в административной части Отдел кадров Просмотр информации в подразделе Подраздел Компания сегодня Сотрудники Редактирование информации в подразделе Подраздел Компания сегодня Администрация портала Просмотр новостей Наша жизнь Наша жизнь Сотрудники Создание новости Наша жизнь Наша жизнь Отдел кадров Управление новостями Наша жизнь Страница Контент > Новости > Наша жизнь в административной части Отдел кадров Просмотр новостей RSS Новости отрасли Сотрудники Настройка RSS Новости отрасли Сотрудники Сохранение текущих настроек RSS как настроек по умолчанию Новости отрасли Отдел кадров Просмотр календарей событий компании Календарь событий Сотрудники Экспорт календарей в формате iCal Календарь событий Сотрудники Импорт событий из календаря компании Календарь событий Отдел кадров Подключение календарей Календарь событий Сотрудники Создание событий в календаре компании Календарь событий Отдел кадров Просмотр фотогалереи компании Фотогалерея Сотрудники Управление фотогалерей Фотогалерея Администрация портала Просмотр видео Архив видео Сотрудники Добавление видео Архив видео Отдел кадров Управление видеоархивом Страница Контент > Сервисы > Видео архив > Видео в разделе Компания в административном разделе Отдел кадров Просмотр Вакансий Вакансии Сотрудники Управление Вакансиями Страница Контент > Сервисы > Вакансии в административном разделе Отдел кадров Заполнение формы резюме Вакансии Сотрудники Редактирование формы резюме Страница Сервисы > Веб-формы > Настройка форм в административном разделе. Администраторы Просмотр Контактов Контакты Сотрудник Редактирование Контактов Контакты Отдел кадров Просмотр Реквизитов Реквизиты Сотрудник Редактирование Реквизитов Реквизиты Отдел кадров

Управление новостями

В разделе Компания, на страницах Официально и Наша жизнь сотрудник с обычными правами может ознакомится с новостями. А сотрудник обладающий правами не ниже Отдел кадров, может добавлять новости и управлять ими.

• Добавление новостей
• Административный раздел

Добавление новостей

Для создания новостей воспользуйтесь кнопкой Добавить новость: .

После нажатия кнопки появится окно добавления новости:

Галочка у надписи Информация опубликована означает, что введенная новость будет сразу опубликована на портале и видна всем сотрудникам, имеющим права на просмотр новостей. Если вы пока не хотите, чтобы новость была сразу доступна для просмотра, то галочку следует снять.

Тип информации - нажмите на пиктограмму стрелочки и выберите категорию вашей новости (по умолчанию выставляется Новости):

Дата сообщения - нажмите на пиктограмму календаря и укажите дату, за которой будет значится данная информация.

Помните, что новости располагаются на странице в порядке убывания даты, а не в порядке добавления.

Обязательно укажите название вашей новости в одноименном поле.

В поле Описание для списка документов введите описание добавляемой информации, которое будет отображаться в общем списке новостей. Описание можно вводить в трех режимах, переключение между которыми осуществляется с помощью радиокнопок:

На вкладке Подробности в поле Картинка выберите изображение, которое будет показываться при детальном просмотре добавляемой информации.

В поле Теги через запятую введите слова или словосочетания, характеризующие, либо описывающие, добавляемую информацию, что поможет правильно ее индексировать при поисковых запросах:

Поставьте галочку справа от поля, если хотите чтобы теги сортировались по имени.

В поле Подробный текст, аналогично Описанию для списка документов, введите подробную информацию о добавляемой информации, которая будет отображаться при детальном просмотре.

Административный раздел

Если вы обладаете правами не ниже Отдел кадров, то вы можете воспользоваться функционалом управления новостями. Для этого нажмите кнопку .

Нажатие на нее приведет а административный раздел управления новостями:

Чтобы добавить новость, нажмите

Для управления уже имеющимися новостями нажмите на пиктограмму слева от заголовка нужной новости, после чего откроется меню:

Для выполнения операций сразу над несколькими новостями, отметьте галочками в поле слева нужные вам новости, и в Панели групповых операций выберите требуемое действие:

Панель групповых операций будет активна только в том случае, если уже отмечены какие-либо новости.

Для поиска нужных новостей среди большого количества имеющихся, можно использовать Фильтр новостей:

В поле Название введите заголовок новости или его часть и нажмите Найти. После щелчка фильтр оставит только те новости, названия которых содержат введенные слова.

Можно задать и другие условия поиска, например по дате последнего изменения. Для этого нужно нажать на пиктограмму со стрелкой, направленной вниз, это откроет все условия поиска:

Чтобы скрыть все доступные условия поиска, нажмите на пиктограмму со стрелкой, направленной вверх.

Для добавления полей с дополнительными условиями поиска непосредственно на панель фильтра, нажмите и выберите необходимые условия:

Выбранное условие отобразится на фильтре и такой вид фильтра будет сохранен для данной страницы административного раздела.

Чтобы убрать дополнительные условия поиска с фильтра, кликните по кнопке Дополнительно и для снятия галочек снова нажмите на необходимые пункты.

Для создания новых типов новостей и страниц для их просмотра (доступно для администраторов):

• создайте новый инфоблок;.
• cоздайте новую страницу в нужном разделе;
• разместите на странице комплексный компонент Новости;
• в настройках компонента укажите на только что созданный инфоблок и сохраните внесенные изменения.

Новости отрасли

На странице выводятся новости отрасли, получаемые из интернета. При достаточном уровне прав сотрудник может настроить получение новостей.

Новости отрасли можно сформировать путем настройки гаджета RSS новости на импорт новостей с какого-либо сайта в RSS-формате:

• Введите произвольное название в поле Название гаджета.
• Укажите сколько новостей показывать на странице в поле Количество новостей.
• Укажите ссылку на RSS новости какого-либо сайта в поле Ссылка на RSS ленту.
• Закончив настройку, нажмите ОК.

Чтобы скрыть показываемые новости, нажмите .

Чтобы удалить гаджет со страницы, нажмите .

Чтобы вернуть первоначальные настройки страницы (например если вы случайно удалили гаджет), нажмите .

Если вы обладаете правами не ниже Отдел кадров, то вам будет доступна кнопка . Нажав на нее, и подтвердив свое решение кликнув ОК в появившемся окне, вы сделаете текущие настройки настройками по умолчанию.

В разделе Новости отрасли отображаются только заголовки новостей, для более подробного просмотра кликните по понравившейся новости, откроется анонс новости и станет доступна ссылка Подробнее, после нажатия которой откроется страница детального просмотра новости на новостном сайте:

Календарь событий

Корпоративный портал дает возможность просматривать график грядущих и прошедших событий с помощью средства Календарь событий. Здесь рассказывается о том, какие возможности имеются у этого средства и как с ними работать.

Управление календарями

Для вывода данных того или иного календаря в общей сетке, следует установить галочку в строке с именем нужного календаря.

Для добавления календаря воспользуйтесь ссылкой Добавить календарь.

Для подключения к календарю компаний календарей сотрудников воспользуйтесь кнопкой Настроить в Избранные календари.

Для экспорта календарей в MS Outlook воспользуйтесь кнопкой Соединить с выбором нужного календаря в выпадающем списке:

Управление событиями

Для добавления событий в календарь воспользуйтесь кнопкой Добавить событие: и заполните необходимые поля в форме:

или нажмите Добавить событие с использованием планировщика : , и пошагово создайте событие с помощью мастера.

Фотогалерея и Видеогалерея

Фото и видеогалерея обеспечивают хранение, вывод и управление фотографиями и видеоматериалами соответственно. Управление интуитивно понятно и не должно вызвать особых сложностей.

Работа с фотогалереей

Подробную информацию по работе с Фотогалереей, смотрите в уроке Фотогалерея главы Личная страница.

Работа с видеогалереей

Чтобы добавить видео, вы должны обладать правами не ниже Отдел кадров. Нажмите следующую кнопку:

Появится окно добавления нового видео:

На вкладке Видео-ролик укажите следующие параметры:

• Название - единственное обязательное к заполнению поле. Укажите как называется добавляемый ролик.
• Файл - нажав Обзор можно выбрать видеофайл, однако для этого нужно настроить соответствующие права, обратитесь к администратору.
• Длительность - указывается продолжительность видеоролика.
• Изображение для списка - выберите картинку, которая будет представлять видео-ролик в общем списке.
• Краткое описание - введите информацию о видео, которая будет видна в анонсе. Это можно сделать в трех режимах: Текст, HTML, Визуальный редактор.

Если вы обладаете правами доступа на корпоративный портал не ниже Отдел кадров, то для получения доступа к управлению видео, нажмите следующую кнопку:

Откроется административный раздел управления видео:

Управление видео через административный раздел аналогично управлению новостями, описанному здесь.

Карьера, вакансии

• Добавление вакансии
• Управление вакансиями

У каждой компании есть потребность в персонале. На смену ушедших сотрудников или на новые должности. Для объявления открытых вакансий есть страница Карьера, вакансии. Обычный сотрудник может ее просматривать и заполнять форму резюме, изменять данные могут сотрудники с уровнем прав не ниже Отдел кадров.

Добавление вакансии

Добавление вакансии осуществляется с помощью кнопки Добавить Вакансию:

.

После нажатия появится окно добавления вакансии:

В форме добавления вакансии присутствуют несколько вкладок.

Вкладка Вакансия

• Вакансия активна - снимите галочку, если хотите чтобы вакансия отображалась только в административном режиме.
• Индекс сортировки в списке вакансий - данный параметр настраивается администратором и определяет очередность следования вакансии в общем списке.
• Название вакансии - единственное обязательное к заполнению поле, в котором следует написать должность добавляемой вакансии
• В случае необходимости, можно указать принадлежность к офису, в полях Офис и Департамент

Вкладка Анонс для списка

Описание для показа в списке - введите информацию о вакансии, которая будет отображаться в анонсе. Это можно сделать в трех режимах: Текст, HTML, Визуальный редактор.

Вкладка Вакансия подробно

Здесь введите подробную информацию о добавляемой вакансии. Это также можно сделать в трех режимах: Текст, HTML, Визуальный редактор.

Вкладка Категории

Левым щелчком мыши выделите нужный раздел, куда вы хотите добавить вакансию:

Для добавления вакансии нажмите Сохранить.

Управление вакансиями

Управление вакансиями осуществляется по кнопке Вакансии: .

После нажатия вы попадете в административный раздел управления вакансиями:

Управление вакансиями через административный раздел аналогично управлению новостями, описанному здесь.

Чтобы отредактировать стандартную форму резюме обратитесь к администратору.

Справочные страницы

В разделе Компания есть несколько страниц, которые несут только информационную нагрузку, это:

• Страница Экстранет - статическая, на ней можно получить основную информацию об Экстранете

  Примечание: присутствие данного модуля в системе, и страницы о нем в разделе Компания, зависит от редакции установленного Корпоративного портала. Они доступны для редакций, начиная с Совместная работа.

• Контакты - на данной странице представлена статическая информация о том, как можно связаться с компанией.
• Реквизиты - здесь представлены банковские реквизиты компании

Сотрудники

Раздел предназначен для вывода всей необходимой информации о сотрудниках и структуре компании.

В разделе представлены следующие страницы:

• Поиск сотрудника - здесь вы можете найти сотрудника иили узнать краткую информацию о нем.
• Телефонный справочник - на данной странице представлены телефоны всех сотрудников компании.
• Структура компании - приведено наглядное представление иерархии филиалов, подразделений и отделов компании.
• Визуальная структура - наглядное графическое представление иерархии филиалов, подразделений и отделов компании в виде схемы.
• Для каждого сотрудника доступна Личная страница, на которой представлена как служебная, так и личная информация о нем. Сотрудник может заводить друзей, организовывать группы, размещать фотографии, создавать темы на форуме и сообщения в блоге, управлять задачами, персональными календарями событий и файловым хранилищем.
• Кадровые изменения - тут вы можете отследить изменения, произошедшие в карьере сотрудников.
• Отсутствия сотрудников по каким-либо причинам фиксируются в Графике отсутствий.
• Отработанные часы за каждый день можно посмотреть на странице Рабочее время.
• Провести оценку производительности на основе отчетов можно на странице Эффективность.
• Доска почета - на этой странице вы увидите сотрудников с особыми заслугами.
• Дни рождения - здесь вы можете поздравить сотрудника с Днем рождения или посмотреть, у кого день рождения в ближайшее время.
• Планирование времени - на этой странице представлена статическая информация, рассказывающая о том, как организовать общее для всех сотрудников событие с учетом свободного времени каждого.
• Интеграция с Outlook - тут представлена статическая информация о том, как синхронизировать работу в портале с Microsoft Outlook.
• Если вы новый сотрудник компании, то рекомендуется в первую очередь посетить страницу Для новых сотрудников, где представлена информация и ссылки для скорейшего ознакомления новичка с основами работы в корпоративном портале.

Скачать материалы главы в формате PDF

Функционал раздела

Сотрудникам с разными правами доступа доступен различный функционал портала. Ниже в таблице приведены функции (Функционал), соответствующие различным группам сотрудников (Права пользователя), и указано, на какой странице раздела Сотрудники можно этим функционалом воспользоваться (Страница).

Функционал Страница Права пользователя Добавление сотрудника Поиск сотрудника, Телефонный справочник Отдел кадров Управление сотрудниками Настройки > Пользователи > Список пользователей в административной части Отдел кадров Импорт сотрудников Настройки > Пользователи > Импорт пользователей в административной части Администраторы Экспорт сотрудников в Outlook Структура компании Сотрудники Экспорт сотрудников в Excel Поиск сотрудника, Телефонный справочник Сотрудники Поиск сотрудника Поиск сотрудника, Телефонный справочник Сотрудники Добавление подразделения Структура компании Отдел кадров Изменение подразделения Структура компании Отдел кадров Управление подразделениями Контент > Оргструктура > Подразделения в административной части Отдел кадров Добавление гаджета на рабочий стол Личная страница Администрация портала Сохранение текущих настроек рабочего стола как настроек по умолчанию Личная страница Администрация портала Сброс текущих настроек рабочего стола Личная страница Администрация портала Добавление записи о кадровом изменении Кадровые изменения Администраторы Управление записями о кадровых изменениях Контент > Оргструктура > История состояний в административной части Администраторы Добавление отсутствия сотрудника График отсутствий Отдел кадров Экспорт записей об отсутствиях График отсутствий Отдел кадров Добавление записи на доску почета Доска почета Отдел кадров Управление доской почета Контент > Оргструктура > Доска почета в административной части Отдел кадров

Поиск сотрудника

С помощью этой страницы можно легко найти нужного сотрудника. Функционал страницы зависит от уровня прав доступа.

• Поиск сотрудника
  • Поиск по алфавиту
  • Поисковая панель
• Управление сотрудниками
• Экспорт в Excel
• Синхронизация с Outlook
• Синхронизировать CardDAV

Поиск сотрудника

Щелкнув по пункту Поиск сотрудника, на открывшейся странице вы увидите перечень сотрудников компании, расположенный в алфавитном порядке:

При нажатии на ссылку Написать сообщение появится окно отправки сообщений. Подробнее об отправке сообщений вы можете прочитать на странице переписка с пользователями.

По ссылке Видеозвонок вы можете организовать видеоконференцию или сделать одиночный видеозвонок. Подробнее об этом в разделе Видеоконференции

Поиск по алфавиту

Возможен поиск сотрудников по алфавиту. Для этого предназначена Алфавитная строка:

Если выбрать букву в строке, то будут отображены только те сотрудники, фамилии которых начинаются с выбранной буквы.

Для переключения режимов вывода результатов служат кнопки Список и Таблица, расположенные на контекстной панели:

Поисковая панель

Для поиска сотрудника возможно использование специальной панели поиска:

Чтобы начать поиск заполните любые поля формы, выберите в каком подразделении производить поиск, нажав пиктограмму стрелочки ()

Чтобы выполнить поиск только по вашему офису, поставьте галочку в поле мой офис.

Чтобы искать только тех сотрудников, кто сейчас на на портале, отметьте опцию в онлайне.

Управление сотрудниками

Если вы состоите в группе с уровнем доступа к порталу не ниже Отдел кадров, то над панелью поиска будет доступна кнопка Управление сотрудниками:

Кликнув по кнопке Управление сотрудниками вы попадете в административный раздел настройки доступных вам пользователей, включая и вашу учетную запись:

Подробнее о работе с учетными записями в административном разделе смотрите в курсе Администрирования портала.

Экспорт в Excel

Результаты поиска можно экспортировать в файл MS Exсel с помощью ссылки

После клика по ссылке появится диалоговое окно загрузки файла:

При нажатии кнопки Открыть будет запущен MS Excel и в нем показаны результаты поиска в соответствующем формате. Если вы хотите сохранить результаты в формате .xls на локальном носителе, нажмите Сохранить, и выберите подходящее место для сохранения файла.

Синхронизация с Outlook

Также вы можете выполнить экспорт сотрудников в MS Outlook с помощью ссылки

В результате экспортированный список в MS Outlook будет иметь следующий вид:

Дополнительно об интеграции с Outlook смотрите на странице портала Интеграция с Outlook.

Синхронизировать CardDAV

Пройдя по данной ссылке, вам откроется окно следующего вида:

На ней представлена статическая информация о том, как с помощью модуля DAV синхронизировать календари и контакты сайта с любыми программами и устройствами, поддерживающими протоколы CalDAV и CardDAV. Эти протоколы поддерживают, например, мобильные устройства iPhone и iPad. Так же поддержка протоколов присутствует в программах Mozilla Sunbird, eM Client и некоторых других.

Телефонный справочник

На странице Телефонный справочник представлены телефоны всех сотрудников компании:

Изначально сотрудники отсортированы по подразделениям, однако возможна сортировка по алфавиту и с помощью Панели поиска. Подробнее это описано на странице Поиск сотрудника.

О добавлении\управлении сотрудниками, экспорте данных в MS Excel вы можете узнать также на странице Поиск сотрудника.

О синхронизации данных с MS Outlook можно прочитать на странице портала Интеграция с Outlook.

О синхронизации CardDav можно узнать из урока Поиск сотрудника.

Структура компании

На странице Структура компании наглядно представлена иерархия офисов, подразделений и отделов компании.

• Структура компании
• Добавлениеуправление сотрудниками
• Добавлениеизменение подразделения
• Управление подразделениями
• Экспорт в Outlook

Структура компании

Используя структуру компании, вы можете быстро найти необходимое вам подразделение или отдел, а также сотрудника, выполняющего обязанности в рамках отдела.

По клику на ссылку с отделом будет отображен список сотрудников отдела:

Добавлениеуправление сотрудниками

Функционал кнопок Добавить сотрудника и Управление сотрудниками, которые будут доступны после того, как вы перейдете в какой-либо отдел компании, подробно разобран на странице Поиск сотрудника.

Добавлениеизменение подразделения

С помощью кнопки можно добавить в структуру компании подразделение. После клика по кнопке откроется окно:

Заполните следующие поля:

• Раздел активен - снимите галочку, если хотите чтобы добавляемое подразделение было видимо пока только в административном разделе.
• Родительский раздел - нажмите на и выберите вышестоящий по иерархии отдел компании.
  Примечание: по умолчанию родительским разделом выбран тот, из которого был осуществлен переход к форме добавления нового подразделения.

• Название - обязательное к заполнению поле, введите заголовок нового подразделения.
• Изображение - здесь вы можете выбрать картинку, представляющую создаваемое подразделение.
• Описание - введите информацию о создаваемом подразделении, которая будет видна при его детальном просмотре. Ввод описания возможен в трех режимах: Текст, HTML, Визуальный редактор. Подробнее о каждом вы можете узнать из раздела Визуальный редактор курса Контент-менеджер.

На вкладке Дополнительно можно настроить следующие параметры:



• Сортировка - число в поле влияет на порядок отображения подразделения в списке одноуровневых подразделений. Данный параметр настраивается администратором.
• Символьный код - набор символов, идентифицирующий подразделение. Данное поле заполняется администратором.
• Детальная картинка - здесь вы можете выбрать изображение для вашего подразделения.

На вкладке Доп. свойства вам откроются следующие настройки:



• Добавить пользовательское свойство - функционал данной ссылки доступен только администраторам.
• Руководитель - выберите управляющего вашим подразделением, нажав на кнопку , после чего появится окно с представленным там иерархическим деревом сотрудников:

  Отметьте подходящего сотрудника, щелкнув по нему левой кнопкой мыши и затем нажмите Выбрать.
  

  Тот же результат дает двойной щелчок левой кнопки мыши по нужному сотруднику. В результате в текстовом поле справа от надписи Руководитель отобразится ID выбранного пользователя:

  

  Кликнув на саму подпись поля Руководитель вы попадете в административный режим редактирования данного поля.

  Примечание: редактирование поля Руководитель доступно для пользователей с правами Отдел кадров и выше.
• Учет рабочего времени - нажав на пиктограмму стрелочки вы можете выбрать, подсчитывать ли на портале рабочее время сотрудников подразделения:

  

• Максимальное время начала рабочего дня - в указанном формате напишите самое позднее время, с которого сотрудникам добавляемого подразделения будет разрешено начать рабочий день нажатием соответствующей кнопки на портале.
• Минимальное время завершения рабочего дня - в указанном формате напишите минимальное время суток, в которое сотрудникам добавляемого подразделения будет разрешено завершить рабочий день нажатием соответствующей кнопки на портале.
• Минимальная продолжительность рабочего дня - в указанном формате введите минимально допустимую продолжительность рабочего дня для сотрудников добавляемого подразделения.

Нажав на кнопку вы всегда можете изменить параметры, описанные выше.

Управление подразделениями

После клика по кнопке будет открыт административный раздел управления подразделениями:



Подробнее о работе в административном разделе смотрите в курсе Администрирования портала, в разделе типовых операций с инфоблоками.

Экспорт в Outlook

О ссылке Экспорт сотрудников в Outlook смотрите на странице Поиск сотрудника.

Внимание! Для полноценной интеграции КП с Outlook требуется версия Outlook 2007.

Визуальная структура

На данной странице дано графическое представление структурной организации компании:



Каждый прямоугольник обозначает одну структурную единицу иерархии компании:

Помимо названия, в нем указано: 1 - имя руководителя данной струтурной единицы. 2 - количество сотрудников в отделефилиаледепартаменте, включая руководителя.

При наведении стрелки мыши на имя руководителя или на показываемое количество сотрудников, отобразится подробная информация:



По клику на ссылку с именем руководителя (1) будет отображена страница профайла руководителя:

У некоторых прямоугольников подразделений в нижней части присутствует стрелочка, указывающая на то, что в данном случае есть еще и вложенная структура, посмотреть которую можно, щелкнув левой кнопкой мыши по этой стрелке:



По клику на ссылку с названием отдела будет отображен список сотрудников отдела, начиная с руководителя:



Личная страница

Для каждого сотрудника доступен раздел Личная страница, на котором представлена как служебная, так и личная его информация.

Раздел Личная страница и его возможности описаны в специальной главе учебного курса.

Добавление сотрудника

Если вы состоите в группе с уровнем доступа к порталу как минимум Отдел кадров, то над панелью поиска на страницах Поиск сотрудника и Телефонный справочник будет доступна кнопка Добавить сотрудника:



После клика по кнопке Добавить сотрудника, откроется окно для добавления пользователя:






Вкладка Пользователь

Заполните поля:

• Активен - снимите галочку, если хотите чтобы пользователя можно было увидеть только из административного раздела.
• Имя, Фамилия, Отчество - не являются полями, обязательными к указанию значений, заполните их, если считаете нужным.
• E-Mail - укажите электронный адрес нового сотрудника (обязательное к заполнению поле).
• Логин - имя сотрудника для отображения в системе, минимум 3 символа (обязательное к заполнению поле).
• Новый пароль - введите пароль для входа в систему под указанным логином (обязательное к заполнению поле).
• Подтверждение нового пароля - подтвердите правильность пароля, введя его еще раз (обязательное к заполнению поле).
• Сайт по умолчанию для уведомлений - нажмите на и выберите сайт, на который будут приходить почтовые уведомления.
• Оповестить пользователя - при отмеченной опции на указанный e-mail придет письмо с уведомлением о регистрации на корпоративном портале.

Вкладка Группы

На вкладке Группы вы можете причислить добавляемого сотрудника к какой-либо доступной вам группе:



Нажмите кнопку и с помощью календаря выберите период, в течении которого сотрудник будет идентифицироваться как член этой группы:



Для выбора даты достаточно кликнуть по ней левой кнопкой мыши.

Для перехода к другому дню/месяцу/году используйте кнопки навигации в виде стрелок, расположенные рядом с текущей датой:



Нажав на стрелочку внизу календаря вы можете указать период активности с точностью до секунд:



Вкладка Личные данные и Работа

На вкладках Личные данные и Работа можно указать персональную информацию о работнике.

Поля для заполнения на данных вкладках интуитивно понятны и аналогичны таковым при добавлении контакта в модуле CRM.

Вкладка Рейтинг

Данная вкладка имеет смысл, если на корпоративном портале включен функционал рейтингов (по умолчанию он отключен). По данному вопросу обратитесь к администратору.

Вкладка Блог

Если вы обладаете правами не ниже Администрация портала, то на вкладке Блог можете настроить профиль пользователя для общения в блогах:



Заполните следующие поля:

• Псевдоним - введите имя, которое будет показываться для сотрудника при написании сообщений в блогах.
• Пояснение - введите пояснение к псевдониму.
• Интересы - укажите увлечения пользователя.
• Аватар - нажмите Обзор и выберите картинку, которая будет рядом с именем пользователя в блогах.

Вкладка Форум

Если вы обладаете правами не ниже Администрация портала, то на вкладке Форум можете настроить профиль пользователя для общения на форумах:



Укажите следующие параметры:

• Разрешено писать - снимите галочку, если пока не хотите, чтобы добавляемый пользователь мог писать на форуме.
• Не показывать в списке "Сейчас на форуме" - отметьте данную опцию, если хотите скрывать нахождение пользователя на форуме.
• Включать свои сообщения в рассылку - при отмеченной опции пользователи, которые подписаны на информирование о новых сообщениях на форуме, будут получать уведомление о том, что данный пользователь оставил сообщение.
• Показывать имя - снимите галочку, если хотите чтобы в в качестве имени пользователя на форуме отображался логин.
• Пояснение - при желании введите свое пояснение.
• Интересы - укажите увлечения пользователя.
• Подпись - вы можете указать подпись, которая будет отображаться под вашими сообщениями на форуме.
• Аватар - нажмите Обзор и выберите картинку, которая будет рядом с именем пользователя на форуме.

Закладки Обучение и Заметки также настраиваются администраторами.

Вкладка Доп. свойства

На данной вкладке вы можете настроить следующие параметры:



• Подразделения - здесь можно выбрать, в какие подразделения входит добавляемый сотрудник. Для этого выделите нужное подразделение левым щелчком мыши. Для того, чтобы выделить несколько подразделений, зажимайте Ctrl.
  Внимание! Если в поле Подразделения оставить нет, то добавленного сотрудника можно будет увидеть только из административного раздела.

• Внутренний телефон - при наличии укажите телефон сотрудника внутри подразделения.
• Пользователь из 1С - опция отмечается для сотрудников, полученных импортом из 1С.
• ИНН - введите ИНН добавляемого сотрудника.
• Район - укажите район проживания сотрудника.
• Skype - здесь можно ввести имеющийся никнейм сотрудника для общения по протоколу Skype.
• О значениях оставшихся полей смотрите в уроке Структура компании.
Примечание: в дальнейшем вы можете поменять параметры вводимого пользователя, если обладаете достаточными для этого правами.

Кадровые изменения

С помощью средств системы, на странице Кадровые изменения отображаются все кадровые изменения и перестановки сотрудников в рамках компании. Если в карьере сотрудника произошло изменение, то на странице отображается его визитная карточка с датой и типом кадрового изменения:



Вы можете просматривать произошедшие кадровые перестановки не все сразу, а для отдельно взятого подразделения. Для этого с помощью выпадающего списка, нажав на , укажите подразделение, и нажмите кнопку Найти:



График отсутствий

Выяснение кто есть на месте и когда будет – одна из постоянных задач, которые приходится решать любому сотруднику. Для таких задач в корпоративном портале используется инструмент Календарь. Для контроля за отсутствием сотрудников создана специальная страница которая так и называется График отсутствий.

На этой странице автоматически выводится вся информация об отсутствиях работников на рабочем месте. Отсутствия можно проконтролировать, рассортировав все данные по данным отдела кадров (это, как правило, отпуска и отгулы) и по личным календарям (как правило, командировки, работа вне офиса и «отпросились»).

• Представление отсутствий
• Добавление отсутствия
• Экспорт в файл

Отсутствия сотрудников компании на рабочем месте по каким-либо причинам фиксируются в Графике отсутствий.



Представление отсутствий

Можно выбрать одно из трех представлений отсутствия сотрудников: День, Неделя и Месяц. То представление, которое выбрано в данный момент, выделено более темным цветом.

Чтобы не загромождать сетку таблицы при просмотре отсутствий за месяц, в ней не отображаются отсутствия длительностью менее суток.

При наведении курсора мыши на отсутствие какого-либо сотрудника, отображается краткая информация об отсутствии:



По ссылке с именем сотрудника осуществляется переход на его личную страницу.

Дату, относительно которой выводится график отсутствий, можно выставить, нажав кнопку на Контекстной панели, и выбрав нужную дату в выпадающем календаре:



Для перехода к другому дню/месяцу/году используйте кнопки навигации, расположенные рядом с текущей датой:



Причины отсутствий сотрудников могут быть разными. В "1С-Битрикс: Корпоративный портал" причины называют типами отсутствий.

Для каждого типа отсутствия используется свое цветовое обозначение. C помощью кнопки Типы отсутствий, расположенной на контекстной панели, вы можете установить фильтр по типам отсутствий, сняв галочки с тех типов отсутствий, которые вас не интересуют:



По умолчанию график строится по отсутствующим сотрудникам всех подразделений компании. При необходимости вы можете просматривать график только по некоторому подразделению, в этом случае необходимо указать его с помощью выпадающего списка поля Подразделение на контекстной панели:



Добавление отсутствия

Добавить собственное отсутствие в график сотрудник может посредством личного календаря. Подробней о работе с личным календарем смотрите на странице Календарь раздела Личная страница.

Если пользователь портала обладает правами не ниже Отдел кадров, то ему будет доступна кнопка:



После клика по кнопке Добавить отсутствие откроется окно:



Заполните следующие поля:

• Чтобы выбрать соответствующего сотрудника, нажмите на кнопку рядом с одноименным полем, появится окно следующего вида:

  

  В раскрывающихся списках найдите нужного сотрудника, щелкните по нему левой кнопкой мыши и нажмите Выбрать.

• Выберите Тип отсутствия, нажав на пиктограмму и выбрав значение в выпадающем списке.
• Обязательно заполните поле Причина отсутствия.
• Укажите Период отсутствия, заполнив поля Начало и Окончание с помощью календарей. О том, как работать с календарями, вы можете прочитать на странице Поиск сотрудника.

Чтобы добавить отсутствие в график нажмите кнопку Сохранить.

Экспорт в файл

Если пользователь портала обладает правами не ниже Отдел кадров, то ему будет доступна кнопка: , с помощью которой можно выгрузить в файл содержимое инфоблока График отсутствий.

После нажатия кнопки появится окно:



Настройте, или оставьте по умолчанию следующие параметры выгрузки:

1. Задайте свойства формата файла:
   • Разделитель полей - выберите знак, который будет отделять значения полей записи в одной строке. Вы можете выставить свой знак, введя его в текстовое поле рядом с опцией Другой.
   • Первая строка содержит имена полей - снимите галочку, если не хотите, чтобы поля со значениями были подписаны.
2. Задайте соответствие полей в файле полям в базе:
   • Выгружать - снимите галочку, если не хотите, чтобы значения данного поля выгружались в файл.
   • Название поля - здесь указывается как фактическое название поля на русском, так и идентифицирующее в системе имя поля на латинице.
   • Порядок - число указывает очередность следования поля в общем списке слева направо.
3. Сохранить файл данных как...

   

   Укажите путь и имя файла данных.

Для выгрузки данных нажмите Сохранить, после чего появится окно, в котором отобразится информация о количестве выгруженных строк:



Если вы хотите открыть или сохранить файл на своем компьютере, нажмите на подсвеченные синим цветом имя файла и путь к нему, после чего откроется диалоговое окно:

Если вы хотите открыть файл, нажмите Открыть, для сохранения файла - Сохранить, после чего в появившемся окне выберите место на вашем компьютере и снова кликните Сохранить.



Рабочее время

Страница Рабочее время - часть инструмента Учет рабочего времени. На этой странице выводится статистика рабочего времени сотрудников отдела:



Детально о странице смотрите в главе Учет рабочего времени в уроке Отчет по рабочему времени.

Эффективность

• Отчет по эффективности
• Фильтр

Отчет по эффективности

На данной странице портала выводятся сведения об эффективности сотрудников на основе задач, включенных в отчет по эффективности:



Задачи, не включенные при постановке в отчет по эффективности, не будут учитываться при расчетах эффективности.

Примечание: кроме случая, когда отмечена опция показать отчет для всех задач, о которой читайте ниже.

О включении задач в отчет по эффективности читайте в уроке Создание задачи.

Рассмотрим подробнее столбцы таблицы:

• Новые - число задач, созданных за период, указанный в фильтре.
• В работе - количество задач, которые были активны в период, указанный в фильтре.
• Выполнено - число задач, выполнение которых было завершено в период, указанный в фильтре.
• Просрочено - указывается процент невыполненных в срок задач от общего числа завершенных задач, включенных в отчет по эффективности.
• Оценено - процент выполненных задач, которым была поставлена оценка, к общему числу выполненных.
• Эффективность - процент положительных от общего числа оценок.

Самая главная колонка - Эффективность. Ее значения высчитываются по формуле:

Эффективность = (количество положительно оцененных задач) / (общее количество оценок) * 100%.

Чем выше число в этой колонке у конкретного сотрудника – тем выше его эффективность в плане выполнения задач.

Внимание! Речь идет только о поставленных задачах. Субъективизм в оценке этот инструмент не удаляет. Сотруднику можно поставить сверхтрудную задачу и десяток простых. Сверхтрудную он решит и получит плюс, а простые провалит (в силу отвлечения на сверхтрудную) и получит минус. В результате оценка эффективности будет низкая, хотя реальная отдача для производства – высокая.

Чтобы сравнить представляемые показатели с общим числом задач, т.е. в том числе не включаемых в отчет по эффективности, отметьте следующую опцию:



После этого отчет примет ориентировочно следующий вид:



Примечание: в колонке Просрочено второй указываемый процент показывает количество просроченных задач от общего числа имеющихся.

Фильтр

Для сортировки задач в отчете по эффективности вы можете использовать фильтр:



Сортировку можно произвести по следующим параметрам.

• По периоду времени - выберите промежуток времени, за который необходимо вывести отчет по задачам. Это делается аналогично выбору даты изменения при поиске контакта.
• По структуре компании - нажмите на стрелочку, направленную вниз, и выберите подразделение компании, по которому хотите посмотреть отчет по эффективности:

  

  Можно выбрать только те подразделения, которые находятся в подчинении у сотрудника, под чьим профилем выполняется сортировка.

• По рабочим группам - нажмите на стрелочку, направленную вниз, и выберите группы портала, по составу участников которых требуется вывести отчет по эффективности.

  Можно выбрать только те группы, участником которых является сотрудник, под профилем которого выполняется сортировка.

• По сотруднику - в данном поле вы можете указать конкретного сотрудника, отчет по эффективности которого вы желаете просмотреть. Это делается аналогично выбору контакта, описанному в уроке Добавить сделку.

  Можно выбрать только тех сотрудников, которые находятся в подчинении у пользователя, под профилем которого выполняется сортировка.

Под фильтром можно осуществить переход от отчета по эффективности к собственным задачам и обратно:



Также для этого можно использовать пункт личного меню.

Доска почета

Доска почета - это специальный инструмент для морального поощрения сотрудников.

За особые заслуги сотрудник может быть помещен на Доску почета. В этом случае на странице отображается визитка сотрудника, заголовком которой является причина занесения сотрудника на доску почета:



Если вы обладаете правами доступа к порталу не ниже Отдел кадров, то вам будет доступна кнопка , нажав на которую вы можете добавить сотрудника на Доску почета:



Заполните поля:

Вкладка Сотрудник

• Активность - снимите галочку, если хотите, чтобы запись была видна только из административного режима.
• Начало активности - нажмите на пиктограмму календаря и выберите дату, и, при необходимости, время начала активности.
• Окончание активности - нажмите на пиктограмму календаря и выберите дату, и, при необходимости, время конца активности.
Примечание: об использовании календарей читайте в уроке Добавление сотрудника.
• Название - укажите здесь заслугу, за которую сотрудник был внесен на доску почета (обязательное к заполнению поле).
• Пользователь - нажмите на и выберите из структуры награждаемого сотрудника. О том, как это сделать, можно прочитать в уроке Добавить сделку.

Вкладка Анонс

На данной вкладке можно указать следующий параметр:

Описание для анонса - данное поле функционально идентично полю Название на вкладке Сотрудник.

Вкладка Подробно

На данной вкладке можно указать следующие параметры:

• Детальное описание - введите описание, которое будет видно при просмотре профиля награжденного сотрудника:

  

Вкладка Разделы

На данной вкладке можно указать следующие параметры:

• Разделы - выберите в какой раздел добавить запись о заслуге сотрудника, для этого выделите его левым кликом мыши:

  

  Примечание: при отсутствии разделов запись будет добавлена в верхний уровень.

• Поля Сортировка, Символьный код и Теги настраиваются администратором.

Вкладка Дополнительно

На данной вкладке настраиваются дополнительные опции добавляемой записи, которых может и не быть.

Для внесения сотрудника на Доску почета нажмите Сохранить.

Если вы обладаете правами доступа к порталу не ниже Отдел кадров, то вам также будет доступна кнопка , нажав на которую вы получаете доступ к административному режиму управления Доской почета:



Здесь представлены имеющиеся записи о заслугах, за которые сотрудники помещаются на Доску почета. Добавление\удаление\редактирование записей осуществляется аналогично работе с другими элементами в административном разделе.

Примечание: подробнее о предоставляемых административным режимом операциях, рассказано в разделе Информационные блоки курса по администрированию портала.

Дни рождения

Если в личной информации сотрудника указана дата его рождения, то визитная карточка сотрудника будет отображена на странице Дни рождения:



Показ года рождения определяется настройками компонента, с помощью которого создана данная страница. В данном примере год рождения отображается только для мужчин.

Используя фильтр по подразделениям, вы можете указать подразделение или отдел, дни рождения сотрудников которых хотите просмотреть. Об использовании фильтра по подразделениям рассказано на странице Кадровые изменения

С помощью ссылки Написать сообщение вы можете поздравить именинника с днем рождения, или используя ссылку Видеозвонок провести видеоконференцию с ним. Подробнее о данных возможностях рассказано на странице Поиск сотрудника.

День рождения сотрудника отображается специальным ярлычком на странице Структура компании и на Личной странице сотрудника.

Справочные страницы

В разделе Сотрудники есть несколько страниц, которые несут только информационную нагрузку. Это страницы:

• Планирование времени - рассказ о том, как работать с календарем событий.
• Интеграция с Outlook - инструкция как настроить интеграцию корпоративного портала с почтовой программой MS Outlook.
• Для новых сотрудников - первая страница, которую должны увидеть только что принятые на работу сотрудники. На ней собран список страниц, с помощью которых можно познакомится как с компанией, так и с порядком работы в ней.

Документы

Раздел предназначен для организации работы с документами в рамках организации.

Скачать материалы главы в формате PDF.

Библиотека документов

Средства системы «1С-Битрикс: Корпоративный портал» позволяют организовать специальный раздел коллективного доступа и работы над документами. Раздел может состоять из нескольких подразделов (библиотек), права доступа к которым могут быть различными для отдельных групп пользователей, рабочих групп.

Работа с документами в веб-браузере

• Создание папки
• Удаление папки
• Загрузка документов
• Изменение свойств документа
• Запуск бизнес-процесса
• История изменений
• Удаление документов
• Работа с Корзиной
• Изменение документов с помощью Microsoft Office

Создание папки

Для создания папки перейдите на страницу Общие документы (Документы > Общие документы). Нажмите кнопку Создать папку, расположенную на контекстной панели:



Откроется форма создания новой папки:



Введите в поле Название имя создаваемой папки. Нажмите кнопку Сохранить. После перезагрузки страницы созданная папка отобразится в таблице элементов:






Удаление папки

Для удаления папки нажмите на кнопку Действия в строке с папкой, которую нужно удалить. Выберите действие Удалить в выпадающем списке:



Система переспросит подтверждение на удаление и после согласия произведет удаление папки вместе с содержимым в Корзину.




Загрузка документов

Для выполнения загрузки документов перейдите в папку, в которую необходимо загрузить документы. Нажмите кнопку Загрузить, расположенную на контекстной панели:



Откроется форма для загрузки одиночного файла:



Нажатием кнопки Обзор... выберете нужный файл для загрузки, при необходимости заполните свойства документа, и нажмите кнопку Загрузить

Примечание: Если необходимо загрузить несколько документов за один раз, то нажмите ссылку Загрузить несколько документов. Откроется форма для мультизагрузки документов с 3 видами загрузки:

• обычный - позволяет выполнить пофайловую загрузку документов из различных директорий (кнопка Добавить файлы) или загрузить документы какой-нибудь папки (кнопка Добавить папку);
• классический - служит для загрузки документов из определенной директории;
• простой - используется для индивидуальной загрузки каждого документа.

Выберите подходящий вам вид формы и укажите документы, которые должны быть загружены.



Нажмите кнопку Загрузить. Начнется процесс загрузки файлов, прогресс которого будет отображаться графическим индикатором:



Загруженные документы будут отображены в общем списке документов папки:






Изменение свойств документа

Для изменения свойств документа нажмите на кнопку Действия в строке с документом, выберите Свойство и описание:



В открывшейся форме можно изменить свойства документа:



• изменить название Файла;
• Скачать файл;
• открыть файл в соответствующей программе, нажав на ссылку имени файла;
  Примечание: Если на компьютере установлен MS Office 2003 и выше и файл поддерживается в нем, то будет доступна кнопка Редактировать в MS Office, при нажатии которой файл откроется для редактирования в соответствующей программе из пакета MS Office.

• указать Папку размещения файла;
• указать Теги - ключевые слова для поиска;
• задать Описание файла;
• заменить файл, нажав на кнопку Загрузить новую копию и указав путь для загрузки нового файла в появившемся окне.

Нажмите кнопку Сохранить изменения.




Запуск бизнес-процесса

Для запуска бизнес-процесса нажмите на кнопку Действия в строке с документом, выберите пункт меню Новый бизнес-процесс и шаблон бизнес-процесса:



Откроется страница Запуск бизнес-процесса, позволяющая задать параметры бизнес-процесса и запустить его.

Примечание: Элементы управления, связанные с бизнес-процессами, могут отсутствовать, если администратор системы не разрешил использование данного функционала.
Примечание: подробную информацию о бизнес-процессах см. главу Бизнес-процессы.

Для перехода к управлению шаблонами бизнес-процессов нажмите на кнопку Еще, расположенную на контекстной панели, и выберите Бизнес-процессы:






История изменений

Для просмотра истории изменений документа нажмите на кнопку Действия в строке с документом и выберите пункт меню История изменений:



Откроется страница, содержащая всю историю изменений документа:



Используя меню действий, можно восстановить или удалить более раннюю версию документа с помощью пунктов Восстановить или Удалить соответственно.




Удаление документов

Для удаления документов нажмите кнопку Действия в строке с документом, который нужно удалить. Выберите действие Удалить в выпадающем списке:



Система переспросит подтверждение на удаление и после согласия произведет удаление документа в Корзину.




Работа с корзиной

После удаления документа он помещается в Корзину, где к имени файла добавляется дата и время удаления:



Чтобы восстановить документ из Корзины, необходимо перейти в Корзину с помощью кнопки . Затем в меню действий файла выбрать команду Восстановить:



После этого документ будет восстановлен в первоначальную папку.

Чтобы очистить корзину, необходимо нажать кнопку Очистить корзину . Система выдаст подтверждение на удаление и после согласия произведет очищение Корзины.

Внимание! Для восстановления документа из корзины и очистки корзины необходимо иметь соответствующие права. По умолчанию этот функционал доступен только администратору портала.



Изменение документов с помощью Microsoft Office

Для редактирования документов в этом режиме у вас на компьютере должен быть установлен Microsoft Office (версия 2003 и выше).

Важно! Редактирование производится только в Internet Explorer и Mozilla Firefox. В других веб-браузерах пункт меню действий Редактировать в MS Ofiice, а также кнопка Редактировать в MS Ofiice в форме редактирования свойств документа недоступны. Таким образом, при использовании браузеров, отличных от Internet Explorer и Mozilla Firefox, для изменения документа его необходимо предварительно скачать.

Для документов MS Word, MS Excel и MS PowerPoint кликните на название документа.

• Internet Explorer:

  В появившемся окне предупреждения нажмите кнопку ОК:

  

• Mozilla Firefox:
  Примечание: Для редактирования документов в Mozilla Firefox используется специальное расширение для Firefox - Интеграция с 1С-Битрикс: Корпоративный портал. При первом открытии документа MS Office потребуется установить это расширение, нажав на кнопку Установить расширение:

  

  В появившемся окне предупреждения нажмите кнопку Да:

  

  Введите логин и пароль пользователя портала для доступа к документу:

  

Запустится приложение Microsoft Office, соответствущее типу документа.

Отредактируйте документ. Сохраните и закройте приложение. Изменения будут сохранены на сервере в библиотеке.




Пока документ открыт для изменения, он будет заблокирован от изменения другими пользователями. В строке с названием документа будет указано кем заблокирован документ:



После сохранения изменений документ автоматически разблокируется.

Примечание: Если документ был заблокирован вручную с помощью команды Заблокировать для редактирования меню действий в списке файлов или аналогичной кнопкой в форме редактирования свойств документа, то после внесения изменений файл необходимо также вручную разблокировать.

Для этого нажмите кнопку Действия и выберите Разблокировать:



Работа с документами в ОС Windows

• Подключение библиотеки как сетевого диска
• Подключение библиотеки с помощью мастера добавления сетевого размещения
• Отключение библиотеки

Любая папка из раздела Документы, доступ к которой разрешен в соответствии с правами пользователя, может быть подключена к любому компьютеру из сети как сетевой диск. Это справедливо для ОС Windows XP и выше.

Подключение библиотеки как сетевого диска

Важно! Этот метод подключения в Windows XP работает с некоторыми ограничениями. В случае возникновения проблем обратитесь к Администратору портала.

Для подключения библиотеки как сетевого диска запустите Проводник. Выберите в меню пункт Сервис > Подключить сетевой диск. Откроется диалог подключения сетевого диска:



В поле Диск назначьте букву для подключаемой папки.

В поле Папка введите путь до библиотеки: http://<ваш_сервер>/docs/shared/.

Примечание: путь до библиотеки можно узнав, нажав на кнопку на контекстной панели, либо, находясь в нужной папке библиотеки документов, скопировать адресную строку браузера.

Если необходимо, чтобы папка подключалась для просмотра при каждом запуске системы, установите флажок Восстанавливать при входе в систему.

Если вы хотите подключиться под неактивной в данный момент учетной записью, поставьте галочку в поле Использовать другие учетные данные, после чего откроется диалог операционной системы для авторизации:



Нажмите кнопку Готово, после чего в отдельном окне проводника откроется папка с документами:



Последующие открытия папки можно осуществлять через Проводник Windows, где папка отображается в виде отдельного диска, либо через любой файловый менеджер.




Подключение библиотеки с помощью мастера добавления сетевого размещения

В диалоге подключения сетевого диска (см. здесь) пройдите по ссылке Подключение к сайту, на котором можно хранить документы и изображения, после чего запустится мастер добавления сетевого размещения:



Нажмите Далее, появится новое окно:



Нажмите Далее и в следующем окне укажите сетевой адрес ресурса, либо адрес в интернете:



Нажмите Далее и в следующем окне напишите имя для этого сетевого размещения:



Нажмите Далее, появится окно завершения настройки:



Нажмите Готово, после чего в отдельном окне проводника откроется подключенная папка.

после нажатия в котором кнопки Готово, в отдельном окне проводника откроется подключенная папка.

Последующие открытия папки можно осуществлять через Проводник Windows, где папка отображается в виде отдельного диска, либо через любой файловый менеджер.




Отключение библиотеки

Для отключения папки, подключенной как сетевой диск, нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите Отключить:



Для того, чтобы отключить папку библиотеки, подключенную с помощью мастера добавления сетевого размещения, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите Удалить:



Файловое хранилище

Функционал модуля Библиотека документов позволяет организовать на портале файловое хранилище, т.е. к порталу может быть подключена некоторая физическая папка на сервере с имеющимися в ней файлами и документами.

Важно! Подключить физическую папку сервера к порталу может только сотрудник с необходимыми правами. По умолчанию это Администратор портала.

В результате к порталу будет подключена указанная папка и все ее содержимое будет доступно в рамках библиотеки документов портала:



Работа с файлами и подпапками данной папки возможна как с помощью средств портала, так и традиционными средствами операционной системы.

Примечание: Подключение физической папки к порталу и организация интерфейса для работы с ней выполняется с помощью комплексного компонента Библиотека (bitrix:webdav). Подробнее см. курс Администратор портала.
Обратите внимание, что в библиотеке документов на основе физической папки отсутствует документооборот/бизнес-процессы, поиск, а также недоступен просмотр и изменение некоторых свойств файла.

Коллективная работа с документами

В состав «1С-Битрикс: Корпоративный портал» разных редакций входят два модуля, обеспечивающих коллективную работу с документами в рамках этого продукта:

• Модуль Документооборот предназначен для организации последовательной обработки статических страниц, а также динамической составляющей сайта. Входит во все редакции.
• Модуль Бизнес-процессы предназначен для организации как последовательной обработки элементов инфоблоков (отдельный линейный процесс с ограничением по времени), так и для создания статусных схем сложных статусных процессов с неопределенным периодом действия. Входит в виде Типовых процессов в младшие редакции и в полном объеме функционала в старшие редакции «1С-Битрикс: Корпоративный портал»: Бизнес-процессы и Холдинг.

Выбор типа документооборота для того или иного вида документов должен осуществляться организационно - руководителем, технически это исполняет администратор портала.

Документооборот

Модуль Документооборот обслуживает линейные схемы работы с документами - происходит перемещение документа по статусам в зависимости от выстроенной в схемы работы.

Модуль Документооборот реализует следующую идеологию:

• Документы каждого раздела сайта могут быть модифицированы в режиме документооборота. Для этого пользователь должен иметь, как минимум, право Документооборот на данный раздел.
• В процессе модификации возможна смена статуса документа. Конечным статусом является статус Опубликован. При этом порядок смены статусов может быть произвольным.
• В процессе модификации документа каждое его изменение записывается в историю документа. При необходимости отменить изменения, сделанные в документе, пользователь должен скопировать необходимую ему часть документа из его истории.

Изначально в дистрибутиве «1C-Битрикс: Корпоративный портал» предусмотрено всего три статуса: Опубликован, Черновик и Готов, достаточных для самой простой схемы документооборота. Для создания реальной схемы документооборота, действующей в конкретном проекте необходимо добавление новых статусов.

Модуль Документооборот позволяет назначать сотрудников, ответственных за перевод документа в/из статуса в статус, и назначать сотрудников, имеющих права на редактирование документа в том или ином статусе. Также обеспечивается хранение копий документов в зависимости от настроек этого модуля.

Примечание: Создавать статусы и осуществлять настройку модуля Документооборот может только Администратор портала, либо сотрудники, наделенные соответствующими правами доступа к управлению порталом.

Создание и редактирование документа

Для обеспечения документооборота на портале используются так называемые Статусы, используемые для разделения работы над документами на определенные этапы, за каждый из которых отвечает один, либо несколько сотрудников.

Примечание: Изначально в дистрибутиве «1C-Битрикс: Корпоративный портал» предусмотрено всего три статуса: Опубликован, Черновик и Готов, достаточных для самой простой схемы документооборота. Для создания реальной схемы документооборота, действующей в конкретном проекте необходимо добавление новых статусов.

Статус Опубликовано (ID=1) является конечным в цепочке документооборота, он зарезервирован и не подлежит удалению. При достижении документом данного статуса все изменения, выполненные в документе, вступают в силу (т.е. документ публикуется).

Примечание: Создавать статусы может только Администратор портала, либо сотрудники, наделенные соответствующими правами доступа к управлению порталом.



Рассмотрим схему документооборота со статусами.

• Для выполнения загрузки документов перейдите в папку, в которую необходимо загрузить документы. Нажмите кнопку Загрузить, расположенную на контекстной панели:

  

• Откроется форма для загрузки одиночного файла:

  

• Используя кнопку Обзор..., выберите необходимый файл для загрузки (например photogallery.doc).
• Далее заполните при необходимости поля: Название, Описание, Теги.
  Примечание: Если необходимо загрузить несколько документов за один раз, то нажмите ссылку Загрузить несколько документов. Откроется форма с 3 видами загрузки:

  • обычный - позволяет выполнить пофайловую загрузку документов из различных директорий (кнопка Добавить файлы) или загрузить документы какой-нибудь папки (кнопка Добавить папку);
  • классический - служит для загрузки документов из определенной директории;
  • простой - используется для индивидуальной загрузки каждого документа.

  Выберите подходящий вид формы и укажите документы, которые должны быть загружены.

• Укажите Статус документа - Черновик.

После нажатия кнопки Загрузить новый документ файл будет загружен в систему и отобразится в списке файлов:






После загрузки документа в систему в меню действий документа доступны операции (см. урок Работа с документами в веб-браузере), которые можно использовать в процессе документооборота:



• Открыть - документ будет открыт для просмотра в программе, соответствующей типу файла.
• Скачать - документ будет загружен на локальный компьютер.
• Загрузить новую копию - используется для загрузки новой копии документа в систему, которой будет заменен текущий документ. При загрузке также можно выбрать Статус, который будет присвоен обновленному документу:

  

• Заблокировать для редактирования - используется для блокировки документа на время редактирования.
  Примечание: Если документ был заблокирован вручную с помощью команды Заблокировать для редактирования меню действий в списке файлов или аналогичной кнопкой в форме редактирования свойств документа, то после внесения изменений файл необходимо также вручную разблокировать.

• Редактировать в MS Office - документ будет открыт в приложении MS Office, соответствующем типу файла.
  Важно! Редактирование производится только в Internet Explorer и Mozilla Firefox. В других веб-браузерах пункт меню действий Редактировать в MS Ofiice, а также кнопка Редактировать в MS Ofiice в форме редактирования свойств документа, недоступны. Таким образом, при использовании браузеров, отличных от Internet Explorer и Mozilla Firefox, для изменения документа его необходимо предварительно скачать, а потом загрузить как новую копию.
  Примечание: Пока документ открыт для изменения, он будет заблокирован от изменения другими пользователями. В строке с названием документа будет указано кем заблокирован документ:

  

  После сохранения изменений документ автоматически разблокируется.

• Свойства и описание - используется для редактирования описания файла, смены статуса, папки хранения, комментария для документа и т.д:

  

• Обсуждение - используется для обсуждения документа:

  

• Скопировать ссылку - используется для копирования ссылки на документ в буфер обмена:

  

• История изменений - используется для отслеживания истории изменения документов:

  

  Также в меню действий можно Посмотреть, Скачать, Восстановить или Удалить копию документа, соответствующую дате изменения.

Таким образом, изменяя статусы документов, описания и совершая необходимые действия по редактированию, согласованию, обмену документами между сотрудниками, можно организовать довольно эффективную систему документооборота в компании.

Бизнес-процессы

Бизнес-процесс - это процесс обработки документа, для которого задана одна точка входа и несколько точек выхода и последовательность действий (шагов, этапов, функций), совершаемых в заданном порядке и в определенных условиях.

Модуль Бизнес-процессы, входящий во все редакции продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал», предназначен для управления бизнес-процессами, которые происходят в компании и контролируются на портале.

Модуль Бизнес-процессы интегрирован с модулями Библиотека документов и Информационные блоки и включает в себя типовые шаблоны бизнес-процессов, позволяющие согласовать, утвердить и опубликовать некоторый документ, а также автоматизировать бизнес-процессы организации.

Обратите внимание, что создание и редактирование шаблонов бизнес-процессов не выполняется в рамках модуля Бизнес-процессы. Для этого служит модуль Дизайнер бизнес-процессов, который входит только в старшие редакции Бизнес-процессы и Холдинг продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал».

Работа с бизнес-процессами

Важно! Для работы с бизнес-процессами на портале у пользователя должен быть определенный уровень доступа. Если вы не можете работать с бизнес-процессами на портале, обратитесь к Администратору портала.



В зависимости от настроек запуск любого бизнес-процесса может быть осуществлен как автоматически, так и вручную. Автоматический запуск бизнес-процесса возможен при создании и/или изменении документа (элемента бизнес-процесса).

Ответственный за выполнение того или иного задания сотрудник всегда оповещен о наличии у него задач с помощью анимированной иконки в панели статусов в верхней части портала:



Кроме того, в шаблоне бизнес-процесса могут быть настроены дополнительные уведомления: почтовые сообщения, сообщения социальной сети, создание события или задачи.

Бизнес-процессы документов

Важно! Для работы с бизнес-процессами на портале у пользователя должен быть определенный уровень доступа. Если вы не можете работать с бизнес-процессами на портале, обратитесь в Администратору портала.
• Настройка автозапуска для бизнес-процессов
• Запуск бизнес-процессов вручную
• Бизнес-процессы сотрудника



Настройка автозапуска для бизнес-процессов

Настройка автозапуска для бизнес-процессов документов выполняется на странице Шаблоны бизнес-процессов выбранного раздела документов. Для этого необходимо:

• нажать кнопку Еще и выбрать пункт меню Бизнес-процессы:

  

• на странице Шаблоны бизнес-процессов в меню действий выбрать способ автозапуска бизнес-процесса - Запускать при создании или Запускать при изменении:

  

• статус запуска бизнес-процесса отобразится в колонке Автозапуск:

  

  Примечание:

  Например, в данном случае будет автоматически запускаться бизнес-процесс Утверждение документа со статусами при загрузке документов. Когда сотрудник будет загружать файл в данный раздел документов, то он должен будет указать все необходимые параметры запуска бизнес-процесса:

  

Запуск бизнес-процессов вручную




Чтобы запустить вручную бизнес-процесс для некоторого документа, необходимо выполнить следующее:

• В меню действий документа выбрать пункт Новый бизнес-процесс, а затем из предложенного списка выбрать необходимый бизнес-процесс (например, ознакомиться с документом):

  

• Указать необходимые параметры запуска бизнес-процесса и нажать кнопку Запустить:

  

Бизнес-процесс запустится и начнет выполняться в соответствии со своим шаблоном и произведенными настройками.

Бизнес-процессы сотрудника

Каждому сотруднику отображается список запущенных им бизнес-процессов с помощью анимированных иконок в колонке Название после названия файла в списке документов. Если вы участвуете в бизнес-процессе, то рядом с анимированной иконкой будет отображаться восклицательный знак:






Выполнение назначенных заданий по бизнес-процессу осуществляется на закладке Бизнес-процессы личной страницы. Переход осуществляется по клику на иконке активных бизнес-процессов в панели статуса либо по адресу: Сообщения > Бизнес-процессы:



Бизнес-процессы организации

Бизнес процессы организации предназначены для автоматизации деятельности организации. По умолчанию создано и представлено два типовых бизнес-процесса: Оформление командировки и Оформление отпуска. Администратор системы может добавлять собственные процессы.

Важно! Если вы не можете работать с бизнес-процессами организации на портале, обратитесь в Администратору портала.
• Запуск бизнес-процесса организации
• Выполнение бизнес-процессов организации
• Создание бизнес-процессов организации



Работа с бизнес-процессами организации

Запуск бизнес-процесса организации осуществляется каждым сотрудником самостоятельно на странице Бизнес-процессы (Сервисы > Бизнес-процессы). Например, для оформления командировки служит ссылка Новая командировка:



Для каждого бизнес-процесса организации отображается своя форма запуска в соответствии с настройками шаблона. Для оформления командировки она имеет следующий вид:



После заполнения соответствующих полей и нажатия кнопки Новая командировка запустится и начнет выполняться новый бизнес-процесс.




Выполнение бизнес-процессов организации

Выполнение назначенных заданий по бизнес-процессам организации, как и заданий по бизнес-процессам документов, осуществляется на закладке Бизнес-процессы личной страницы (Сообщения > Бизнес-процессы). Кроме того, просмотреть текущий статус и выполняемое задание можно на странице детального просмотра бизнес-процесса (страница доступна по ссылке с названием бизнес-процесса):






Создание бизнес-процессов организации

Примечание: Создание нового бизнес-процесса организации доступно только при наличии соответствующих прав доступа (по умолчанию - только для Администратора системы).

Общие моменты

Примечание: Работа с Бизнес-процессами может осуществляться как с публичной, так и с административной части. Обычным пользователям рекомендуется работать только в публичной части сайта.
• Типы бизнес-процессов
• Статусы



Типы бизнес-процессов

При помощи модуля Бизнес-процессы могут быть описаны два способа обращения документов:

• последовательный бизнес-процесс (конечный автомат) - действия выполняются одно за другим от точки входа до точки выхода;
• бизнес-процесс со статусами (машина состояний) - имеет начальный статус, в процессе работы происходит переход из одного состояния в другое, может быть завершен в любой точке.

Последовательный процесс
	Последовательная схема применяется для процессов, имеющих определенный ограниченный жизненный цикл (например, создание текстового документа и его утверждение). Примерная схема такого процесса состоит из нескольких действий разного типа между начальной и конечной точкой процесса.

Процесс со статусами

Процесс со статусами используется для бизнес-процессов, в которых документ находится в одном из заранее заданных состояний (статусов) и может переходить из одного состояния в другое при определенных условиях. Статус может состоять из любого количества действий и каждое действие внутри статуса - это собственный конечный последовательный подпроцесс. Таким образом, процесс со статусами объединяет в себе несколько последовательных процессов в единый сложный бизнес-процесс с возможностью перехода от одного последовательного процесса к другому в некотором порядке.




Статусы

Статусы - это некоторое состояние, в котором находится документ. Статус может состоять из любого количества действий и каждое действие внутри статуса - это собственный конечный последовательный подпроцесс. Статусы позволяют облегчить описание цикличности реального процесса средствами модуля Бизнес-процессы.

Типовые бизнес-процессы

Типовые бизнес-процессы - образцы часто используемых процессов, которые включены в состав продуктов «1C-Битрикс», содержащих модуль Бизнес-процессы.

Типовые бизнес-процессы включены в состав младших редакций: «1С-Битрикс: Корпоративный портал - Компания» и «1С-Битрикс: Корпоративный портал - Совместная работа» как неизменяемые процессы. Их можно настроить на работу с нужными сотрудниками, но нельзя изменить схему прохождения документа.

Изменение шаблонов типовых бизнес-процессов, а также создание собственных шаблонов возможно только при наличии модуля Дизайнер бизнес-процессов, который доступен только в старших редакциях «1С-Битрикс: Корпоративный портал - Бизнес-процессы и «1С-Битрикс: Корпоративный портал - Холдинг.

• Типовые бизнес-процессы для документов
• Типовые бизнес-процессы организации
• Создание шаблонов типовых бизнес-процессов
• Удаление шаблонов типовых бизнес-процессов



Типовые бизнес-процессы для документов

Двухэтапное утверждение (последовательный процесс)
		Рекомендуется для ситуаций утверждения документа с предварительной экспертной оценкой. В рамках процесса на первом этапе документ утверждается экспертом. Если им документ не утвержден, то он возвращается на доработку. Если утвержден, то документ передается для принятия решения группой сотрудников простым большинством голосов. Если документ не принят на втором этапе голосования, то он возвращается автору на доработку и повторяется процесс утверждения.
Экспертная оценка (последовательный процесс)
		Рекомендуется для ситуаций, когда для принятия решения по документу лицу, принимающему решение, нужна экспертная оценка по документу. В рамках процесса назначается экспертная группа, каждый участник которой может высказать свое мнение по документу. Мнения передаются лицу, принимающему решение, который утверждает или нет документ.
Ознакомление с документом (последовательный процесс)
		Предназначен для ситуаций, когда группу сотрудников нужно ознакомить с каким-то документом. В рамках процесса задается группа работников, которая должна быть поставлена в известность. Дается право оставлять комментарии.
Простое утверждение/голосование (последовательный процесс)
		Рекомендуется для ситуаций, когда требуется принятие решения простым большинством голосов. В его рамках можно включить в список голосующих нужных сотрудников, дать возможность комментировать свое решение голосовавшим. По окончании голосования всем участникам сообщается принятое решение.
Утверждение документа со статусами (бизнес-процесс со статусами)
		Прохождение документом цепочки утверждения со статусами.
Публикация на подключенных сайтах (последовательный процесс, который доступен только в старших редакциях Бизнес-процессы и Холдинг)
		Позволяет опубликовать элемент инфоблока на подключенных сайтах. Документ предварительно публикуется на сайте контроллера.
Утверждение по первому голосу (последовательный процесс)
		Рекомендуется для ситуаций, когда достаточно одного экспертного мнения из некоторого сообщества. В рамках этого процесса задается список сотрудников, имеющих право принять решение в уведомлением о начавшемся процессе. Процесс считается завершенным по первому отозвавшемуся сотруднику.





Типовые бизнес-процессы организации

Для автоматизации бизнес-процессов организации в поставку модуля входят два типовых шаблона:

Командировки (последовательный процесс)
		Используется для оформления командировки. В процессе оформления командировки сначала происходит ее утверждение руководителем, затем выполняется оформление необходимых документов, а по окончании командировки составляется подробный отчет.
Отпуск (последовательный процесс)
		Используется для подачи заявки на отпуск. Отпуск будет оформлен только в случае успешного прохождения цикла согласования.





Создание шаблонов типовых бизнес-процессов

Типовые типовые шаблоны бизнес-процессов создаются автоматически при установке продуктов «1C-Битрикс». Если по каким-либо причинам типовые процессы не были созданы при установке, то в таблице списка появится надпись:



• Нажмите на ссылку Создать стандартные бизнес-процессы. Запустится процесс создания шаблонов и отобразится список с типовыми шаблонами:







Удаление шаблонов типовых бизнес-процессов

• Для удаления шаблона бизнес-процесса используйте пункт меню действий Удалить:



Важно: удалить шаблон незавершенного бизнес-процесса нельзя.

Дизайнер бизнес-процессов

Модуль Дизайнер бизнес-процессов, входящий только в старшие редакции Бизнес-процессы или Холдинг продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал», предназначен для проектирования, создания и изменения бизнес-процессов.

Механизм проектирования бизнес-процессов реализован за счет визуального программирования по технологии drag&drop, понятной и известной любому пользователю компьютера. Шаблон бизнес-процессов создается в особом визуальном конструкторе, который позволяет пользователю, не владеющему программированием, задать нужный порядок бизнес-процесса, отобразить его специфичные потребности с помощью простых графических схем.

Созданный шаблон бизнес-процесса может быть выполнен автоматически или вручную, в зависимости от настроек. В любое время может одновременно выполняться несколько экземпляров бизнес-процесса, и система занимается управлением выполнения этих экземпляров, сохраняя и восстанавливая их состояние по требованию. Ведется лог каждого экземпляра бизнес-процесса для дальнейшего анализа работы схемы и корректировки ее под новые условия.

Визуальный конструктор

Визуальный конструктор - инструмент, входящий в состав модуля Дизайнер бизнес-процессов, который позволяет создавать и редактировать шаблоны бизнес-процессов.
Важно! Для работы с бизнес-процессами на портале у пользователя должен быть определенный уровень доступа. Если вы не можете работать с бизнес-процессами на портале, обратитесь в Администратору портала.

Для вызова визуального конструктора необходимо:

• нажать кнопку Еще и выбрать пункт меню Бизнес-процессы:

  

• на странице Шаблоны бизнес-процессов используйте кнопки контекстной панели Создать <тип_бизнес-процесса> или команду меню действий Изменить:

  

Примечание: Вид Визуального конструктора будет отличаться в зависимости от того, какой процесс редактируется.




Внешний вид визуального конструктора



Действия в статусах, как и шаблон последовательного процесса, настраиваются с помощью визуального конструктора, состоящего из следующих областей:

• контекстная панель (1)
• основная рабочая область (2)
• панель действий конструктора (3)
• кнопки управления (4)




Контекстная панель

Контекстная панель визуального конструктора состоит из следующего набора кнопок:

• Параметры шаблона - позволяет задать/изменить основные параметры и параметры запуска бизнес-процесса;
• Список шаблонов - позволяет перейти к списку шаблонов бизнес-процессов;
• Создать шаблон <тип_бизнес-процесса> - позволяет перейти к созданию одного из типов бизнес-процессов:
• Бизнес-процесс со статусами - длительный бизнес-процесс с разделением прав доступа при работе с документами в разных статусах;
• Последовательный бизнес-процесс - простой бизнес-процесс, позволяющий запустить документ в последовательную обработку.
• Экспорт - позволяет экспортировать текущий шаблон бизнес-процесса;
• Импорт - позволяет импортировать шаблон бизнес-процесса взамен текущего.




Основная рабочая область

Внешний вид основной рабочей области зависит от типа бизнес процесса:

• В случае шаблона бизнес-процесса со статусами основная рабочая область будет иметь вид:

  

  При редактировании каждого отдельного действия будет открываться форма редактирования последовательного подпроцесса.

• В случае с последовательным бизнес-процессом основная рабочая область будет иметь вид:

  




Создание и редактирование шаблона бизнес-процесса, т.е. добавление некоторых действий осуществляется простым перетягиванием действия на основную рабочую область конструктора в нужном месте шаблона бизнес-процесса:






Для удаления ненужного действия служит кнопка , а для выполнения детальной настройки размещенного в шаблоне действия служит кнопка . При ее нажатии открывается форма Настройка параметров действия:







Панель действий конструктора

Панель действий визуального конструктора состоит из четырех групп, которые содержат следующие действия:

Обработка документа - действия, связанные с этапами обработки документа: Утверждение документа Производится утверждение (или нет) документа, по поводу которого запущен бизнес-процесс. Публикация на подключенных сайтах Позволяет опубликовать элемент инфоблока на подключенных сайтах. Создание нового документа Создание нового документа (элемента инфоблока). Удаление документа Удаляется документ, по поводу которого запущен бизнес-процесс. Блокировка документа Блокируется документ от действий других бизнес-процессов. Примечание: блокировка документа происходит для действий других процессов, а не пользователей. Другой пользователь, если он обладает правами на изменение, сможет изменить документ. Публикация документа Документ публикуется. Запрос дополнительной информации Создается дополнительное задание для выполнения бизнес-процесса. Ознакомление с документом Указанным в настройках пользователям будет выдано задание ознакомиться с документом. Ведется вычисление процента ознакомившихся. Сохранение истории Делается копия документа с внесенными на момент запуска действия изменениями. Доступно автоматическое задание названия копии с настройками параметров. Изменение документа Позволяет в автоматическом режиме изменить любой параметр и содержание документа. Разблокировка документа Документ разблокируется для других бизнес-процессов. Снятие документа с публикации Документ будет снят с публикации. Конструкции - управляющие конструкции: Команда Действие останавливает течение бизнес-процесса до выполнения определенного действия нужным пользователем или системой. Условие Действие, позволяющее направить бизнес-процесс по разным сценариям в зависимости от заданных условий. Параллельное ожидание действия Действие позволяющее направить бизнес-процесс по разным сценариям в зависимости от того, какое из событий наступит раньше. Параллельное выполнение Действие, позволяющее выполнять параллельные сценарии бизнес-процесса. Цикл Действие, позволяющее циклично выполнять сценарий бизнес-процесса в зависимости от заданных условий. Уведомления - уведомления о событии: График отсутствия Добавление события в график отсутствия. Календарь Добавление события в календарь. Почтовое сообщение Уведомление о событии будет отправляться на e-mail, указанный в настройках действия. Установить текст статуса Действие позволяет изменить текст статуса документа, что облегчает отслеживание состояния документа в общем списке бизнес-процессов во время выполнения бизнес-процесса. Сообщение соц.сети Уведомление о событии будет отправлено пользователю социальной сети. Задача Добавление задачи. Прочее - прочие команды: PHP код Выполнение заданного в настройках действия кода. Пауза в выполнении Указание срока задержки. Выполнение бизнес-процесса приостанавливается на срок, указанный в настройках действия. Выбор сотрудника Выбор сотрудника на доступ к документу. Установка прав Установка прав на доступ к документу. Изменение переменных Изменение значений заданных в настройках шаблона переменных.





Кнопки управления

Если осуществляется создание/редактирование шаблона последовательного бизнес-процесса, то отображаются следующие кнопки:

• Сохранить - для сохранения шаблона и переходу к списку шаблонов.
• Применить - для сохранения шаблона и продолжения процесса редактирования шаблона.
• Отменить - для отмены внесенных изменений и переходу к списку шаблонов.

Если же выполняется создание/редактирование шаблона бизнес-процесса со статусами, то отображается только кнопка Вернуться к настройке статусов, которая служит для перехода к схеме шаблона, где и выполняется сохранение/отмена внесенных изменений в статусы и их действия:



Шаблоны бизнес-процессов

Шаблоны бизнес-процессов используются для быстрой и эффективной настройки формы бизнес-процесса согласно потребностям сотрудника. При создании бизнес-процесса на основе шаблона происходит не только изменение внешнего вида бизнес-процесса, но и заполнение его некоторыми начальными параметрами.

Основные сведения

Процесс проектирования шаблона бизнес-процесса можно разделить на два этапа:

• первый - это задание основных параметров шаблона бизнес-процесса;
• второй - это конструирование шаблона, по которому будет выполняться бизнес-процесс.
Обратите внимание!

Создание и редактирование шаблонов бизнес-процессов выполняется в административном разделе для всех инфоблоков, кроме используемых в рамках Библиотеки документов и Бизнес-процессов организаций.

Создание/редактирование шаблонов бизнес-процессов, используемых в рамках модуля Библиотека документов, следует выполнять только с помощью публичного интерфейса, поскольку в нем ведется работа с документами портала. Все созданные шаблоны бизнес-процессов в рамках этого модуля с помощью административного интерфейса не будут доступны в публичном разделе, работа с ними может быть осуществлена только в административном разделе.

Настройка параметров шаблона

Форма настройки параметров шаблона бизнес-процесса разделена на несколько закладок, с помощью которых задаются параметры запуска и настройки бизнес-процесса.

На закладке Основное указываются название шаблона бизнес-процесса, его описание и определяются параметры автоматического запуска:



Бизнес-процесс может быть автоматически запущен при создании и/или при изменении элемента информационного блока. Если оба флага сняты, то бизнес-процесс может быть запущен только вручную.




На закладке Параметры осуществляется создание необходимых параметров запуска бизнес-процесса:



Чтобы добавить параметр запуска процесса, следует нажать ссылку Добавить параметр и заполнить следующие поля:



• Идентификатор - символьный идентификатор параметра;
• Название - название параметра;
• Описание - произвольное описание параметра;
• Тип - с помощью выпадающего списка указывается тип данных параметра запуска;
• Обязательный - если опция отмечена, то обязательно должно быть указано значение данного параметра для запуска бизнес-процесса;
• Множественный - при отмеченной опции может быть задано несколько значений параметра;
• Значение по умолчанию - в зависимости от выбранного типа данных указывается значение параметра, используемое по умолчанию.
  
  
  Примечание: для некоторых типов данных значение по умолчанию можно указать с помощью кнопки [...], по нажатии которой открывается форма с возможными вариантами значений:
  
  

Для сохранения параметра служит кнопка OK. В результате параметр создастся и отобразится в общем списке:



Описанным способом создаются все необходимые параметры запуска бизнес-процесса. С помощью ссылок Изменить и Удалить, расположенных в колонке Действия для каждого параметра, можно соответственно отредактировать или удалить требуемый параметр.




Аналогично, как и параметры бизнес-процесса, на закладке Переменные создаются переменные бизнес-процесса:






На закладке Доступ для пользователей задаются права на доступ к бизнес-процессу, причем права доступа могут быть заданы как явно, так и с помощью переменных:



После выполнения всех настроек параметров шаблона бизнес-процесса нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить внесенные изменения.

Создание шаблона последовательного бизнес-процесса

При проектировании шаблона последовательного бизнес-процесса после настройки и сохранения его параметров сразу становится доступным визуальный конструктор для конструирования шаблона:



Конструирование шаблона выполняется путем добавления в рабочую область необходимых действий с последующей настройкой их параметров:








Настройка параметров каждого действия осуществляется в специальной форме, открываемой с помощью кнопки , причем набор параметров зависит от конкретного действия.

Рассмотрим настройку параметров на примере действия Почтовое сообщение:



Заполните необходимым поля. Для упрощения процедуры заполнения полей служит кнопка , при нажатии которой открывается зависящая от типа поля форма выбора значений:

Форма выбора значений позволяет подставлять в поля значения из следующих пяти групп (количество отображаемых групп зависит от типа заполняемого поля): Параметры шаблона - значения из параметров, заданных для данного шаблона бизнес-процесса; Переменные - значения из переменных, заданных для данного шаблона бизнес-процесса; Поля документа - значения из параметров, заданных для используемого информационного блока; Дополнительные результаты - значения из результатов других действий в шаблоне бизнес-процессы; Пользователи - пользователи системы (по группам и списком), имеющие доступ к данному инфоблоку не ниже, чем Бизнес-процессы.

Для выбора значения откройте нужную группу, затем выберите необходимое значение и нажмите кнопку Вставить (либо дважды кликнете по выбранному значению). Для вставки нескольких значений необходимо повторно вызвать форму выбора значения. Значение или его код будут подставлены в настраиваемое поле (Например, в данном случае {=Document:ID} и {=Document:TIMESTAMP_X}):



По окончании настройки параметров действия, сохраните его. Система вернется к созданию (редактированию) шаблона бизнес-процесса.

Когда в шаблон будут добавлены и настроены все необходимые действия, не забудьте сохранить его. Шаблон отобразится в списке всех шаблонов бизнес-процессов.

Создание шаблона бизнес-процесса со статусами

При проектировании шаблона бизнес-процесса со статусами, после настройки его параметров осуществляется переход к конструированию непосредственно самого шаблона в 2 этапа:

1. созданию необходимых статусов бизнес-процесса;
2. настройке действий внутри каждого статуса и созданию связей между статусами.

Создание статусов

Создание статусов выполняется на главной странице построения шаблона бизнес-процесса с помощью кнопки Добавить статус:



В форме создания статуса указывается его название и права доступа к документу (элементу бизнес-процесса) в данном статусе:



Примечание: настройка прав доступа для бизнес-процессов организации несколько шире, чем для бизнес-процессов документов:



Сохраните статус. Аналогичным образом добавляются все необходимые вам статусы.

Например, могут быть добавлены следующие статусы в шаблон:






Добавление действий и настройка связей между статусами

После того, как все статусы созданы, следует настроить операции и действия, которые будут выполняться в каждом статусе, а также создать связи между статусами.

Для каждого статуса может быть настроено следующее:

Команда, т.е. будет осуществляться запуск некоторой команды, являющейся отдельным последовательным бизнес-процессом. Выполнение через заданное время - добавляется специальный обработчик Пауза в выполнении, позволяющий отложить выполнение следующего действия на заданное в обработчике время. Обработчик входа в данный статус - отдельный последовательный бизнес-процесс, выполняемый для входа в данный статус. Обработчик выхода из данного статуса - отдельный последовательный бизнес-процесс, выполняемый для выхода из данного статуса.

Например, рассмотрим добавление команды для статуса Черновик. Для этого в выпадающем меню для данного статуса выберите пункт Команду. Откроется форма настройки основных параметров команды:



Укажите название команды и пользователей, которые могут выполнить данную команду. Если документ должен сменить статус после выполнения команды, то выберите необходимый статус с помощью выпадающего списка. Список статусов формируется из статусов бизнес-процесса.

Сохраните параметры команды.

В результате будет создано действие в статусе и связь между статусами:






Поскольку команда - это собственный последовательный бизнес-процесс, то данный процесс необходимо создать. Для этого кликнете по названию команды. Откроется визуальный конструктор:



В конструкторе уже содержится действие Установить статус, так как в ходе выполнения команды происходит смена статуса бизнес-процесса. В схему команды добавьте необходимые вам действия и выполните их настройку.

Примечание: создание отдельного бизнес-процесса в каждом статусе выполняется аналогично созданию последовательного бизнес-процесса.

Когда подпроцесс создан, то для возврата на главную страницу создания шаблона бизнес-процесса со статусами служит кнопка Вернуться к настройке статусов.

Для настройки действий в каждом статусе повторите описанные выше шаги.



По окончании выполнения необходимых настроек не забудьте сохранить шаблон с помощью кнопки Сохранить, доступной на главной странице со статусами бизнес-процесса.

Функционал раздела

Сотрудникам с разными правами доступа доступен различный функционал портала. Ниже в таблице приведены функции (Функционал), соответствующие различным группам сотрудников (Права пользователя), и указано, на какой странице раздела Документы можно этим функционалом воспользоваться (Страница).

Функционал Страница Права пользователя Доступ в раздел Любой раздел В соответствии с группой, к которой приписан сотрудник Добавление/Удаление/Редактирование папки Любой раздел Сотрудник, имеющий доступ в раздел Добавление/Удаление/Редактирование документа Любой раздел Сотрудник, имеющий доступ в раздел Подключение папки как сетевого диска Любой раздел Сотрудник, имеющий доступ в раздел. Доступно только для браузера Internet Explorer. Запуск бизнес-процессов Любой раздел В зависимости от настроек конкретного бизнес-процесса Создание/редактирование шаблона бизнес-процесса документов Любая страница Сотрудник Создание типовых шаблонов бизнес-процессов документов Любая страница Сотрудник Создание/редактирование шаблона бизнес-процесса организации Любая страница Администратор системы Восстановление документа из "Корзины", очистка "Корзины" Любой файл/папка Администратор портала Добавление/редактирование документа через "Документооборот" Любой документ Сотрудник

Сервисы

В разделе Сервисы представлены специальные услуги, сервисы и полезная информация для сотрудников.

• Просмотр занятости переговорных и выбор удобного для вас времени предстоящего мероприятия осуществляется на странице Резервирование переговорных.
• Оформление заявок и запросов на услуги выполняется на странице Электронные заявки. Сначала нужно выбрать вид заявки, а затем заполните специальную форму.
• На странице База знаний содержится список наиболее часто задаваемых вопросов по той или иной проблеме. Здесь вы можете быстро найти ответ на интересующий вас вопрос. Если ответ не найден, то вы можете обратиться в IT-службу.
• Заявка в IT-службу выполняется на странице Техническая поддержка, на которой сначала описывается возникшая проблема, а в дальнейшем ведется обсуждение и поиск решения проблемы с сотрудником IT-службы.
• Раздел Обучение содержит обучающие курсы по различным направлениям. Каждый учебный курс состоит из цикла уроков, некоторые уроки могут быть объединены в главы. В курс также могут быть включены тесты для самопроверки и итоговые сертификационные тесты, позволяющие проверить полученные знания и после успешного тестирования получить сертификат. Результаты вашего тестирования и полученные сертификаты можно просмотреть на страницах Журнал обучения и Мои сертификаты соответственно.
• Опросы сотрудников позволяют узнать их мнение по различным вопросам. Вы можете проголосовать по любому активному опросу на странице Опросы, которая содержит список активных опросов и историю голосований по ним.
• Список необходимых и часто используемых сотрудниками ресурсов представлен на странице Каталог ссылок.
• Управление подпиской на рассылки с сайта выполняется на странице Подписка. Вы можете выбрать рубрики и указать ваш e-mail, на который хотите получать рассылки.

Скачать материалы главы в формате PDF

Функционал раздела

Функционал Страница Права пользователя Резервирование переговорных Сервисы > Переговорные Администраторы Создание переговорных Сервисы > Переговорные Администраторы Создание своих списков Сервисы > Списки Группы пользователей, указанные в настройках модуля Универсальные списки Просмотр или изменение содержимого списка (записей или разделов) Сервисы > Списки Группы пользователей, указанные в настройках конкретного списка (в публичной части сайта) Работа с бизнес-процессами организации Сервисы > Бизнес-процессы Сотрудники Создание нового бизнес-процесса Сервисы > Бизнес-процессы Администраторы (по умолчанию) Работа с электронными заявками Сервисы > Электронные заявки Сотрудники Просмотр курсов Сервисы > Обучение Сотрудники Создание и редактирование курсов Сервисы > Обучение Администрация портала Создание/изменение страниц Сервисы > База знаний (wiki) Сотрудники Удаление страниц и истории Сервисы > База знаний (wiki) Отдел кадров, Руководство, Администрация портала (по умолчанию) Просмотр вопросов Сервисы > Вопросы и ответы Сотрудники Создание вопросов Сервисы > Вопросы и ответы Отдел кадров, Администрация портала, Администраторы Создание/управление опросами Сервисы > Опросы Отдел кадров, Администрация портала (по умолчанию) Создание новой заявки Сервисы > Техническая поддержка Сотрудники

Резервирование переговорных

На странице Список переговорных (Сервисы > Переговорные) доступен список переговорных и ссылка на календарь бронирования.



Поиск свободных переговорных на тот или иной промежуток времени осуществляется с помощью удобного фильтра, который доступен по кнопке Поиск переговорных:



Под фильтром будет отображен список свободных переговорных по заданным параметрам поиска.

Задавая условия поиска, вы можете найти переговорную на необходимый вам период и зарезервировать ее, если у вас достаточно прав доступа. В противном случае, вам следует обратиться к сотруднику, ответственному за резервирование переговорных.

Скрыть фильтр и результаты поиска позволяет кнопка Список переговорных, расположенная на контекстной панели страницы.

Если для некоторой переговорной вызвать меню действий, то при нажатии на пункт График переговорной откроется страница с графиком занятости переговорной:



Чтобы иметь возможность одновременно просматривать занятость нескольких переговорных на одной сетке календаря и/или забронировать переговорную (при наличии достаточных прав), перейдите по ссылке Резервирование переговорных с помощью календаря. Будет открыта следующая страница:



Список Календари служит для выбора переговорных, информация о занятости которых должна быть отображена на сетке календаря:



Для более детального просмотра информации о бронировании используйте специальный значок просмотра событий:



По его нажатии отобразится окно с подробной информацией:



Вы можете просмотреть график занятости помещений по дням/неделям/месяцам. Для этого используйте вкладки календаря День, Неделя или Месяц соответственно:



Для резервирования переговорной необходимо найти на календаре время, когда она не занята, затем связаться с менеджером, чтобы он подтвердил вашу бронь и внес ее в расписание занятости переговорных.

Примечание: Бронирование переговорных может осуществлять сотрудник, обладающим достаточным уровнем прав.

Списки

Списки - универсальный инструмент для отображения любой структурированной информации в виде списков. Для удобства, элементы в списке быть сгруппированы в разделы. На основе списков также построены некоторые страницы портала, например, страница Задания бизнес-процессов.



Страница Списки (Сервисы > Списки) предназначена для отображения и создания каких-либо списков. Пример: список Клиенты.

Примечание: Для разных групп сотрудников на странице Списки могут отображаться индивидуальные списки. Доступ к спискам задается администратором.

Если вы обладаете соответствующими правами, то на странице Списки будут отображены доступные вам списки:



Примечание: Также, если вы будете обладать соответствующими правами, то на контекстной панели вам будет доступна кнопка Добавить, которая позволяет создавать собственные списки.



Подробнее про создание собственных списков смотрите в курсе Администрирование портала.



• Просмотр списка
• Просмотр элемента списка
• Настройки отображения списка
• Панель фильтра
• Работа со списком
• Создание элемента списка
• Создание раздела списка
• Интеграция с MS Sharepoint



Просмотр списка

Для просмотра содержимого списка используйте иконки с названием списка, расположенные на странице Списки или ссылки, расположенные в правом меню.

В результате на странице будет отображен непосредственно сам список, панель фильтра (Поиск) и основные элементы управления:



Примечание: Количество и состав кнопок на контекстной панели зависит от прав сотрудника на конкретный список. Если сотрудник обладает правами на изменение списка, то ему будет доступна кнопка <Добавить_элемент> (название может отличаться, в зависимости от настроек самого списка), позволяющая создать новый элемент списка.



Просмотр элемента списка

Для просмотра/изменения (в зависимости от прав доступа) информации об элементе списка используйте меню действий или дважды кликните по строке с желаемым элементом в списке, после чего откроется форма следующая форма:



Примечание: Если вы обладаете правами на изменение списка, то форма будет иметь другой вид:



Кнопка <название_списка> на контекстной панели позволяет вернуться к просмотру списка.

Элементы управления позволяют развернуть все вкладки на одну страницу и настроить форму соответственно.




Настройки отображения списка

Для индивидуальных настроек отображения списка используется меню настроек списка:



где:

• Настроить список - позволяет изменить текущее представление списка в форме Настройка представления списка:

  

• Колонки списка - позволяет отобразить/скрыть желаемые колонки списка. Для этого отметьте флажком требуемые колонки и выберите пункт меню Применить:

  

• <название_представления> - выбор заранее созданного представления, которое будет определять вид списка.

  

• Представления - позволяет создавать/редактировать существующие представления в форме Управление представлениями:

  

  Создание и редактирование представлений производится в форме Настройка представления списка, описанной выше.

• Цветовая схема - позволяет изменить цветовую схему оформления списка.

  




Панель фильтра

Форма Поиск позволяет отфильтровать элементы в списке по каким-либо параметрам. По умолчанию фильтрация происходит по параметру Раздел.




Настройка формы фильтра

Для настроек фильтра используется следующее меню:



где:
• Условия поиска - позволяет выбрать поля для формы фильтра

  

• <название_фильтра> - позволяет сразу применить заранее сохраненный фильтр (отображается только в случае наличия сохраненных фильтров).
• Сохраненные фильтры... - позволяет выбрать и применить заранее Сохраненные фильтры в соответствующей форме, в которой можно также управлять ими.
  Примечание: Данная форма будет также доступна по ссылке Сохраненные фильтры, а ниже будут присутствовать ссылки, для быстрого применения фильтров, если в системе уже сохранен какой-либо фильтр.

  

• Сохранить как... - позволяет сохранить настройки текущего фильтра. Пункт меню активен после применения каких-либо параметров фильтра (после нажатия кнопки Найти)

Пример фильтрации списка по параметру "Раздел"

Вид списка до применения фильтра:



Вид списка после:






Работа со списком

Для сортировки содержимого списка по желаемой колонке кликните по ее заголовку:



Стрелка в заголовке будет указывать направление сортировки.




Для выполнения основных операций над элементом списка используется меню действий:



Примечание: Если вы обладаете правами на изменение списка, то меню будет иметь другой вид:



Если в списке включена поддержка бизнес-процессов, то в меню будет присутствовать соответствующий пункт, позволяющий запускать Бизнес-процессы. Работа с ними аналогична работе с бизнес-процессами документов




Создание элемента списка

Внимание! Создавать и редактировать элементы списка могут группы сотрудников с соответствующими правами, которые задаются администратором.
Примечание: В интерфейсе списков администратор может задать свои подписи к некоторым элементам управления. По умолчанию все элементы списка названы как Элемент, а разделы как Раздел.

Количество и состав полей может также зависеть от настроек администратора.

Для создания нового элемента списка воспользуйтесь кнопкой <Добавить_элемент> на контекстной панели



После нажатия этой кнопки откроется форма создания нового элемента списка

На закладке <Элемент> заполните поля, содержимое которых будет отображаться в строке списка



На закладке <Раздел> укажите, если необходимо, в каком разделе будет содержаться запись списка



Примечание: Если в списке разрешено использование бизнес-процессов, то при создании элемента списка будет доступна еще одна закладка:



Подробнее про работу с бизнес-процессами смотрите в главе Бизнес-процессы.




Создание раздела списка

Элементы в списке можно сгруппировать по какому-либо признаку. Эля этого нужно создать раздел и указать в свойствах элемента, с каким разделом он будет сопоставлен.

Внимание! Создавать и редактировать разделы списка могут группы сотрудников с соответствующими правами, которые задаются администратором.

Для создания нового раздела в списке воспользуйтесь кнопкой <Управление_разделами> на контекстной панели



После этого будет отображен список всех разделов для данного списка, если они существуют.

Для создания раздела используется кнопка <Добавить_раздел>, а для изменения существующего - ссылка с названием раздела



При создании нового раздела вам будет предложено указать его название во всплывающем окне, после чего он появится в списке разделов.



С помощью меню действий в этом списке раздел можно Переименовать или Удалить.

Примечание: В списке элементов для разделов отведена специальная колонка. Клик по ссылке с названием раздела приведет к просмотру отфильтрованных записей списка сопоставленных только с конкретным разделом



Интеграция с MS Sharepoint

Списки можно интегрировать с аналогичными списками в MS Sharepoint. Для этого нужно создать соединение с помощью кнопки:



По этой кнопке запуститься трех шаговый мастер создания соединения.

Шаг первый

На первом шаге укажите параметры сервера MS Sharepoint. Параметры нужно получить у системного администратора. В случае неправильных данных будет выведено сообщение о недоступности сервера, либо не пройденной авторизации. Если все данные введены верно, нажмите Далее, мастер перейдет ко второму шагу.



Шаг второй

В отобразившемся списке из MS Sharepoint выберите нужный вам список для синхронизации.



Шаг третий

В отобразившемся окне произведите настройки параметров синхронизации. Настройка параметров интуитивно понятна и в комментариях не нуждается.



При необходимости можно создать новые поля и задать им соответствие в списках "1С-Битрикс: Корпоративный портал".

После выполнения настроек система будет производить автоматическую синхронизацию в соответствии с заданными настройками.

Синхронизация

После создания соединения измениться вид меню команды SharePoint на контекстной панели списка:



По команде Настройки появится диалог настройки параметров синхронизации. По команде Синхронизация произойдет ручная синхронизация списков MS SharePoint и "1С-Битрикс: Корпоративный портал".

Бизнес-процессы

Бизнес процессы организации предназначены для автоматизации рутинной деятельности оганизации. По умолчанию создано и представлено два типовых бизнес-процесса: Оформление командировки и оформление отпуска. Администратор системы может добавлять собственные процессы.



Детально о бизнес-процессах компании смотрите в уроке Бизнес-процессы организации

Электронные заявки

Оформление заявки

Для оформления заявки выполните следующее:

• Перейдите на страницу Система электронных заявок (Сервисы > Электронные заявки > Отправить заявку):



• Выберите тип заявки, например, Канцелярские товары. Заполните специальную форму на открывшейся странице:



• Обязательно укажите Состав заказа;
• Дополнительно можно указать Комментарий, чтобы ваша заявка была понятной.

Чтобы выполнить отправку заявки, нажмите кнопку Отправить заявку. Кнопка Сбросить служит для удаления введенной информации.

Примечание: количество полей формы для заполнения будет разным для каждого типа заявок.

После отправки заявки будет открыта страница Мои заявки, содержащая список ваших заявок:



Работа с заявками

С помощью страницы Мои заявки вы можете просмотреть, отредактировать и проследить ход выполнения поданных вами заявок.



Например, только что созданные заявки имеют статус Новые, принятые к рассмотрению - Принято к рассмотрению. Если заявка рассмотрена и выполнена – Выполнено, если вам отказали в выполнении заявки - Отказано.

Все заявки группируются по типам и сортируются по дате изменения.

С помощью ссылки все заявки этого типа осуществляется переход на страницу со списком заявок выбранного типа. Ссылка с названием заявки служит для перехода к просмотру или редактированию заявки.

Примечание: редактирование заявки осуществляется только в статусе Новое, во всех остальных статусах возможен только просмотр подробной информации о заявке.

Просмотр и редактирование заявки

Если заявка находится в статусе Новое, то по нажатии на ссылку с названием заявки откроется страница редактирования параметров заявки:



При необходимости вы можете переключиться в режим просмотра по ссылке Просмотр, затем вы сможете вернуться в режим редактирования по ссылке Изменить.

Если вы отредактировали заявку, то для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку Отправить заявку или Применить.

Для поданной заявки в статусе Принято к рассмотрению или Выполнено возможен только просмотр детальной информации (переход к странице осуществляется по ссылке с названием заявки):



Список заявок выбранного типа

Если при просмотре списка поданных вами заявок вы воспользовались ссылкой все заявки этого типа, то будет открыта страница со списком заявок выбранного типа:



Используя данную страницу, вы можете:

• отфильтровать заявки в соответствии с необходимыми условиями поиска;
• создать новую заявку с помощью ссылки Новая заявка >;
• просмотреть заявку, перейдя по ссылке с номером заявки;
• если заявка в статусе Новое, то отредактировать ее, перейдя по ссылке Изменить;
• удалить заявку с помощью ссылки Удалить или удалить сразу несколько заявок, предварительно отметив их флагом, а затем нажав кнопку Удалить отмеченные.
Примечание: редактирование или удаление заявки возможно, если её статус Новое.

Видеоконференции

Видеоконференции - сервис для общения между сотрудниками компании с видеоизображением.

Сервис видеоконференция можно рассматривать как аналог популярной программы Skype.

Сервис видеоконференций доступен с редакции Совместная работа. Работа с видеоконференциями доступна для сотрудников с любым уровнем прав.

Чтобы сотрудники компании могли пользоваться сервисом видеозвонков и видеоконференциями, они должны:

• установить на свои браузеры специальную программу - веб-клиент;
• подключить и настроить веб-камеру.

Подключение веб-камеры



Чтобы сотрудник мог принять участие в видеоконференции в полном объеме, к его компьютеру должна быть подключена веб-камера. Если камера не подключена, то участие в конференции возможно только в режиме речи или (если не подключен и микрофон) в режиме чата.

Тип камеры (встроенная или внешняя) значения не имеет, не имеет значения и конкретная модель. Главное, чтобы веб-камера была подключена и нормально функционировала.

Описание установки камеры и программного обеспечения для нее на ваш компьютер идут в инструкции производителя веб-камеры.

Установка плагина

Сотрудникам потребуется установка специального плагина веб-клиента на компьютер. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» поддерживает работу с браузерами Internet Explorer и Mozila FireFox. Кроме этих браузеров возможна работа в Opera, Google Chrome и Safari.

При самом первом вызове видеосервиса, не важно в каком режиме это делается - видеоконференция или звонок сотруднику, браузер должен будет установить веб-клиент для обеспечения видеосвязи.

Установка плагина в Internet Explorer

Загрузка клиента произойдет автоматически:



После загрузки файла в верхней части окна появится полоска с уведомлением о попытке установить надстройку. Правой кнопкой мыши вызовите выпадающее окно и выберите в нем Установить эту надстройку:



Появится окно операционной системы с предупреждением системы безопасности:



Нажмите Установить, система установит Веб-клиент и запустит видеоконференцию.

Установка плагина в Mozila FireFox, Opera, Google Chrome и Safari

После клика на Видеозвонок или ответа на чужой звонок появится пошаговая инструкция по установке веб-клиента. Следуйте ее указаниям:



• Скачайте инсталлятор веб-клиента.
• Закройте браузер.
• Запустите инсталлятор и установите его, следуя шагам мастера.
• Перезапустите браузер, можно начинать работу с видеоконференциями.

Обновление плагинов

Периодически производится обновление плагинов для видеоконфренций. В этом случае браузер автоматически выдаст сообщение о том, что надо обновиться. Обновите плагин, по аналогии с установкой.

Интерфейс видеопереговорной

Интерфейс переговорной комнаты состоит из четырех частей:

• Зоны изображения (1);
• Списка участников (2);
• Настроек (3);
• Информация (для групповых видеоконференций).



Зона изображения



Зона изображения включает в себя:

• 1 - время продолжительности текущего звонка;
• 2 - кнопка Завершить звонок;
• 3 - регулировка громкости звука;
• 4 - быстрое отключение микрофона;
• 5 - быстрое отключение вебкамеры;
• 6 - быстрый вызов чата;
• 7 - зона изображения;
• 8 - вызов панели настроек;
• 9 - переход в полноэкранный режим;
• 10 - вызов чата;
• 11 - список участников чата;
• 12 - отключение/включение звуковых сообщений чата;
• 13 - окно просмотра сообщений чата;
• 14 - окно ввода сообщений для чата;
• 15 - кнопка отправки сообщений чата.

Воспользовавшись кнопкой Настройки вы вызовите настройки параметров видеозвонка:



В окне настроек можно задать устройства, которые должны использоваться в ходе работы видеозвонка.

Настройку сети менять самостоятельно не рекомендуется, только по указанию администратора портала:



Список участников

В Списке участников отображаются сотрудники, между которыми налажена видеосвязь. Инициатор контакта отображается ярлыком синего цвета, приглашенный участник - ярлыком зеленого цвета (если в сети) серый - если не в сети.

Настройки

В Настройках сотрудник может выбрать размер окна, в котором будет видно изображение партнера по разговору.

Интерфейс видеоконференции

Интерфейс видеоконференции несколько отличается от интерфейса видеозвонка:



В случае видеоконференции внешний вид зоны изображения не меняется. Только появляется большее число экранов, по одному на каждого участника конференции.

В Списке участников появляется кнопка Пригласить, с помощью которой добавляются участники конференции:



Зона Настройки не изменяется, зато появляется новая зона Информация:



Как сделать видеозвонок

Использование видеосвязи имеет различия в том случае если:

• звоните вы;
• звонят вам;
• вы устраиваете видеоконференцию.

Звоните вы

Чтобы сделать видеозвонок:

• Откройте на корпоративном портале личную страницу пользователя, с которым хотите связаться по видео.
• В группе команд Управление выберите Видеозвонок.



• Дождитесь ответа вашего партнера.

Звонят вам

Когда ваш партнер приглашает вас на видеозвонок, по корпоративному менеджеру мгновенных сообщений придет уведомление:



Если по каким-то причинам уведомление не пришло, то ответить на звонок можно, если кликнуть на команду Видеозвонок на странице вызвавшего вас пользователя.

Видеоконференция

Начать видеоконференцию, приглашать участников и продлить ее может только инициатор звонка.

Начать видеоконференцию нужно со звонка одному из будущих участников конференции. После того как откроется закладка с видео звонком:

• Нажмите на ссылку Расширить видеозвонок до видеоконференции в зоне Участники. Появится кнопка Пригласить.
• Нажмите на кнопку Пригласить откроется список сотрудников компании в рамках структуры компании.



• Отметьте флажками нужных вам сотрудников и нажмите кнопку Выбрать. Видеоконференция запустится.

Завершение видеозвонка

Для завершения видеозвонка воспользуйтесь кнопкой Покинуть конференцию.

Обучение

Раздел Обучение портала позволяет организовать обучение сотрудников посредством учебных курсов.

По умолчанию в разделе представлены обучающие курсы по различным направлениям, например Курс для новых сотрудников и Курс по работе с порталом:



Каждый учебный курс состоит из цикла уроков, некоторые уроки могут быть объединены в главы:



В курс также могут быть включены тесты для самопроверки и итоговые сертификационные тесты, позволяющие проверить полученные знания и после успешного тестирования получить сертификат.



Результаты вашего тестирования и полученные сертификаты можно просмотреть на страницах Журнал обучения и Мои сертификаты соответственно.

Примечание: создание и редактирование курсов возможно для пользователя с уровнем прав не ниже Администратор КП.

База знаний (Wiki)

База знаний (Wiki) — раздел портала, структуру и содержимое которого пользователи могут сообща изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим порталом.

Wiki идеально подходит для создания базы знаний, технических заданий и подготовки различных документов, над которыми происходит совместная работа нескольких пользователей.

Каждая страничка имеет комментарии и систему контроля версий. Первая функция позволяет обсуждать контент странички не отходя от кассы. Вторая - контролировать, кто и какие изменения внес, и если нужно - можно вернуться к одной из предыдущих версий.

Примечание: Механизм Wiki, кроме страницы База знаний, используется еще и в Рабочих группах.

Возможности Базы знаний

Wiki позволяет:

• Редактирование вики-страниц разными пользователями как с помощью вики-разметки, так и с помощью визуального редактора.
• Автоматическое построение оглавления.
• Вставлять изображения в страницу.
• Возможность задавать категории и тэги страницам.
• Искать интересующую категорию.
• Комментировать вики страницы.
• Вести историю изменений страницы.
• Сравнивать разные версии вики-страниц.
• Восстанавливать вики страницу до более ранней версии.
• Искать вики страницы с помощью стандартной формы поиска.

Основные понятия и термины:

• Внутренняя ссылка – гиперссылка на вики-страницу в рамках одного вики-сайта. В тексте вики-страницы помечаются, обычным для гиперссылок, синим цветом.
• Красная ссылка – внутренняя ссылка на несуществующую (еще не созданную) вики-страницу. В тексте вики-страницы помечается красным цветом.
• Внешняя ссылка – гиперссылка на внешний сайт.
• Вики разметка – разметка, которая позволяет легко и быстро размечать в тексте структурные элементы и гиперссылки; форматировать и оформлять отдельные элементы.
• В Категорию объединяют схожие по смыслу страницы. Одна страница может быть в нескольких категориях. Категории могут быть вложенными.
• Тегами помечают страницы для быстрого поиска нужной страницы.
• Версия – одна из сохраненных правок вики-страницы.
• Текущая версия – последняя версия вики-страницы, которая в данный момент видна на сайте.

Общий вид вики-страницы

Вики-страница состоит из:



1. Контекстной панели, которая позволяет:
   • Кнопка История - просмотреть версии страниц в их историческом развитии.
   • Кнопка Создать - создать новую страницу.
   • Кнопка Править - редактировать содержание страницы.
   • Кнопка Удалить - удалить страницу. Удаление вики-страницы удалит ее саму и всю историю ее изменений. Все ссылки на эту странинцу в других вики-страницах перестанут работать, т.е. станут "красными ссылками".
2. Оглавление. Формируется автоматически, если на странице есть заголовки.
3. Внутренняя или Внешняя ссылки.
4. Красная ссылка - ссылка на еще не созданную страницу.
5. Заголовок. Заголовки могут быть различного уровня.
6. Категории. Список категорий, к которым привязана данная страница.
7. Теги. Список тегов, которые соответствуют данной странице. В рамках Социальной сети теги не добавляются.
8. Комментарии. Добавленные комментарии к статье.

Создание первой страницы

Если еще не создано ни одной страницы, сотрудник увидит Главную страницу в таком виде:



Для создания первой страницы нажмите ссылку Создать. По этой команде откроется форма создания страницы с упрощенным визуальным редактором.



Текст рекомендуется добавлять с помощью упрощенного визуального редактора. Он имеет кнопки, недоступные в других визуальных редакторах системы:

• Вставить заголовок - доступна вставка заголовка вплоть до 6-го уровня вложений
• Ввод внутренней гиперссылки.

  По этой кнопке создается внутренняя гиперссылка на пока еще созданную страницу (красная ссылка). Название гиперссылки и название создаваемой страницы могут не совпадать.

  
  Примечание: В поле Ссылка нужно вводить не URL адрес ссылки, а название страницы, на которую вы хотите сослаться.

• Указать категорию.

  Указываются категория для страницы. Можно выбрать из списка уже существующих, можно добавить новую. Каждой странице можно назначить несколько категорий воспользовавшись этой кнопкой несколько раз.

  

• Ваша подпись и момент времени. Кнопка вставляет имя и фамилию автора статьи (в том виде как он зарегистрирован в системе), дату и время создания (правки) статьи.
• Игнорировать Wiki-форматирование. Позволяет вводить в текст сообщения программные коды без их искажения при просмотре.

Заполните текстом страницу и нажмите Опубликовать. Страница будет создана.

Создание страницы из Красной ссылки

Для создания новой страницы по красной ссылке просто нажмите на нее. Откроется форма создания новой страницы.

Примечание: Возможен вариант, когда связанная страница создается не по красной ссылке, а самостоятельно по кнопке Создать. В этом случае произойдет автоматическая привязка вновь созданной страницы к существующей ссылке. И наоборот: можно сначала создать страницу, а потом создать на нее гиперссылки на других страницах.

Редактирование страницы

Для редактирования страницы необходимо воспользоваться кнопкой Править. По этой кнопке откроется форма правки, аналогичная форме создания страницы. Изменения вступят в силу сразу после опубликования исправленной страницы.

Примечание: Изменение названия страницы при редактировании отразится на адресе, ведущем на страницу. Соответственно все ссылки на измененную страницу в других вики-страницах перестанут работать, т.е. станут "красными ссылками".

История версий

Список всех текущих версий страницы можно просмотреть по кнопке История.



Можно выбрать любые две версии и сравнить их между собой. При сравнении красным цветом отобразится то, что удалено из старой версии в сравнении с новой, а зеленым, что добавлено в новую версию в сравнении со старой.



Ссылка Восстановить до текущей позволит более раннюю версию сделать текущей версией.

Если над документом работает одновременно несколько человек, то на сайте отобразится версия, законченная последней. Все остальные версии будут сохранены в истории.

Категории

Категории - один из механизмов классификации создаваемых страниц. Категории могут иметь подкатегории. Вложенность подкатегорий не ограничена.

Категории создаются при создании (редактировании) страниц (кнопка Указать категорию) и выводятся под текстом страницы. Ссылка Категории отображается под текстом страницы независимо от того добавлена ли конкретная страница в какую либо категорию. По этой ссылке можно перейти к общему списку категорий.



Если страница категории не создана, она будет высвечиваться красной ссылкой, как и в случае с обычными страницами. Для создания страницы категории необходимо кликнуть по красной ссылке а затем воспользоваться не кнопкой Создать на Контекстной панели страницы, а ссылкой Создать в тексте под панелью.



Создавая страницу категории можно задать какая категория будет для нее старшей. Для этого воспользуйтесь кнопкой Указать категорию.

Примечание: На странице категории происходит указание вышестоящей категории, а не подкатегорий, которые должны входить в эту категорию.
Если ошибочно был назначен неверный порядок иерархии, подчиненность можно сменить. Для этого нужно сначала отвязать одну категорию от другой, а потом только задавать новые отношения иерархии.
Для удаления категории нужно вручную удалить текст [[Категория:_название категории_]] с wiki-страницы:


Теги

Теги - инструмент для поиска страниц штатными поисковыми механизмами.

Теги добавляются при редактировании страницы. При этом появляется список уже использованных в системе тегов с указанием числа страниц с выбранным тегом.


Примечание: Теги недоступны в Wiki, работающей в рамках Рабочих групп.

Вопросы и ответы

На странице Вопросы и ответы содержится список наиболее часто задаваемых вопросов по той или иной проблеме. Здесь вы можете быстро найти ответ на интересующий вас вопрос.

Все вопросы и ответы разбиты на категории, в зависимости от принадлежности к той или иной теме.

Чтобы просмотреть вопросы и ответы определенной категории, перейдите по ссылке с названием этой категории. В результате страница обновится, и на ней будет доступна следующая информация:

• список вопросов;
• блоки, в заголовках которых представлены вопросы, а в теле - ответы.



Примечание: управлять Вопросами и ответами (добавлять и редактировать вопросы) может сотрудник, обладающим уровнем прав доступа не ниже Отдел кадров.

Опросы

Страница Опросы позволяет организовать различные голосования, опросы и публиковать их результаты на портале.

Использование механизма разграничения прав доступа дает возможность управлять доступом сотрудников к участию в тех или иных опросах и голосованиях, а также к просмотру данных о ходе голосований и их результатов.

Текущий активный опрос отображается на главной странице портала:



Вы можете принять участие в опросе, находясь на главной странице, или по ссылке опросы перейти на страницу Опросы, на которой представлены все активные опросы:



Чтобы принять участие в опросе используйте ссылку Голосовать. В открывшейся форме голосования установите флаг в поле с нужным ответом и нажмите кнопку Голосовать:



Кнопка Сбросить предназначена для очистки формы голосования.

Для просмотра результатов всех голосований сотрудников служит ссылка Результаты. По ее нажатии открывается форма следующего вида:



Техподдержка

Современный веб-портал насыщен разнообразными функциями, сориентироваться в которых сотруднику бывает порой непросто. Многие компании хотели бы иметь возможность оперативно отвечать на вопросы сотрудников. Решение поставленных задач осуществляется с помощью Технической поддержки, которая позволяет вести работу с обращениями сотрудников.

Создание обращения

Создание обращения в IT-службу выполняется с помощью удобного мастера, состоящего из нескольких шагов.

На первом шаге укажите Заголовок обращения и выберите тип проблемы.



Нажмите кнопку Далее.

Количество шагов, а также содержимое следующего шага зависит от выбранного типа проблемы. Например, на втором шаге для вопроса по корпоративному порталу необходимо уточнить проблему:



Отметьте нужную опцию и нажмите кнопку Далее.

На третьем шаге указывается детальное описание проблемы (для некоторых типов проблем этот шаг может быть вторым по счету):



Подробно опишите проблему и нажмите кнопку Готово. Становится доступным предварительный просмотр обращения:



Если вам необходимо внести поправки в обращение, то воспользуйтесь формой, расположенной ниже:



Данная форма позволяет прикрепить файлы к обращению, указать критичность, категорию и закрыть его впоследствии.

Для отправки обращения нажмите кнопку Сохранить. Обращение добавится в список ваших обращений в IT-службу:



Просмотр и обсуждение обращений

Для просмотра созданных обращений в IT-службу и дальнейшего обсуждения вопросов воспользуйтесь ссылкой Мои обращения, расположенной на странице Техническая поддержка. Откроется страница со списком всех ваших обращений в IT-службу. Также на странице расположена форма фильтра, позволяющая найти обращения по заданным критериям.

Для каждого обращения указывается индикатор. Для решенных, закрытых обращений индикатор серого цвета. Если последний раз в обращении писали вы, то индикатор зеленый, а если сотрудник службы, то индикатор имеет красный цвет.



Для просмотра ответа службы и внесения изменений в обращение нажмите ссылку Изменить в строке соответствующего обращения. Откроется страница обсуждения обращения.



Добавить свой ответ вы можете с помощью формы, расположенной под формой обсуждения (форма аналогична той, с помощью которой вносятся поправки в обращение при его создании).

Каталог ссылок

Список необходимых и часто используемых сотрудниками ресурсов представлен на странице Каталог ссылок.

Ссылки в каталоге распределяются по разделам и подразделам, исходя из принадлежности к какому-то признаку, например раздел Бизнес и подразделы: Реклама, Финансы и т.д.:



Для того чтобы просмотреть все ссылки подраздела, например Все для бухгалтера, перейдите по ссылке с названием этого подраздела. Список ссылок появится ниже:



Примечание: Добавление ссылок в каталог может осуществлять сотрудник с уровнем прав не ниже Администратора портала. В случае необходимости, обратитесь к нему.

Подписка

Страница Подписка (Сервисы > Подписка) служит для организации рассылки различных почтовых сообщений с портала. Например, это могут быть сообщения с информацией о последних новостях компании, анонсы планируемых мероприятий и т.п.

Чтобы подписаться на рассылку, на странице в форме подписки выберите рассылку(ки), укажите формат подписки (Текст/HTML) и нажмите кнопку Подписаться:



После оформления подписки система выдаст сообщение: Подписка успешно изменена.

Группы

Группы - виртуальное объединение людей для решения или обсуждения общих вопросов, целей и задач.

В данном разделе вы узнаете о группах, управлении и взаимодействии с ними.

Пункт меню Группы по умолчанию представлен следующими страницами:



• Мои группы - на этой странице вы увидите перечень групп, в которых вы состоите.
• Поиск групп - здесь вы можете найти интересующую вас группу.
• Продажи и Маркетинг, Проекты, Производство, Руководители, Совместный отдых - в шаблоне Корпоративного Портала уже выделены несколько предполагаемых тем для вашей компании, в рамках которых можно создавать группы.
• Архив - здесь хранятся устаревшие и неактуальные группы.

Скачать материалы главы в формате PDF

Мои группы

• Просмотр групп
• Создание групп

На странице Мои группы располагаются группы, в которых вы состоите:



Это группы, которые вы создали, либо в которые вступили.




Просмотр групп

Щелкнув по значку любой группы можно перейти на страницу группы для детального просмотра:



На закладке Основное представлена информация о группе, ее модераторах, участниках, типе группы, а также выведены последние отчеты, обсуждения и ближайшие задачи группы.

В продукте используются группы следующих типов:

• открытая группа - вступить в группу может любой желающий пользователь или сотрудник компании;
• закрытая группа - вступить в группу можно только после одобрения модератором (администратором) группы;
• видимая группа - наличие группы видно всем пользователям или сотрудникам компании;
• невидимая группа - группа видна только членам группы;
• архивная группа - группу может быть архивной (например, если активность в ней давно отсутствует).



Создание групп

Примечание: Создание групп доступно пользователям с правами не ниже Могут создавать рабочие группы.
Если вам необходимо создать группу, но не хватает прав, то обратитесь к администратору портала.

Для создания новой группы, кликните по кнопке :



После щелчка вы попадете на страницу создания новой группы:



Обязательно заполните следующие поля формы:

• Название группы - укажите, как будет называться новая группа.
• Описание группы - введите информацию о группе, о темах, в ней обсуждаемых.
• Тема группы - выберите тему новой группы из представленных в списке:
Примечание: Если тема вашей группы отличатся от уже имеющихся на портале, то для создания новой темы обратитесь к администратору.

Следующие поля необязательны для заполнения, либо в них уже стоит значение по умолчанию:

• Изображение группы - выберите картинку, которой будет представлена ваша группа на портале, нажав на кнопку
• Параметры группы - включает в себя два параметра:

  При поставленной галочке Группа видима всем посетителям группа будет отображаться у любого пользователя, у которого есть доступ на корпоративный портал. В противном случае группа будет видна только ее участникам и сотрудникам с правами не ниже Администрация портала. При отмеченной опции Группа открыта для свободного вступления вступать в группу можно без предварительного одобрения заявки на участие администратором группы.

• Ключевые слова - перечень слов, кратко характеризующих темы и вопросы вашей группы, они будут учитываться при поисковых запросах.
• Приглашать пользователей в группу могут: - выбор тех членов группы, кто имеет право высылать приглашения на вступление в группу:

  По умолчанию выставлено Все члены группы.

• Отправлять сообщения членам группы могут: - выбор тех сотрудников портала, кто может отправлять сообщения, которые будут выводиться всем членам группы:

  По умолчанию выставлено Все члены группы.

После указания всех необходимых параметров для создания группы нажмите кнопку Создать группу. Если вы передумали создавать новую группу, нажмите Отмена.

Поиск групп

На странице Поиск групп отображаются все имеющиеся на корпоративном портале группы.

Они отсортированы в порядке убывания даты активности в этой группе:



На любой странице раздела Группы, кроме Мои группы можно выполнить поиск групп, введя в поле Искать слова из названия, описания или из набора ключевых слов:



В поле В теме кликните на пиктограмму стрелки (), чтобы выбрать тему групп, в которой производить поиск. При выборе пункта Любая поиск будет произведен по всем имеющимся темам.

Также поиск можно выполнить с помощью облака тегов, представленного на странице:



Выберите необходимый вам тег (ключевое слово), и щелкните по нему левой кнопкой мыши, чтобы найти интересующие группы.

Работа с группами

В этом уроке рассказано как вступить в группу, следить за ее новостями, отправлять сообщения.

Для взаимодействия с интересующей группой, необходимо перейти к просмотру группы, щелкнув по ее названию или изображению:



После щелчка откроется страница профиля группы:



Справа находится меню взаимодействия с группой.

Примечание: по отношению к группе сотрудник может быть владельцем группы, модератором группы, участником группы, пользователем из черного списка, и пользователем, не состоящим в группе. В этом уроке возможности описаны с точки зрения участника группы, либо человека, еще не вступившего в нее. Пользователю из черного списка часть функционала будет недоступна.


• Вступление в группу
• Отправка сообщений
• Подписка
• Выход из группы



Вступление в группу

Для того чтобы вступить в группу, выполните следующие действия:

• Нажмите на ссылку Вступить в группу, расположенную на закладке Основное страницы просмотра группы.

• Если группа является открытой, т.е. в нее может вступить любой желающий, то вы сразу присоединяетесь к группе.

  Если группа является закрытой, то необходимо заполнить форму запроса на присоединение к группе:

  

  Обязательно заполните поле Сообщение.

  После того, как модератор группы (или администратор) одобрит ваш запрос, вы получите соответствующее сообщение и станете членом группы:

  




Отправка сообщений

Вы можете послать сообщение всем участникам группы, нажав на ссылку Написать сообщение.

Примечание: Ссылка может и отсутствовать, если владелец группы поставил запрет на отсылку сообщений для тех, кто не состоит в группе.

Если ссылка доступна, то после ее нажатия появится окно отправки сообщений:



Данное окно можно условно разделить на три зоны:

1 - здесь отображаются отправленные и принятые сообщения в порядке следования друг за другом.

2 - в этой части окна можно поменять адресатов вашего сообщения (по умолчанию оно отсылается всем членам группы). Это делается аналогично выбору контакта, описанному в разделе CRM.

3 - редактор для создания сообщения.

Примечание: Подробнее про отправку сообщений можно прочитать в разделе Сообщения.



Подписка

Если вы вступили в группу, то можете оформить подписку на различные виды событий в группе, для этого воспользуйтесь ссылкой Подписка:



Вид подписки по умолчанию настраивается администратором. Чтобы изменить его на другой, щелкните по пиктограмме стрелки, откроется список:

События в группе разделены на несколько типов:

• Системные события - изменения во внутренней структуре группы (вступление в группу участника, назначение нового модератора, увольнение из модераторов и пр.);
• Обсуждения - создание тем на форуме и сообщения в них;
• Фото - добавление новых фотографий в группе;
• Задачи - изменения в задачах группы;
• Файлы - изменения в файлах группы;
• Отчеты - изменения в отчетах группы;
• Wiki - изменения в Wiki группы.

Галочка в поле Показывать в Живой ленте означает, что события данного типа будут отображаться в Живой ленте:



Чтобы не отображать данные события в новостной ленте, щелкните левой кнопкой мыши по галочке, после чего она сменится на красный крестик:



Примечание: Подробнее про подписку смотрите в уроке Подписка.



Выход из группы

Чтобы выйти из состава участников группы, нажмите Покинуть группу, после чего возникнет следующее сообщение:



Нажмите Покинуть группу для подтверждения своего решения.

Функционал группы

После того, как вы зашли в профиль группы, можно увидеть меню группы:



В нем представлены следующие вкладки:

• Основное - Это главная вкладка профиля группы, на ней размещена основная информация и меню управлениявзаимодействия с группой.
• Задачи - Здесь вы можете узнавать о поставленных задачах и менять их статус.
• Файлы - В данном разделе вы можете просматривать, хранить и создавать файлы. Подробнее смотрите на странице Файлы Личного раздела.
• Календарь - На вкладке Календарь можно узнавать о грядущих и прошедших событиях в группе. Работа с календарем описана в разделе Личная страница.
• Обсуждения - Здесь видны темы форума группы. Если у вас достаточно прав, можно создавать свои темы.
  Примечание: в настройках группы, Обсуждения именуются как Форум.

• Микроблог - Микроблог группы дает возможность обмениваться сообщениями с другими участниками группы. Подробнее об использовании микроблога смотрите в разделе Личная страница.
• Отчеты - Функционал идентичен блогу личной страницы;
  Примечание: в настройках группы, Отчеты именуются как Блог.

• Фото - Здесь расположены альбомы группы. Подробнее об использовании фотогалереи смотрите в подразделе Фото раздела Личная страница.
• Поиск - На данной вкладке можно выполнить поиск несколькими способами.

  Можно выполнить поиск, щелкая по ключевым словам в облаке тегов, построенным на основе тегов группы:

  

  Если нужных вам слов для поиска нет в облаке тегов, введите их в поле для поиска и нажмите Искать.

  Можно ограничить поиск каким-либо одним функционалом, либо определенной датой изменения. Для этого нажмите ссылку Расширенный поиск, после чего появятся дополнительные настройки поиска:

  

  В поле По функционалу нажмите на пиктограмму стрелочки и в открывающемся списке выберите, в каком функционале следует производить поиск:

  

  В поле По дате изменения для выставления даты используйте кнопку . О том, как пользоваться календарем, можно прочесть на странице Добавление сотрудника.

  Поставьте дату только в первое текстовое поле, чтобы поиск осуществлялся в период с нее по текущее число. Поставьте дату только во второе текстовое поле, если хотите чтобы в результатах поиска были все измененные до этого числа записи. Поставьте даты в оба текстовых поля, если хотите осуществить поиск за конкретно определенный период.

• Списки - Здесь вы можете просматривать, и при наличии достаточных прав, создавать списки каких-либо элементов. Подробнее о работе со списками смотрите в разделе Сервисы.
• Wiki - База знаний, сборник статей, создаваемых для обобщения и накопления знаний.

  Подробнее о работе с функционалом Wiki вы можете прочитать в разделе Сервисы.

• Участники - Здесь вы можете просмотреть полный список участников группы:

  

  Перейти на эту же страницу, либо на страницу со списком модераторов, можно, нажав на название группы, расположенное сразу над вкладками и в появившемся меню выбрать Участники или Модераторы соответственно:

  

Управление группами

В этом уроке вы узнаете о том, как можно осуществлять управление группами.

Внимание! Вы можете управлять группами, если являетесь ее владельцем или модератором, либо если вы входите на корпоративном портале в группу не ниже Администрация портала.

Управление группой осуществляется с помощью соответствующих ссылок, расположенных в секции Управление.

Если вы обладаете правами владельца группы, то на главной странице группы, под логотипом, увидите такое меню:



• Написать сообщение
• Редактировать группу
• Изменить настройки
• Удалить группу
• Редактировать модераторов
• Редактировать состав
• Черный список
• Пригласить в группу
• Проверить запросы на вступление
• Приглашения в группу
• Подписка
Внимание! В зависимости от прав, некоторые пункты будут отсутствовать в списке.



Написать сообщение

Ссылка позволяет написать личное сообщение участнику группы.

Примечание: Об отправке сообщений вы можете узнать из урока Отправка сообщений.



Рассмотрим те пункты меню, которых мы не касались в предыдущих уроках:

Редактировать группу

После клика откроется страница редактирования группы, аналогичная той, что появляется при создании группы. Ее описание можно посмотреть здесь.



Единственный появившийся новый параметр - Сделать архивной группой. Если отметить эту опцию, то группа не будет отображаться у участников и в общем списке групп той темы, к которой была причислена при создании. Найти ее можно будет на странице Архив раздела Группы, где хранятся все архивные группы, либо с помощью поискового запроса.




Изменить настройки

После перехода по ссылке вы окажетесь на странице, где можно менять названия и уровни доступа к функционалу группы:



Примечание: Настройка функционала группы производится аналогично настройкам функционала личной страницы сотрудника.



Удалить группу

Нажмите на эту ссылку, если вы хотите удалить группу. После клика откроется форма подтверждения удаления группы:






Редактировать модераторов

На данной странице вы можете Назначить модераторов, либо исключить сотрудников из их числа.

Также вы можете Изменить владельца группы с помощью выпадающего списка, в котором отображены сотрудники с правами модераторов:



Чтобы исключить сотрудника из числа модераторов, поставьте галочку напротив его имени и нажмите кнопку Исключить из модераторов.

Чтобы назначить новых модераторов, перейдите по ссылке Назначить модераторов, после чего вам откроется страница, представленная в разделе Редактировать состав.




Редактировать состав

По данной ссылке вы можете назначить какого-либо сотрудника модератором группы, либо исключить сотрудника из группы и внести в черный список. Для этого пометьте соответствующего сотрудника галочкой рядом с его именем и нажмите соответствующую кнопку:






Черный список

По данной ссылке можно просмотреть и изменить список сотрудников, находящихся в черном списке. Для сотрудников, внесенных в черный список, будет действовать запрет на просмотр группы, чтение ее содержимого и на повторное вступление в нее (если сотрудник был уже исключен из нее).






Пригласить в группу

После щелчка левой кнопкой мыши по данной ссылке вы попадете на страницу, с которой можно выслать приглашения сотрудникам на вступление в группу:



Ссылка Добавить из структуры позволяет выбрать сотрудников из списка структуры компании.

Ссылка <название_группы> позволяет вернуться к просмотру группы.




Проверить запросы на вступление

Если в группе не разрешено свободное вступление без одобрения модератором, то здесь будут отображаться все нерассмотренные заявки на участие в группе.



Для того чтобы разрешить сотрудникам вступить в группу, отметьте их в списке с помощью флажков и нажмите кнопку Одобрить вступление.




Приглашения в группу

На этой странице отображаются все высланные приглашения на вступление в группу:



Также на этой странице можно добавить или отменить приглашение.




Подписка

Позволяет подписаться на события в группе:



Примечание: Подробнее про подписку смотрите в уроке Подписка.

Общение

Раздел предназначен для организации производственного и непроизводственного общения в рамках корпоративного портала.

Внимание! Если в пункте меню Общение есть только один раздел - Обмен сообщениями, значит в Мастере настройки Корпоративного портала не отмечен галочкой пункт Социальная сеть и открытые коммуникации, обратитесь к администратору

Раздел Общение состоит из подразделов:

Блоги - предназначен для просмотра имеющихся на портале блогов, ознакомления с последними сообщениями.

Форумы - просмотр существующих тем форумов и создание новых.

Обмен сообщениями - статическая информация об имеющихся на портале XMPP/JABBER серверах, позволяющих мгновенно обмениваться сообщениями с другими пользователями портала.

Фотогалерея - просмотр имеющихся на портале фотографий, создание своей фотогалереи.

Доска объявлений - просмотр имеющихся на портале объявлений о покупкепродаже, оказании услуг, сдачиаренды квартир и других.

Скачать материалы главы в формате PDF

Функционал раздела

Сотрудникам с разными правами доступа доступен различный функционал портала. Ниже в таблице приведены функции (Функционал), соответствующие различным группам сотрудников (Права пользователя), и указано, на какой странице раздела Общение можно этим функционалом воспользоваться (Страница).

Функционал Страница Права пользователя Блоги Подраздел Блоги Сотрудник Управление блогами Сервисы > Блоги > Блоги в административной части Администрация портала Добавить/редактировать свое сообщение на Форуме Форум Сотрудник Удалить любое сообщение\тему на Форуме Форум Администрация портала Управление форумом Сервисы > Форумы в административной части Администрация портала Фотогалерея Фотогалерея Сотрудник Добавить/удалить/редактировать свое объявление Все страницы подраздела Доска объявлений Сотрудник

Блоги

В разделе Блоги выводятся блоги из персональных разделов сотрудников и групп. С помощью главной страницы этого раздела вы можете быстро ознакомиться со всеми новыми блогами, последними сообщениями и комментариями сотрудников.

Страница Блоги разделена на несколько частей.



Под заголовком Последние сообщения расположены самые поздние по времени публикации пользователей.

Пройдя по ссылке Просмотреть все сообщения можно увидеть все имеющиеся в системе сообщения пользователей в блогах.

В части страницы, озаглавленной как Последние комментарии видны все последние по времени отзывы сотрудников портала на сообщения в блогах.

Под заголовком Популярные блоги размещены блоги, пользующиеся наибольшей популярностью среди пользователей портала.

Пройдя по ссылке Просмотреть все блоги можно увидеть все имеющиеся в системе блоги сотрудников.

Примечание: На странице показываются ссылки на сообщения только тех блогов сотрудников/групп, которые разрешено просматривать. Каждый сотрудник (или модератор группы) определяет доступ к своему блогу для других сотрудников самостоятельно на странице личных настроек.

RSS подписка

Клик по значку RSS приведет на страницу с просмотром сообщений и возможностью подписки на этот канал.

Примечание: подробнее о работе в блогах смотрите на странице Работа с блогами в разделе Личная страница

Форумы

Используя форумы, вы можете попросить помощь в решении своей проблемы, дать совет, обсудить различные темы. Все доступные для сотрудников портала форумы (не считая личных и форумов групп) представлены на странице Форумы:



• Закладка Обновления
• Закладка Профиль
• Закладка Подписки
• Закладка Сообщения
• Закладка Поиск
• Закладка Пользователи
• Закладка Правила



Закладка Обновления

Кликнув по ссылке Обновления, вы попадете на страницу, где можно посмотреть список тем, в которых появились новые сообщения с момента вашего последнего захода на форумы:



В выпадающем списке выберите форум и, если нужно, раздел, в рамках которого будут выведены обновления, если таковые имеются:



С помощью пиктограмм календарей, в поле Обновление укажите временной промежуток, за который вы хотите просмотреть обновления на форумах:



Примечание: если вы хотите просмотреть обновления только за один день, то заполните только первое поле, указав дату этого дня, как это сделано на картинке выше.

Закладка Профиль

Позволяет перейти к просмотру своей личной страницы.

Закладка Подписки

Здесь вы можете быстро перейти к интересующему вас форумутеме и просмотреть последние там сообщения:



Чтобы оформить подписку на интересующий вас форумтему, воспользуйтесь ссылкой Подписаться при просмотре форуматемы:



Закладка Сообщения

На данной закладке можно просмотреть отправленные и полученные персональные сообщения:



В белой строчке Заполнение ящика указано, на сколько процентов заполнен объем памяти, отведенный для хранения сообщений.

Если вам пришло одно или несколько новых сообщений их количество будет отображаться цифрой в скобочках:



Важно! На закладке Сообщения отображаются только отправленные или полученные сообщения с профиля сотрудника на форумах, а не портала.

Для того, чтобы полностью очистить какую-либо папку от сообщений, поставьте напротив нее галочку в колонке флажков и нажмите кнопку OK:



По ссылкам Новое сообщение и Новая папка откроются страницы создания нового личного сообщения и новой папки для хранения сообщений соответственно.

Закладка Поиск

На данной закладке можно выполнить поиск по форумам портала:



Введите в поле Поиск искомую фразу, слово или автора сообщения.

В списке Форум выберите форум, на котором нужно производить поиск (по умолчанию поиск будет произведен по всем имеющимся форумам, кроме личных). Для этого выделите нужный форум щелчком левой кнопкой мыши.

Нажмите на пиктограмму стрелочки () рядом с полем Период и в раскрывшемся списке выберите промежуток времени относительно текущего момента, в котором было размещено искомое сообщение:



Нажмите на пиктограмму стрелочки () рядом с полем Упорядочить и выберите, по какому признаку расположить найденные результаты:

• по релевантности - в порядке убывания процента вхождения запроса в общий объем текста;
• по дате;
• по темам.

Для начала поиска нажмите кнопку Найти.

Закладка Пользователи

Данная закладка идентична странице Поиск сотрудника

Закладка Правила

На данной закладке приведены нормы и требования нахождения и общения на форумах. Прочитайте их, прежде чем что-то писать на форумах.

Примечание: подробнее о работе на форуме смотрите в разделе Личная страница, урок Форум.

Обмен сообщениями

Эта страница не позволит вам обмениваться сообщениями с другими сотрудниками портала, но на ней вы сможете узнать о серверах портала и приложениях, с помощью которых вы можно осуществить общение в реальном времени.



На странице Обмен сообщениями вы узнаете о сервере XMPP, работающем через протокол JABBER и интернет-мессенджерах QIP и Miranda, а также о том, как их настроить на работу с сервером.

Фотогалерея

Если на корпоративный портал загружены фотографии, и у вас достаточно прав для их просмотра, то они отобразятся на странице Фотогалерея.

Вы можете менять вид представления популярных фотографий, представленных на странице Фотогалерея с помощью кнопок управления, расположенных справа от надписи:



В разделе Фотогалерея есть фильтр фотографий, позволяющий отобрать самые новые, просматриваемые, популярные или комментируемые фотографии за определенный период:



После щелчка кнопкой мыши по желаемому свойству отбора, можно выбрать период времени, за который производить поиск, нажав на пиктограмму календаря:



Примечание: если оставить данные поля пустыми, то фотографии будут сортироваться за все время.

Галочка в опции Сортировать сначала по дате приведет к выводу в первую очередь наиболее ранних по дате создания, среди отсортированных по указанному параметру, фотографий.

Подробнее о работе с календарем смотрите в уроке Поиск сотрудника.

Для просмотра фотографий из выбранного периода нажмите кнопку Показать.

Для отмены фильтра и очистки его полей нажмите кнопку Сбросить.

Галереи сотрудников доступны по ссылкам в секции Галереи пользователей

Примечание: подробнее о работе с фотогалереями смотрите в разделе Фото.

Доска объявлений

Страница Доска объявлений служит для просмотра размещенных на портале объявлений, и создания своих.



Примечание: у вас может быть недостаточно прав для создания объявлений, в таком случае обратитесь к администратору.

Разместить объявление можно с помощью ссылки Добавить объявление. По нажатию откроется форма для добавления объявления:



Заполните следующие поля:

• укажите Заголовок (обязательное к заполнению поле);
• в поле Срок публикации до, нажав на пиктограмму календаря, выберите, до какой даты (и даже времени) ваше объявление будет находиться на Доске объявлений;
  Примечание: подробнее о том, как пользоваться календарем, вы можете прочитать в уроке Поиск сотрудника.

• в поле Категория, нажав на пиктограмму со стрелочкой, направленной вниз, выберите категорию, к которой относится ваше объявление (обязательное к заполнению поле):

  

  Если для вашего объявления не подходит ни одна из имеющихся категорий, для создания новой обратитесь к администратору.

• введите описание в поле Текст объявления;
• укажите контактные данные, заполнив поля: Сайт, Телефон (обязательное к заполнению поле).

Нажмите кнопку Сохранить. Откроется страница со списком размещенных вами объявлений:



Вы можете изменить или удалить объявления с помощью ссылок редактировать и удалить соответственно.

В дальнейшем выполнить переход к этой странице мы можете по ссылке Мои объявления, расположенной на странице Доска объявлений.

CRM

Сопровождение потенциального клиента от первого контакта до совершения сделки обычно выполняется с помощью CRM.

Что такое CRM?

Система управления взаимодействием с клиентами (или CRM, сокр. от англ. Customer Relationship Management System) — система, предназначенная для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов. В CRM сохраняется информация о клиентах и история взаимоотношений с ними для последующего анализа результатов.

Для начала определимся с терминами:

• Контакт - запись о личности, с которой было общение по поводу профессиональной деятельности, Визитная карточка другими словами.
• Компания - запись о компании, которая имеет какую-то форму сотрудничества (либо может иметь сотрудничество) с вашей компанией.
• Лид - запись о какой либо форме контакта (телефон, e-mail, очная встреча и так далее), которая имеет потенциальную возможность перерасти в сделку.
• Событие - любое изменение в записях Контакт, Лид, Компания.
• Сделка - запись о работе с Клиентом, Компанией по поводу продажи товара.

Скачать материалы главы в формате PDF

Функционал раздела

Помимо администрации и руководства, по умолчанию к CRM доступ имеют только сотрудники, входящие в группу Маркетинг и продажи.

Для различных групп пользователей функционал CRM несколько различается. Ниже в таблице приведен функционал, соответствующий различным группам сотрудников и указаны соответствующие страницы:

Функционал Страница Права пользователя Добавить гаджет Рабочий стол CRM Маркетинг и продажи Сбросить текущие настройки Рабочий стол CRM Маркетинг и продажи Сохранить текущие настройки как настройки по умолчанию Рабочий стол CRM Администрация портала Действия с сущностями CRM Страницы разделов Контакты, Компании, Сделки, Лиды Маркетинг и продажи Назначение прав доступа Права доступа Руководство Настройка значений параметров сущностей Справочники Руководство Создание новых полей Настраиваемые поля Руководство Создание интеграции Send&Save Интеграция Send&Save Руководство

Контакты

Любая сделка начинается с установления контакта с частным лицом, или человеком, представляющим какую-либо компанию.

В разделе Контакты вы можете осуществлять различные операции с имеющимися контактами, а также добавлять новые.

При наведении мышки на CRM в главном меню, откроются доступные разделы модуля, первым из которых будет Контакты:


• Добавить контакт - здесь вы можете добавить новый контакт в базу.
• Список контактов - на этой странице расположены все имеющиеся контакты.
• Импорт контактов - на этой странице возможно импортировать в CRM список контактов в формате .csv.

Добавить контакт

Добавить новый контакт можно несколькими способами:

• щелкнув по пункту Добавить контакт в разделе Контакты;
• нажав на кнопку Добавить контакт на Контекстной панели страницы Список контактов;
• чтобы сразу причислить контакт к какой-либо компании, на странице Список компаний кликните левой кнопкой мыши в Меню действий по пункту Добавить контакт.
Примечание: подробнее о меню действий и контекстной панели рассказано в уроке Форма отчета.



В любом из вышеперечисленных случаев откроется страница добавления контакта:



Заполните поля формы, чтобы добавить новый контакт в CRM:

• Имя - укажите имя контактного лица.
• Фамилия - укажите фамилию контактного лица.
• Отчество - укажите отчество контактного лица.
• Фотография - если на компьютере имеется фотография человека, с которым установлено сотрудничество, нажмите кнопку Обзор и выберите ее.
• E-mail - напишите электронный адрес данного контакта. Вы можете указать вид этого e-mail, нажав на пиктограмму стрелочки и выбрав из списка Рабочий (стоит по умолчанию), Частный, Другой. Если вы хотите написать несколько адресов, нажмите ссылку Добавить, после чего появится еще одно поле для ввода e-mail.

  Нажмите крестик, если хотите очистить поле от символов или удалить добавленное поле.

• Телефон - укажите номер телефона, по которому можно связаться с данным лицом. Указание дополнительных номеров, типа номера, очистка поля, осуществляется также, как для E-mail.
• Сайт - введите адрес сайта клиента. Изначально выставлено три поля для указания адреса сайта в сети Internet (Корпоративный, Facebook, Twitter), однако вы можете добавить еще, выставив другой тип, нажав на пиктограмму стрелочки и выбрав из выпадающего списка нужное значение поля:

  

  Нажмите крестик, если хотите очистить поле от символов или удалить добавленное поле.

• Мессенджер - здесь можно указать клиент сообщений данного контактного лица. Добавление дополнительного мессенджера, указание типа, очистка поля, производится аналогично, как для E-mail.
• Компания - укажите компанию, в которой работает добавляемый контакт. Если компания уже есть в CRM, то это делается аналогично выбору контакта, описанному в уроке Добавить сделку. Если компании нет, до впишите ее название, и она автоматически добавится в список компаний.
• Должность - укажите должность в фирме лица, с которым установлена связь.
• Адрес - введите местонахождения клиента, или его компании.
• Комментарий - используя редактор, вы можете ввести произвольный комментарий к данному контакту. О возможностях редактора подробнее рассказано в главе Сообщения.

В полях вкладки Дополнительно вы можете настроить следующие опции:

• Тип контакта - нажмите на пиктограмму стрелочки и в выпадающем списке укажите тот тип, к которому вы относите данный контакт:



По умолчанию стоит значение Общие контакты.

• Ответственный - здесь указывается имя, фамилия, e-mail и ID того сотрудника, который будет взаимодействовать с данным клиентом (по умолчанию указаны данные сотрудника, добавляющего контакт).

  Чтобы поменять ответственного, нажмите на ссылку Добавить из структуры и выберите нужного сотрудника в структурном дереве, аналогично выбору контакта при добавлении сделки.

• Источник - нажав на пиктограмму стрелочки вы можете указать как нашли данного клиента, щелкнув левой кнопкой мыши по нужному значению:

  

• Описание - при желании введите дополнительную информацию.
• Участвует в экспорте контактов - снимите галочку, если не хотите, чтобы данный контакт можно было экспортировать куда-либо в общем списке.



Нажмите Сохранить, чтобы добавить контакт и перейти к странице со списком контактов.

Нажмите Применить, чтобы добавить контакт и остаться на данной странице.

Список контактов

При наведении курсора мыши на контакт в общем списке, он выделяется желтым цветом:



Работа с таблицей страницы Список контактов разобраны в уроке Форма отчета.

Двойной щелчок по любой свободной области контакта приведет к открытию страницы профиля контакта в CRM:



О просмотре профилей CRM смотрите в уроке Профили.

Точно такой же результат даст щелчок левой кнопкой мыши по имени или фамилии контакта.

Клик по названию компании откроет страницу профиля этой компании, подробнее о профилях компаний можно прочитать в уроке Профили.

Если вы хотите написать электронное письмо какому-либо контакту, щелкните по значению столбца Рабочий e-mail, это запустит ваш почтовый клиент, где в поле адреса получателя будет прописан e-mail контакта:



Щелчок по ссылке с номером телефона вызовет окно выбора приложения, с помощью которого можно осуществить сеанс связи по указанному номеру:






Контекстная панель

Кнопка Добавить контакт на контекстной панели направит вас на страницу, о которой можно узнать из урока Добавить контакт.

О возможностях кнопки Импорт контактов можно прочитать в уроке Импорт контактов.

При нажатии на кнопку Экспорт контактов откроется меню, предлагающее выбрать, в каком формате вы желаете сохранить данный список контактов:



Есть три варианта выбора:

• Экспорт контактов в CSV - после выбора этого пункта появится диалоговое окно сохранения файла в формате .csv.
• Экспорт контактов в Excel - после выбора этого пункта появится диалоговое окно сохранения файла в формате .xls.
• Экспорт контактов в Outlook - выбор этого пункта позволит передать все записи таблицы списка контактов в Outlook.
Примечание: о том как осуществлять экспорт, вы можете посмотреть в уроке Поиск сотрудника..

Внимание! Для полноценной и безошибочной интеграции с Outlook необходим минимум Outlook 2007.

Импорт контактов

На данной странице можно импортировать в базу CRM список контактов в формате .CSV.

Перейти на страницу импорта контактов можно так же нажав кнопку Импорт контактов на контекстной панели страницы Список контактов.

На данной странице расположены следующие поля:



• Выберите файл (csv) - единственное обязательное для заполнения поле. Нажав на кнопку Обзор, укажите на своем компьютере местонахождение импортируемого списка контактов в формате csv.
• Пример файла - нажмите на ссылку Скачать, если хотите сохранить на компьютере имеющийся в дистрибутиве файл .csv со списком контактов, которые есть в базе CRM для примера наполнения.

  После щелчка по ссылке откроется окно сохранения файла. Нажмите Открыть если хотите просмотреть содержимое файла, и Сохранить - если хотите сохранить файл на компьютере:

  

• Участвуют в экспорте - снимите галочку, если не хотите, чтобы данный контакт можно было экспортировать куда-либо в общем списке.

Нажмите Сохранить, если хотите сохранить данный список и перейти на страницу Список контактов.

Нажмите Применить, если хотите сохранить данный список в базе и остаться на странице Импорт контактов.




Импорт контактов с помощью vCard

Для того, чтобы осуществить импорт электронных визиток из MS Outlook в контакты CRM, запустите почтовый клиент Outlook, зайдите там в Контакты и выберите нужные визитные карточки. Затем в верхней панели выберите Переслать контакт > Как визитную карточку и отправьте по E-Mail адресу CRM.

Примечание: об e-mail адресе CRM смотрите также на странице Интеграция Send&Save.
.

Поиск контактов

• Работа с поисковой панелью
• Фильтры

Работа с поисковой панелью

Поиск контактов можно осуществить на странице Список контактов с помощью расположенной справа панели поиска:



В зависимости от условий поиска заполните следующие поля:

• Найти - введите полностью или частично имя, фамилию, электронный адрес или телефон, и в соседнем поле, нажав на пиктограмму стрелки, укажите, среди каких данных осуществлять поиск:

  

• Компания - введите полностью или частично название компании, контакты которой хотите найти.
• Тип контакта - нажмите на пиктограмму стрелочки и выберите тип, к которому относится искомый контакт.
• Дата изменения - нажмите на пиктограмму стрелочки и в выпадающем списке укажите дату или период времени, за который произошло последнее изменение искомого контакта.

  При выборе варианта за послед. рядом появляется текстовое поле, в котором необходимо указать число, равное количеству последних дней, за которое произошло изменение искомого контакта:

  

  При выборе варианта точно в появляющемся соседнем поле с помощью календаря можно указать дату и время изменения контакта с точностью до секунд:

  

  Подробно об использовании календаря смотрите на странице Поиск сотрудника.

  При выборе позже и раньше, укажите дату и при необходимости время, позже или раньше которого были изменения искомого контакта.

  Вариант Интервал с помощью календарей позволяет задать временной промежуток, в который были совершены изменения контакта:

  

  При одновременном указании значений полей панели поиска, в результатах будут отображаться контакты, удовлетворяющие любому из указанных условий.

• Ответственный - введите имя ответственного за данный контакт, или, нажав на зеленый крестик, выберите из предложенного списка. Это делается аналогично выбору контакта, описанному на странице Добавить сделку.

Нажмите Отменить для очистки всех полей поиска.

Нажмите Найти для начала поиска. Будут выведены контакты, удовлетворяющие условиям поиска:



Для того, чтобы вернуть в таблицу все контакты, нажмите левой кнопкой мыши на ссылку Отменить фильтр.

Если по заданным критериям контактов не найдено, будет выведено соответствующее сообщение:






Фильтры

Под надписью Сохраненные фильтры находятся ссылки, нажав на которые можно осуществить поиск по уже заранее заданным параметрам, по умолчанию это: Мои контакты, Измененные за сегодня, Измененные за вчера, Измененные мной. Параметры поиска в этих фильтрах очевидны из названий.

Для пользователя CRM есть возможность сохранить фильтры с собственноручно настроенными параметрами поиска. Для этого нужно на панели поиска пройти по ссылке Сохранить как..., после чего откроется окно:



Укажите все необходимые параметры фильтра, нажмите Сохранить, после чего вам откроется окно с перечислением всех доступных фильтров, включая вновь созданный:



Справа на окне присутствуют кнопки управления фильтрами. Выделите какой-либо фильтр кликом левой кнопки мыши, если вы хотите изменить параметры, щелкните Изменить. Чтобы удалить выбранный фильтр, нажмите Удалить и подтвердите свое намерение, нажав OK в возникшем окне:



Нажмите Добавить, чтобы создать еще один новый фильтр.

Закройте окно управления фильтрами, нажав Применить.




Многие вышеперечисленные действия можно выполнить с помощью следующей кнопки:



Нажмите на нее, и, чтобы осуществить поиск контактов с помощью какого-либо сохраненного фильтра, нажмите на его имя в списке.

Чтобы перейти в меню управления фильтрами, выберите Сохраненные фильтры....

Чтобы создать новый фильтр, нажмите Сохранить как....

Если вы хотите добавить новые поля на панель поиска, либо удалить имеющиеся, наведите курсор мыши на пункт меню Условия поиска:

В появившемся списке, щелчком мыши, поставьте галочки на тех параметрах, которые вы бы хотели видеть на поисковой панели. Снимите галочки с тех параметров, которые вы бы хотели убрать. Чтобы убрать все параметры поиска, кроме поля Найти, щелкните по пункту Скрыть все условия. Чтобы показывались все имеющиеся параметры поиска, нажмите Показать все условия.



Профили

• Профиль контакта:
  • Вкладка Контакт
  • Вкладка Компании
  • Вкладка Сделки
  • Вкладка События
  • Контекстная панель
• Профиль компании:
  • Вкладка Компания
  • Вкладка Контакты
  • Вкладка Сделки
  • Вкладка События
  • Контекстная панель
• Профиль Сделки

Профиль контакта

Со страницы списка контактов можно посмотреть профиль любого лица. О том, как это сделать, написано в уроке Список контактов.



Профиль контакта представлен четырьмя вкладками: Контакт, Компании, Сделки, События. Активная в данный момент вкладка подсвечивается более темным цветом.

Об управлении формой, представленной на странице профиля контакта, можно узнать из урока Форма отчета.

Вкладка Контакт

Здесь вы можете узнать информацию о данном лице. Вы можете увидеть ссылки рядом со следующими полями:

• Рабочий e-mail - щелкните по ссылке, если хотите написать письмо этому контакту. Запустится ваш почтовый клиент, и в адресе получателя будет e-mail этого контакта.
• Мобильный телефон - клик по номеру дает возможность осуществить сеанс связи по протоколу callto. Если у вас установлена программа, поддерживающая данный протокол, то появится окно выбора приложения:

  

• Корпоративный сайт - здесь указан адрес сайта контакта в сети интернет. Щелкните по нему, чтобы перейти на сайт.
• Страница Facebook - адрес странички в социальной сети Facebook. Нажмите, чтобы перейти на нее.
• Микроблог Twitter - адрес блога данного пользователя в Twitter.
• Контакт Skype - щелкните по значению данного поля для связи с контактом через протокол skype.
Примечание: в различных контактах поля могут отличаться, в зависимости от вносимых при добавлении контакта данных.
• Компания - ссылка на профиль компании в CRM. Подробнее смотрите здесь.
• Ответственный, Создал, Изменил (раздел Дополнительно) - ссылки соответственно на профиль ответственного за контакт, создавшего его, и того, кто последний раз его изменял. При наведении курсора мыши на ссылку появится краткая информация и ссылки, позволяющие отправить сообщение и сделать видеозвонок:

  

  О ссылках Написать сообщение и Видеозвонок вы можете подробнее узнать в разделах Переписка с пользователями и Видеоконференции соответственно.

Вкладка Компании

На данной вкладке расположена информация о компании, в которой работает контакт:



Цифра в скобочках заголовка вкладки указывает, сколько компаний представляет этот контакт.

Информацию по ссылкам смотрите выше, в описании вкладки Контакт.

Вкладка Сделки

Здесь представлены данные о сделках с данным контактом:



Цифра в скобочках заголовка вкладки указывает, сколько сделок ведется или велось с этим контактом.

О значениях столбцов таблицы сделок вы можете прочитать в разделе Сделки.

Вкладка События

На данной вкладке приведены события, связанные с контактом, а также добавленные к нему:



Цифра в скобочках заголовка вкладки указывает, сколько событий связано с этим контактом.

Контекстная панель

Контекстная панель представлена четырьмя кнопками:

• Список контактов - возвращает вас на страницу со списком контактов. Вы можете прочитать о ней в уроке Список контактов.
• Добавить событие - вызывает окно добавления события к данному контакту. Подробнее о добавлении событий вы можете прочитать в уроке События.
• Редактировать - позволит вам редактировать контакт. О полях, которые будут в форме редактирования контакта, вы можете прочитать в уроке Добавить контакт.
• Еще - открывает доступ к пунктам Добавить контакт и Удалить контакт:

  

  Если вы кликните по Удалить контакт, появится окно подтверждения стирания контакта из общей базы:

  

  Подтвердите свое решение, нажав Удалить контакт.

  О том, как добавить контакт, рассказано в уроке Добавить контакт.




Профиль компании

Профиль компании представлен четырьмя вкладками: Компания, Контакты, Сделки, События. Активная в данный момент вкладка подсвечивается более темным цветом.

Вкладка Компания

На данной вкладке представлена основная информация о компании, контактные данные, а также дополнительная информация, аналогично вкладке Контакт профиля контакта.



Вкладка Контакты

Здесь представлен список контактов, причисленных к данной компании:



Цифра в скобочках заголовка вкладки указывает, сколько контактов представлено этой компанией.

Ссылки в столбцах Имя и Фамилия ведут на страницу профиля контакта.

Щелчок по ссылке в столбце Компания направит вас на первую вкладку профиля компании.

Кликните по ссылке в столбце Рабочий E-mail, если хотите написать письмо этому контакту. Запустится ваш почтовый клиент, и в адресе получателя будет e-mail этого контакта.

Вкладка Сделки

На данной вкладке расположен список сделок, совершаемыхзаключенных с компанией:



Цифра в скобочках заголовка вкладки указывает, сколько сделок представлено этой компанией.

Щелчок по ссылке в столбце Название направит вас на страницу профиля сделки.

О значении столбцов таблицы вкладки Сделки подробнее смотрите в уроке Добавить сделку

Вкладка События

На данной вкладке приведены события, добавленные к компании, а также связанные с ней:



Цифра в скобочках заголовка вкладки указывает, сколько событий отмечено для этой компании.

Щелчок по ссылке в столбце Автор направит вас на страницу профиля автора сделки.

Примечание: просмотр некоторых профилей может быть вам недоступен, в таком случае обратитесь к администратору.

О значении столбцов таблицы вкладки События подробнее смотрите в уроке События.

Контекстная панель

Контекстная панель профиля компании аналогична таковой для профиля контакта.




Профиль Сделки

Вкладки профиля Сделки аналогичны таковым для профилей Контакта и Компании.

Рабочий стол CRM

Чтобы попасть на страницу рабочего стола CRM кликните левой кнопкой мыши по пункту главного меню CRM:



Страница Рабочий стол CRM состоит из нескольких блоков, так называемых гаджетов:



Подробнее об использовании гаджетов смотрите в уроке Страница мой портал.

Компании

Каждый персональный контакт в большинстве случаев представляет какую-либо компанию, а то и несколько.

В разделе Компании можно просматривать имеющиеся в системе CRM компании, добавлять новые, производить над ними различные операции.

Добавить компанию

При переходе по ссылке Добавить компанию, откроется форма добавления компании:



Также добавить компанию можно, нажав на кнопку на контекстной панели страницы Список компаний.




Заполните следующие поля:

Название компании - единственное обязательное к заполнению поле, введите как называется добавляемая компания.

Логотип - нажмите Обзор и выберите картинку, представляющую эту компанию.

Тип компании - нажмите и укажите к какому типу относится добавляемая компания (по умолчанию выставлено Клиент):



Сфера деятельности - нажмите и укажите тип деятельности, которой занимается добавляемая компания (по умолчанию выставлено Информационные технологии):



Кол-во сотрудников - нажмите и укажите приблизительное число сотрудников, работающих в данной компании (по умолчанию выставлено менее 50):



Годовой оборот - с помощью цифр укажите годовой денежный оборот компании. Если данное поле оставить пустым, или заполнить словесными обозначениями, годовой оборот будет отображаться как 0.

Валюта - нажмите и выберите валюту, в которой вы указываете годовой оборот (по умолчанию выставлено Рубль):



Комментарий - введите свой комментарий свободного характера.

Контакты компании - укажите контакты, относящиеся к данной компании. Как это сделать описано в уроке Добавить сделку.

Остальные поля описаны в уроке Добавить контакт, либо очевидны из названия.

Создание компании из формы добавленияредактирования контакта

При добавлении нового контакта в CRM, либо редактировании уже существующего, вы можете вписать название компании, в которой он работает:

Если компании с таким именем нет в системе, она будет создана и добавлена в список компаний.

Список компаний

На данной странице представлен список всех имеющихся компаний:

Просмотр компании

Просмотр любой компании осуществляется аналогично просмотру контакта.

Меню действий

Помимо Просмотреть компанию, меню действий включает в себя следующие пункты: Редактировать компанию, Добавить событие, Добавить контакт, Добавить сделку, Удалить компанию.

Редактировать компанию

После клика по данному пункту появится форма редактирования компании, включающая в себя две вкладки: Компания и События:

О значениях полей формы редактирования компании вы можете подробнее узнать в уроке Добавить компанию.

На вкладке События расположена таблица с перечнем действий, производимых над параметрами компании, а также события, добавленные к ней:

Процессы добавления события, добавления контакта, добавления сделки, удаления компании, полностью аналогичны таковым, описанным в уроках События, Добавить контакт, Добавить сделку и Список лидов соответственно.

Импорт и экспорт компаний

Импорт компаний полностью аналогичен Импорту контактов.

Экспортировать компании можно на странице Список компаний, нажав на кнопку Экспорт компаний на контекстной панели:

Экспорт можно осуществить в двух форматах: в CSV и в Excel.

Процесс экспорта аналогичен экспорту сотрудников, описанному в уроке Поиск сотрудника.

Сделки

Сделки являются конечной целью и желаемым результатом связей с контактами и фирмами.

В разделе CRM Сделки можно просматривать, редактировать, экспортировать сделки.

Добавить сделку

• Группа полей Сделка
• Группа полей Сроки
• Группа полей Планируемое событие

На странице Добавить сделку вам откроется форма добавления новой сделки:

Также добавить сделку можно, нажав на кнопку на контекстной панели страницы Список сделок.

Для добавления сделки заполните следующие поля:

Группа параметров Сделка

Название - единственное обязательное к заполнению поле, введите как будет называться добавляемая сделка.

Продукт - нажмите и выберите продукт, по которому была произведена сделка:

Сумма - только с помощью цифр укажите сумму сделки.

Валюта - нажмите и выберите валюту, в которой вы указываете сумму (по умолчанию выставлено Рубль):

Вероятность, % - введите число от 0 до 100, характеризующее вероятность успешности сделки.

Ответственный - здесь указываются данные, идентифицирующие ответственное за данную сделку лицо. Изначально выставляется имя, фамилия, e-mail и ID сотрудника, который вносит данные о лиде. Указать другого сотрудника из структуры портала, можно нажав на ссылку Добавить из структуры. Это делается аналогично выбору управляющего подразделением в уроке Структура компании.

Контакт - укажите контакт, участвующий в сделке. Это можно сделать двумя способами:

• Наберите первые буквы имени или фамилии контакта, и он автоматически появится в перечне контактов:

  

  Если сотрудников с аналогичными по написанию именами несколько, то CRM покажет даст возможность выбрать из них:

  

  Для этого нужно кликнуть левой кнопкой мыши по нужному имени.
• Второй способ заключается в том, чтобы воспользоваться кнопкой :

  

  Под вкладкой Список контактов располагаются уже имеющиеся в системе контакты. Стрелочка, направленная в бок, говорит о том, что список неразвернут. Чтобы развернуть его, щелкните левой кнопкой мыши по вкладке, в результате стрелочка сделается направленной вниз.

  Под вкладкой Последние выбранные располагаются имена недавно выбранных контактов.

  Выделите нужный контакт левым щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать. Тот же результат дает двойной клик мыши по имени контакта.

  В самой верхней строчке с надписью тусклым шрифтом поиск контакта можно осуществить поиск имени и фамилии, для этого поставьте курсор в данное текстовое поле и начните вводить буквы названия, в результате чего система может выдать подходящий результат уже по первым буквам:

  

Компания - выберите компанию, через которую осуществляется сделка. Выбор компании аналогичен выбору контакта.

Стадия сделки - нажмите и укажите этап, на котором находится добавляемая сделка (по умолчанию выставляется В обработке):

Сделка закрыта - эта опция предназначена для отслеживания того, на какой стадии чаще всего прекращается сделка. При отмеченной опции, в колонке Сделка закрыта таблицы списка сделок, будет стоять да:

Тип - нажмите и выберите вид сделки (по умолчанию выставляется Продажа):

Комментарий - введите свой комментарий свободного характера.

Группа параметров Сроки

Дата начала - нажмите кнопку и выберите число, месяц и даже время старта сделки в выпадающем календаре. О том, как пользоваться календарем, рассказано в уроке Поиск сотрудника.

Предполагаемая дата закрытия - аналогично Дате начала укажите дату завершения сделки.

Группа параметров Планируемое событие

Дата события - аналогично Дате начала укажите дату события, которое планируется произойти в рамках данной сделки. Это делается аналогично выставлению Даты начала.

Тип события - нажмите и выберите чем является добавляемое событие:

Описание события - введите произвольное описание планируемого события.

Нажмите Сохранить, чтобы добавить сделку и перейти к странице со списком сделок.

Нажмите Применить, чтобы добавить сделку и остаться на данной странице.

Список сделок

На данной странице представлен список всех сделок:

Просмотр сделки

Просмотр любой сделки осуществляется аналогично просмотру контакта.

Меню действий

Помимо Просмотреть, меню действий включает в себя следующие пункты: Добавить событие, Редактировать, Удалить.

Добавить событие

Добавление события описано в уроке События.

Редактировать

После клика по данному пункту появится форма редактирования сделки, включающая в себя две вкладки: Сделка и События:

О значениях полей формы редактирования сделки вы можете подробнее узнать в уроке Добавить сделку.

На вкладке События расположена таблица с перечнем действий, производимых над параметрами сделки, а также события, добавленные к ней.

Удалить

Процедура удаления сделки аналогична удалению лида.

Экспорт сделок

Процесс экспорта аналогичен экспорту, описанному в уроке Поиск сотрудника.

Лиды

Раздел Лиды представлен следующими страницами:

• Добавить лид - на этой странице вам будет доступна форма добавление нового лида.
• Список лидов - на этой странице перечислены все имеющиеся в системе CRM на данный момент лиды.
• Импорт лидов - на этой странице можно осуществить импорт лидов в систему CRM.

Добавить лид

На странице Добавить лид откроется форма добавления нового лида:

Свойства лида разделяются на несколько групп параметров: Лид, Информация о контакте, Дополнительно.

Лид

Заполните следующие поля:

• Название - единственное обязательное для заполнения поле. Введите имя для добавляемого лида.
• Статус - нажмите на и выберите состояние для вашего лида (Новый (выставлен по умолчанию), Назначен, В процессе, Восстановлен, Потерян, Другое).
• Дополнительно о статусе - введите информацию, раскрывающую выбранный статус.
• Продукт - Нажмите на нажмите на и выберите продукт, по поводу которого предстоит сделка. Если нужный продукт не представлен в списке, нажмите Другое.
  Примечание: для добавления новых продуктов нужно обладать определенными правами доступа к системе CRM, по этому поводу обратитесь к администратору.

• Возможная сумма сделки - введите рассчитываемую сумму, которой будут оперировать в процессе сделки.
  Примечание: в поле Возможная сумма сделки должны быть записаны только цифры, без пробелов. В противном случае лид не добавится и будет выведено сообщение о некорректном вводе.

• Валюта - нажмите на пиктограмму стрелочки и в выпадающем списке выберите валюту (Рубль (выставлено по умолчанию), Доллар США, Евро), в которой будет совершаться сделка.
• Ответственный - здесь указываются данные, идентифицирующие ответственное за данный лид лицо. Изначально выставляется E-mail и ID пользователя, который вносит данные о лиде. Указать другого сотрудника из структуры портала, можно нажав на ссылку Добавить из структуры. Это делается аналогично указанию контакта в уроке Добавить сделку.
• Комментарий - здесь вы можете ввести дополнительную информацию о лиде.

Информация о контакте

В этой области свойств вы можете ввести информацию о контакте, через который будет осуществляться (или уже осуществляется) сделка. Заполните следующие поля:

• Имя - укажите имя контакта.
• Фамилия - укажите фамилию контакта.
• Отчество - укажите отчество контакта.
• E-mail, Телефон, Сайт, Мессенджер - об этих полях и их заполнении вы можете прочитать в уроке Добавить контакт.
• Название компании - введите как называется компания, к которой причислен контакт.
• Должность - здесь можно указать должность контакта в компании.
• Адрес - напишите адрес контакта, или компании, в которой он работает.

Дополнительно

• Источник - нажмите на пиктограмму стрелочки () и в раскрывшемся списке выберите вариант того, как вы узнали о контакте:

  

• Дополнительно об источнике - при желании напишите дополнительную информацию об источнике.

Для добавления нового лида и перехода на страницу со списком лидов нажмите Сохранить.

Чтобы добавить лид и остаться на этой же странице нажмите Применить.

Список лидов

• Просмотр лида
• Меню действий:
  • Редактировать лид
  • Добавить событие
  • Конвертировать лид
  • Удалить лид

На данной странице представлен список всех имеющихся лидов:

Просмотр лида

Есть несколько способов просмотреть интересующий вас лид:

• Два раза кликните на любом месте строки лида в таблице. После этого откроется страница детального просмотра лида:

  

• Перейти на страницу детального просмотра лида можно щелкнув по ссылке с его названием.
• Можно щелкнуть по меню действий, и выбрать пункт Просмотреть лид:

  

Чтобы вернуться к списку лидов со страницы просмотра лида, нажмите Список лидов на контекстной панели.

Меню действий

Помимо Просмотреть лид, меню действий включает в себя следующие пункты: Редактировать лид, Добавить событие, Конвертировать лид, Удалить лид.

Редактировать лид

После клика по данному пункту появится форма редактирования лида, включающая в себя две вкладки: Лид и События:

О значениях полей формы редактирования лида вы можете подробнее узнать в уроке Добавить лид.

На вкладке События расположена таблица с перечнем действий, производимых над параметрами лида, а также добавленных к нему:

Добавить событие

О том, как добавить событие, рассказано в уроке События.

Конвертировать лид

Лид, как потенциально возможная сделка, может превратится в контакт, компанию, и, при удачном стечении обстоятельств, в сделку.

Щелкнув по этому пункту меню вы попадете на страницу конвертации лида:

При переходе на страницу конвертации лида, по умолчанию выставляется конвертация в контакт и компанию. Все поля конвертации идентичны описанным в уроках Добавить контакт и Добавить компанию.

Если вы хотите конвертировать лид в уже имеющийся контакт, поставьте флажок в Выбрать из списка:

Выберите из имеющихся в системе контактов, пройдя по ссылке Выбрать из списка. Делается это аналогично указанию контакта, описанному в уроке Добавить сделку.

Обязательно нужно выбрать компанию. Изначально флажок стоит в опции Выбрать из списка, выберите компанию из уже имеющихся в модуле аналогично выбору контакта выше.

Если помимо контакта и компании, вы хотите конвертировать лид также в сделку, поставьте галочку в поле Конвертировать в сделку, появится форма создания сделки:

Заполните поля идентично тому, как это делается при добавлении сделки.

Закончив заполнять поля конвертации, нажмите Сохранить или Применить, чтобы сконвертировать лид.

Сконвертированный лид отобразится в списке лидов с новым статусом Сконвертирован, у него не будет отображаться поле для галочки в Колонке флажков, а из возможных действий над лидом останутся Просмотреть лид и Добавить событие:

Удалить лид

После щелчка по Удалить лид появится окно подтвеждения удаления лида:

Нажмите ОК, и лид будет удален.

Импорт и экспорт лидов

Импорт лидов полностью аналогичен Импорту контактов.

Экспортировать лиды можно на странице Список лидов, нажав на кнопку Экспорт лидов на контекстной панели:

Экспорт можно осуществить в двух форматах: в CSV и в Excel.

Процесс экспорта аналогичен экспорту сотрудников, описанному в уроке Поиск сотрудника.

События

Страница События

На этой странице отображаются действия, произведенные с сущностями системы CRM:

О работе с таблицей страницы События смотрите в уроке Форма отчета.

Добавление события

В процессе маркетинговой деятельности над сущностями системы CRM производятся различного рода действия, которые можно отразить добавлением событий. Добавить событие к контакту, компании, сделке можно несколькими способами:

• на странице со списком нужных сущностей щелкнув в Меню действий по пункту Добавить событие;
• на странице детального просмотра сущности щелкнув по кнопке Добавить событие на Контекстной панели.

Рассмотрим добавление событий на примере лидов.

После щелчка по данному пункту на странице появится окно добавления нового события:

В форме присутствуют следующие строки:

• Лид - здесь указывается название лида, к которому добавляется событие.
• Тип события - нажмите пиктограмму стрелочки, направленной вниз, и выберите вид добавляемого к лиду события (Информация (назначается по умолчанию), Телефонный звонок, Отправлен email).
• В текстовом поле ниже введите описание события.
• Статус лида - нажмите пиктограмму стрелочки () и в выпадающем списке выберите состояние, в котором находится ваш лид:

  

• Прикрепить файл - нажав на кнопку Обзор можно к событию присоединить какой-либо файл.

Для добавления события нажмите кнопку Добавить.

Отчеты

На странице Отчеты представлено количественное соотношение всех сделок на разных стадиях. Выведены таблицы двух видов сделок: тех, которые заключены, либо потенциально идут к этому:

В таблице Сделки в работе каждый нижележащий тип сделок включает в себя все те, что расположены выше, т.е. условно говоря считается, что сделка на стадии Сделка заключена прошла все предыдущие этапы и включена в них при подсчете статистики.

И тех, которые завершились неудачей:

В диаграмму незаключенных сделок попадают все сделки, находящиеся на стадиях, расположенных ниже Сделка заключена (Справочники -> Стадии сделки).

Полное количество сделок получится, если сложить все сделки на стадиях выполнения (72%) и незаключенные сделки (18% + 9%)

Остановимся подробнее на том, как формируется воронка продаж.

Например, рассмотрим сделки на стадии коммерческое предложение:

36% показывает какой процент сделок от общего числа были или находятся на этой стадии. 36% всех сделок завершили стадии В обработке и Уточнение информации. Цифра 4 указывает фактическое количество таких сделок. Цветная полоска делает визуальное отображение количественного соотношения сделок на данной стадии по сравнению с другими, а в колонке Сумма написана общая сумма таких сделок.

Настройки

В данном разделе можно менять настройки, относящиеся к сущностям модуля CRM.

Права доступа

На данной странице указаны группы пользователей и их права на действия с сущностями и настройками модуля CRM, которые представлены в таблице:

Чтобы добавить права для еще какой-либо группы, нажмите на и в выпадающем списке выберите нужную группу (по умолчанию выставлено Все пользователи):

Затем кликните левой кнопкой мыши по ссылке Добавить, после чего новая группа будет добавлена в общий список:

Далее для добавленной группы пользователей нужно настроить права доступа для работы со, скажем, лидами. Для этого щелкните по значению права доступа, после чего рядом с ним отобразится окно выпадающего списка:

Кликните по стрелке, после чего откроется список:

На выбор предлагаются следующие пункты списка:

• Все - возможность просматривать и редактировать все имеющиеся в CRM лиды.
• Свои - возможность просматривать и редактировать только лиды, за которые сотрудник будет являться ответственным.
• Нет - запрет на какие-либо действия с сущностями (не будут отображаться).

Такие же пункты списка прав доступа вы увидите в колонках Контакты и Сделки.

Для Компании можно выбрать между Нет и Все.

Для Настройки можно выбрать между Нет и Изменение (возможность менять настройки).

Для сохранения внесенных изменений в права доступа нажмите Сохранить.

Справочники

Справочники, которые можно настроить, располагаются в списке слева:

1 - область вкладок. Перечислены параметры, к настройке которых можно перейти, щелкнув по ним левой кнопкой мыши.

2 - значения параметров. Перечислены все допустимые значения, которые может принимать выбранный параметр. Вы можете их изменять.

3 - кнопки возврата к оригинальному названию. Если вы изменили какое-либо название в каком-либо поле области 2, то нажав на данную кнопку вы вернете оригинальное наименование.

4 - кнопки управления положением. Нажатие на стрелочку вверх переместит значение параметра на позицию выше, стрелочка вниз - на позицию вниз.

5 - добавление поле. Чтобы добавить новое значение параметра впишите его в свободное поле и нажмите Сохранить. Чтобы удалить добавленное, или какое-либо другое поле, нажмите на крестик () в колонке кнопок управления положением. Добавленное поле появится в общем списке значений поля, к которому оно относится.

Например, если на приведенной иллюстрации добавить значение поля Качественный лид, то в форме создания лида, в выпадающем списке поля Статус, появится в общем списке статус Качественный лид.

Для сохранения всех внесенных изменений на данной странице нажмите Сохранить.

Настраиваемые поля

На этой странице вы можете добавить новый параметр для компании, контакта, лида или сделки, который будет отображен в форме создания/редактирования компании, контакта, лида или сделки, соответственно.

Перейдя на страницу Настраиваемые поля вам будут показаны имеющиеся сущности, для которых можно ввести настраиваемые поля:

Как мы видим, по умолчанию не создается никаких дополнительных полей.

Чтобы добавить поле для какого-либо типа сущностей CRM, нажмите Добавить поле, после чего откроется форма создания нового поля:

Также добавить поле можно, нажав на кнопку Добавить поле на контекстной панели страницы Список полей.

Присутствуют следующие настройки нового поля:

Сортировка

Данный параметр определяет приоритет позиции поля и настраивается администратором.

Название

Единственное обязательное к заполнению поле. Укажите наименование нового параметра сущности.

Обязательное

При отмеченной опции данное поле будет обязательным к заполнению при добавлении новой сущности.

Множественное

При отмеченной опции можно будет указывать несколько значений данного нового параметра.

Тип

Укажите значение какого типа можно будет вводить в поле. Для этого нажмите на и в выпадающем списке выберите нужный тип (по умолчанию выставлено Строка):

Расскажем о некоторых типах подробнее.

• Список - значение нового параметра нужно будет выбрать из имеющегося списка значений.

  После указания списка как типа нового параметра появятся поля настройки внешнего вида списка. Одно из них - Внешний вид. Нажмите на и в выпадающем списке выберите нужный вид списка (по умолчанию выставлено Список): .

  Второй - Высота списка, задается целым числом больше единицы. Означает сколько пунктов списка может быть видно без дополнительных действий. Например, если выставить значение высоты списка 4, то при отображении список будет выглядеть следующим образом:

  

  Перейдите на вкладку Список чтобы указать значения, которые будут перечислены в списке:

  

  Введите значение пункта списка в текстовое поле:

  

  Чтобы ввести еще одно значение списка, нажмите кнопку Добавить, после чего появится еще одно поле для ввода.

  Зеленые стрелочки слева от текстового поля позволяют управлять положением значения в списке.

  Красный крестик справа от текстового поля позволяет удалить значение из списка.

  Внимание! В список всегда добавляется значение нет, независимо от того, какие значения укажете вы.
  Ссылка Импортировать списком открывает большое текстовое поле, куда можно вводить значения списка, причем каждая строчка станет его отдельным значением. Этим удобно пользоваться для указания большого количества пунктов списка.

  После того, как вы указали несколько значений списка и нажали ПрименитьСохранить, вы можете выбрать из них то, которое будет в параметре сущности по умолчанию. Для этого кликните по ссылке Значение по умолчанию, после чего появится дополнительное поле со стрелкой:

  

  Щелкните левой кнопкой мыши по стрелке, и в выпадающем списке введенных значений списка выберите то, которое будет стоять по умолчанию:

  

• Датавремя - новый параметр будет представлять собой поле для ввода даты и времени.

  При выборе данного типа для нового параметра, появятся два дополнительных поля: Значение по умолчанию и Значение.

  Кликните на пиктограмму стрелки, направленной вниз, рядом с полем Значение по умолчанию, после чего откроется список значений:

  

  • Нет - по умолчанию никакого значения стоять не будет.
  • Текущее время - в данном параметре нового поля будет прописана текущая на момент создания поля дата и время.
  • Заданное значение - при выборе данного варианта укажите в поле Значение фиксированную дату и время, которые будут выставлены в новом поле по умолчанию. Сделать это можно, нажав на пиктограмму календаря. Подробнее об использовании календаря читайте в уроке Поиск сотрудника.
• Файл - новое поле будет выглядеть следующим образом:



Нажав на кнопку Обзор можно выбрать необходимый файл из файловой структуры операционной системы.

• Привязка к пользователю - при выборе этого типа новое поле будет выглядеть следующим образом:

  

  Указать пользователя можно точно также, как это делается для выбора контакта.

  В дальнейшем в свойствах компании будет отображаться что она привязана к выбранному пользователю.

Значение по умолчанию

В этом параметре указывается какое значение будет стоять в новом поле по умолчанию.

Для сохранения нового поля и перехода на страницу списка полей нажмите Сохранить. Для того чтобы сохранить поле и остаться на текущей странице нажмите Применить.

Список полей

Перейти на страницу списка полей можно несколькими способами:

• Со страницы Настраиваемые поля, кликнув по одному из типов сущностей CRM (Лид/Контакт, Компания, Сделка).
  Примечание: для каждого типа имеется свой список полей.

• По кнопке Список полей на контекстной панели страницы добавления нового поля.

И в первом, и во втором случае, вы попадете на страницу списка полей какого либо типа сущностей:

О работе с таблицей страницы Список полей смотрите в уроке Форма отчета.

Интеграция Send&Save

На данной странице представлена форма настройки интеграции Send&Save.

Send&Save представляет собой технологию добавления e-mail в события какой-либо сущности.

Почтовый ящик

Для того чтобы интегрировать какой-либо почтовый ящик с CRM, в поле Ящик должно быть выбрано [Новый почтовый ящик POP3]:

Также заполните следующие поля:

• Активность - снимите галочку, если не хотите чтобы добавляемый электронный адрес мог использоваться.
• Название - введите как будет именоваться добавляемый почтовый ящик.
• Сервер - впишите адрес почтового сервера добавляемого e-mail (например pop.rambler.ru).
• Порт - указывается порт, по которому идет передача сообщений.
• SSL - отметьте опцию, если необходимо чтобы соединение проходило по протоколу SSL.
  SSL - (англ. Secure Sockets Layer — уровень защищённых сокетов) — криптографический протокол, который обеспечивает установление безопасного соединения между клиентом и сервером.

• Логин - укажите ваше имя для входа на почту.
• Пароль - укажите пароль от почтового ящика.
• Удалять сообщения на сервере после получения - поставьте здесь галочку если не хотите чтобы пересылаемые от клиентов сообщения хранились на сервере.
• E-Mail адрес CRM - здесь вы указываете адрес, перенаправив на который сообщение, вы добавите его к событиям сущности.
  Примечание:: e-mail адрес CRM настраивается администратором и также должен быть виден в подсказках внизу страниц портала События и Импорт контактов.

Шаблон темы для определения сущности

Регулярные выражения, в первых скобках должен быть идентификатор сущности, в которую следует добавить событие:

Используются, когда необходимо изменить маску поиска для идентификатора сущности, указываемого в заголовке письма.

Для сохранения всех изменений, внесенных в настройки интеграции, нажмите Сохранить или Применить.

После того, как вы настроили какой-либо электронный адрес на работу с CRM, то переправляя письмо от клиента на E-Mail адрес CRM, вы добавляете текст сообщения и прикрепленные файлы к сущностям, в параметрах которых указан e-mail клиента.

Учет рабочего времени

Модуль Учет рабочего времени предназначен для организации контроля за количеством рабочего времени, затраченным сотрудником, и задачами, решенными им за рабочее время.

Скачать материалы главы в формате PDF

Функционал раздела

Сотрудникам с разными правами доступа доступен различный функционал раздела. Ниже в таблице приведены возможности (Функционал), соответствующие различным группам сотрудников (Права доступа), и указано, на какой странице раздела портала можно этим функционалом воспользоваться (Страница).

Функционал Страница Права доступа Учет рабочего времени и выполненных задач Любая страница портала, на панели Статусов, инструмент Рабочий день Сотрудник Просмотр личных данных учета Сотрудники > Рабочее время Сотрудник Просмотр личных данных учета и данных подразделения Сотрудники > Рабочее время Руководитель подразделения Изменение данных и подтверждение нарушений Сотрудники > Рабочее время Руководитель подразделения Настройка параметров учета для всей организации Настройки > Настройки продукта > Настройки модулей > Учет рабочего времени в Административном разделе Администратор системы Настройка параметров учета для конкретного подразделения Сотрудники > Структура компании > конкретное подразделение Руководитель подразделения Настройка параметров учета для отдельного сотрудника Настройки > Пользователи > Список пользователей в Административном разделе Отдел кадров

Инструменты управления

Для управления рабочим временем предусмотрены два инструмента: панель Рабочий день и страница Рабочее время.

Панель Рабочий день

Эта панель - способ учета рабочего времени и решаемых задач. Доступна для всех сотрудников и имеет общий для всех функционал. В обычном виде она свернута на Панель статусов:

На свернутой панели сотрудник увидит:

• Кнопку развертывания инструмента в полный вид;
• Очередное событие (если задано);
• Текущее время;
• Прошедшее рабочее время текущего дня;
• Количество незакрытых задач этого дня.

Полный вид инструмента и работа с ним описана в уроке Рабочий день.

Отчет по рабочему времени

Страница видна по разному для сотрудников и для руководителей. Так же отличается и функционал.

Сотрудник только видит данные только по своим рабочим дням (либо отдела - зависит от настроек, заданных администратором), изменить ничего не может:

Руководители могут видеть отчеты по рабочим дням как своих отделов, так и подотделов, - это зависит от настроек, заданных администратором. Работа руководителей по учету времени описана в уроке Отчет по рабочему времени.

Инструмент Рабочий день

Все работа с учетом рабочего времени для сотрудника сосредоточено в панели Рабочий день, открываемой из Панели статусов. Панель Рабочий день не зависит от уровня прав сотрудника и для всех отображается одинаково.

Начало и завершение рабочего дня

Каждый сотрудник при начале рабочего дня должен произвести запуск учета рабочего времени. Для этого нужно развернуть панель Рабочий день и нажать на кнопку Начать рабочий день в этом случае отсчет времени пойдет по параметрам, заданным администраторам портала. Если необходимо начать рабочий день в другое время, то воспользуйтесь ссылкой Начать с другим временем. В этом случае будет указано другое рабочее время начала трудового дня.

Если необходимо остановить учет рабочего времени, например на перерыв на обед, то воспользуйтесь кнопкой Перерыв, которая появляется после нажатия на кнопку Начать рабочий день.

Завершение рабочего дня выполняется с помощью кнопки Завершить рабочий день либо ссылки Завершить с другим временем. Случается, что сотрудник забывает или не смог закрыть рабочий день, в этом случае на следующий день он не сможет начать новый день, пока не закроет старый:

Если рабочий день начинается или закачивается с помощью ссылок Начать с другим временем и Завершить с другим временем, а так же завершается ранее не закрытый день, то кроме выбора времени нужно указать и причину изменения:

Если в течение дня необходимо сделать перерыв в учёте рабочего времени, например на обед, то нажмите кнопку Завершить рабочий день. Система начнет отсчет перерыва. Для возобновления учета рабочего дня нажмите на кнопку Продолжить рабочий день.

План на день

Планирование рабочего дня выполняется с помощью задач. Задачи можно вводить вручную в поле введите текст задачи (и нажатием на "плюсик") и при помощи ссылки выбрать из списка.

При задании задачи из поля введите текст задачи создается быстрая задача, то есть без указания сроков выполнения, приоритетов и других параметров, свойственных обычной задаче. Созданная этим способом задача относится к личным задачам и не привязывается ни к какой рабочей группе.

При использовании ссылки выбрать из списка откроется окно со списком задач пользователя:

Полем Поиск можно воспользоваться для поиска нужной задачи. Если активным стоит Последние, то задачи будут выводиться в порядке их создания.

Выбранные и добавленные задачи появятся в Планах на день:

• - Индикатор того, что задача в статусе Выполняется.
• - Кнопка закрытия задачи. При закрытии задачи не происходит ее удаления из общего списка задач.
• При клике указателем мыши на названии задачи появляется дополнительное окно с информацией о задаче:

  

  Если кликнуть на название задачи в дополнительном окне, то система перейдет к карточке задачи.

Если в течение дня нужно сделать остановку в учете рабочего времени, воспользуйтесь кнопкой Перерыв.

События

Под списком задач на день отображаются события сотрудника, запланированные на день. Работа с событиями во многом похожа работе с задачами. Разница в том, что события попадают в этот список автоматически.

Создавать события можно прямо из окна Рабочий день с помощью строки новое событие с указанием периода события. При установке флажка вне офиса событие автоматически попадет в Календарь отсутствий.

При клике указателем мыши по названию события открывается дополнительное окно с информацией о событии:

При клике на название события в этом дополнительном окне корпоративный портал перейдет к вашему календарю.

Отчет за день

При завершении рабочего дня можно создать отчет о работе за день. Делается это на закладке Отчет за день в простой текстовой форме. Отчет при необходимости можно просмотреть на странице Отчет по рабочему времени.

Отчет по рабочему времени

Страница Отчет по рабочему времени (Сотрудники > Рабочее время) позволяет просмотреть все данные об использовании рабочего времени.

Обычный сотрудник только видит данные только по своим рабочим дням (либо по сотрудникам своего отдела - зависит от настроек, заданных администратором), изменить ничего не может. Руководитель может видеть данные по своему отделу, и может изменять данные у своих подчиненных и свои собственные.

Возможности сортировки:

• Статистика - отображение колонок статистики;
• Начало и конец рабочего дня - в строке будут отображаться начало и конец рабочего дня сотрудника;
• Выбор отдела - возможность выбора в рамках структуры компании нужного отдела для просмотра.
• Показ только списка сотрудников, либо с данными учета.

Те дни, в которые произошли неподтвержденные нарушения установленного порядка рабочего дня отмечены специальным значком: . Если нарушение подтверждено руководителем, то выводится значек: . Общий процент нарушений выводится в специальной колонке таблицы.

Колонка Процент замечаний - отношение рабочих дней с нарушениями к общему количеству рабочих дней. В колонках Рабочих дней, Рабочих часов и Процент замечаний не учитываются неподтвержденные дни.

Учет нарушений

При подсчете нарушений во всех суммах и процентах отчета участвуют только завершённые подтверждённые рабочие дни. Красным числом в скобках выводится кол-во неподтвержденных нарушений. Процент нарушений считается как отношение количества рабочих дней с нарушениями к общему количеству рабочих дней.

Нарушением считается запись о рабочем дне, которая:

• началась позже установленного для сотрудника/подразделения/всей организации максимального времени начала рабочего дня - опоздание;
• завершилась раньше установленного для сотрудника/подразделения/всей организации минимального времени завершения рабочего дня - ранний уход;
• завершилась раньше чем выработана установленный для сотрудника/подразделения/всей организации минимальная продолжительность рабочего дня с учетом перерывов - невыработка.

Просмотр статистики дня

Для просмотра статистики нужно кликнуть указателем мыши на ячейке нужного дня сотрудника. Откроется форма просмотра:

Форма состоит из двух закладок:

• Рабочий день - статистика использования рабочего времени;
• План на день - информация о поставленных и выполненных задачах в течение дня, отчет за день.

Если требуется подтверждение нарушений, то у руководителя подразделения появится кнопка . Руководитель может изменить время прихода,ухода и отработанного времени и с помощью этой кнопки внести изменения.

На закладке План на день выводится составленный работником отчет и список поставленных и решенных задач:

На закладке две зоны:

• Отчет за день - отчет, составленный в одноименной закладке Рабочего дня;
• Задачи - список задач, поставленных на день и выполненных в течение дня.

Настройки параметров рабочего дня

Настройка параметров рабочего дня производится как для компании в целом, так и для каждого подразделения и сотрудника в отдельности. Для компании в целом параметры настраивает Администратор. Если не заданы настройки для какого-то подразделения, то для учета работы его сотрудников будут использоваться параметры вышестоящего подразделения.

Обычным сотрудникам эта функция недоступна. Настройку параметров для подразделения могут выполнять сотрудники, имеющие права Отдел кадров.

Настройка рабочего времени подразделения

Для настройки выполните следующие действия:

• Перейдите на страницу нужного подразделения в структуре компании (Сотрудники > Структура компании > нужное подразделение).

• Нажмите кнопку , откроется форма редактирования подразделения.

• Перейдите на закладку Дополнительно. Для настройки учета рабочего времени настройте поля в группе пользовательские свойства:

  

  • Учет рабочего времени - включается и отключается учет рабочего времени;
  • Максимальное время начала рабочего дня - задается самое позднее время, когда можно начать рабочий день;
  • Минимальное время завершения рабочего дня - задается самое раннее время, когда можно завершить рабочий день;
  • Минимальная продолжительность рабочего дня - Задается минимальная продолжительность рабочего дня.
• Сохраните внесенные изменения.

Настройка учета рабочего времени для сотрудника

"1С-Битрикс: Корпоративный портал" предоставляет возможность настроить учет рабочего времени для каждого сотрудника по отдельности.

Обычным сотрудникам настройка этих параметров недоступна. Её могут выполнять сотрудники, имеющие права Отдел кадров.

Настройка параметров выполняется точно так же как и параметров для подразделения. Для редактирования перейдите на страницу Сотрудники > Поиск сотрудника и с помощью кнопки перейти к списку сотрудников.

Затем найдите нужного сотрудника и откройте его профиль для редактирования. На закладке Дополнительно вы найдете те же поля, что и в форме редактирования подразделения.

Экстранет

Информационное пространство компании можно условно разделить на две зоны: Интернет и Интранет. «1С-Битрикс: Управление сайтом» решает информационные задачи в Интернете. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» перекрывает потребности компании во внутреннем информационном пространстве – Интранете.

Но возникает одна проблема – взаимодействие с внешними по отношению к компании объектами: партнерами, клиентами, поставщиками, короче с внешними пользователями. В Интернет не выложить информацию внутреннего характера, не все можно показать всем. Но нужно, что бы часть такой внутренней информации была доступна таким людям. Кроме того и саму информацию, предоставляемую внешним пользователям надо версифицировать. Что-то должно быть видно клиентам, что-то только партнерам и так далее. В Интранет пускать даже партнеров хочется далеко не всем руководителям. Как быть? Решение для таких ситуаций есть и называется оно – Экстранет (Extranet).

Экстранет - это:

• единая точка доступа к информации для наших сотрудников, клиентов, партнеров;
• конфиденциальность общения;
• совместная работа в едином пространстве (в том числе и удаленно);
• безопасный доступ внешних пользователей к данным рабочей группы;
• прозрачность и документируемость коммуникаций.

В экстранете сотрудники компании могут приглашать внешних пользователей и обсуждать с ними вопросы в рабочей группе (в форумах, блогах), совместно работать с общими документами, планировать активность в календаре, ставить задачи и следить за их выполнением, публиковать отчеты и т.д.

Скачать материалы главы в формате PDF

Основные сведения

Для сотрудников, имеющих права на доступ к сайту экстранета, в Панели статусов будет доступен пункт Экстранет:

Кликом на этот пункт меню сотрудник осуществит переход на сайт экстранета:

Для возврата в корпоративный портал в меню сайта экстранета предусмотрен пункт меню Интранет.

Внешние пользователи в приглашении получают ссылку, по которой они смогут перейти на сайт экстранета. При этом на сайте экстранета для них пункт меню Интранет не будет отображен.

Знакомство с компанией начинается с главной страницы, представляющей собой персональный рабочий стол сотрудника. Настройка персонального рабочего стола пользователя выполняется так же, как в корпоративном портале настраивается страница Мой портал.

Структура сайта экстранета отличается от структуры корпоративного портала.

• Основным инструментом работы в рамках экстранета являются Рабочие группы. Рабочая группа в рамках экстранета обладает практически тем же функционалом, что и рабочая группа корпоративного портала.
• Раздел Контакты аналогичен разделу Сотрудники корпоративного портала, содержит списки доступных контактов (внешних пользователей) и сотрудников компании, а также график отсутствий, дни рождения и ленту сообщений блогов.
• Раздел Документы представляет собой стандартную библиотеку документов, настроенную на работу только с файлами экстранета. Операции с документами аналогичны операциям, рассмотреным в главе Документы.
• Раздел Компания помимо информации о компании содержит функционал подписки на рассылки.
• Раздел Помощь содержит краткое описание работы с функционалом экстранета, позволяет создать обращение в техподдержку и работать со своими обращениями.
• Раздел CRM аналогичен по функционалу одноименному разделу корпоративного портала.

Приглашение пользователей

Пригласить пользователя в Экстранет можно только с помощью функционала рабочих групп. При этом сначала необходимо создать рабочую группу, а потом приглашать в нее сотрудников и внешних пользователей.

Для этого выполните следующее:

• Создайте новую рабочую группу экстранета или перейдите на закладку Основное страницы уже существующей группы.
• Нажмите на ссылку Пригласить в группу. Откроется форма Приглашение в группу:



• Заполните поля формы:
• Сотрудники компании - в поле укажите часть фамилии, имени или отчества сотрудников корпоративного портала или воспользуйтесь ссылкой Добавить из структуры;
• Внешние пользователи - в поле укажите E-mail внешних пользователей;
Примечание: адреса должны быть указаны в формате xxx@site.com или "name lastname" <xxx@site.com> и разделены новой строкой или запятыми.
• Ваше сообщение - в поле укажите шаблон сообщения для приглашения в группу.
• Нажмите на кнопку Отправить приглашение.

После отправки приглашения сотрудникам и внешним пользователям уже добавленным в пользователи сайта экстранета придет типовое приглашение в группу.

Внешние пользователи, не являющиеся пользователями сайта экстранета, получат приглашение по электронной почте. Им надо будет пройти по имеющейся в письме ссылке и заполнить форму авторизации:

После этого приглашенный человек сможет зайти на сайт экстранета и принять приглашение на работу в группе.